Balkan Services успешно реализира един от най-големите си по обхват Business Intelligence (BI) проекти във финансовата и търговската дейност.
Система за бизнес анализи Qlik Sense* заработи в предпочитания търговски партньор за дистрибуция, логистика и маркетинг в бързооборотния сектор Аксон България.
Проектът обхваща всички справки в отделите „Продажби”, „Финанси”, „Логистика“ и „Маркетинг” на компанията за търговия на едро, както и общ корпоративен дашборд, изготвен за стратегически цели и обхващащ ключови показатели от различните направления на едно място.
Преди внедряването на BI решението в Аксон България функционират ERP система, както и логистичен софтуер. Поради естеството на работата и с нарастването на бизнеса на компанията назрява нуждата от допълнителни и по-разнообразни справки и репорти.
В рамките на няколко месеца екипът на Аксон България проучва BI пазара, като се допитва до различни свои доверени търговски партньори.
„От много места ни препоръчаха Qlik, като най-достъпната система, а за консултант Balkan Services, като най-кооперативна компания, с която се работи лесно”, разказва ИТ мениджърът на Аксон България Илиана Симеонова.
По думите й тези положителни впечатления се затвърждават още по време на предварителните срещи между двата екипа.
„От впечатляващите презентации, които от Balkan Services направиха за нас ни стана ясно, че екипът на тази консултантска компания е страхотен и се разбираме само с „една” дума”, споделя Ивайло Кръстанов, мениджър продажби в Аксон България.
Илиана Симеонова допълва, че в процеса на работа се усещал дългогодишният опит на екипа на Balkan Services:
„Много деликатно ни насочваха към нещата, които биха ни били полезни”.
Проектът стартира
с детайлен бизнес анализ на продажбите. На този етап основният фокус на екипа по внедряването на системата е автоматизирането на репортинга.
В последствие е създадена и функционалност за генериране на годишните финансови отчети в съответствие с българските стандарти.
Реализирани са и счетоводни справки като: главна книга, оборотна ведомост, хронология на сметка, баланс, отчет за приходите и разходите (ОПР) по българските стандарти.
Следват два сложни етапа от проекта. Единият включва създаването на функционален P&L. Чрез него екипът на Аксон България вече може сам да дефинира как да бъдат отчитани приходите и разходите, и как приходите покриват разходите.
Другият обхваща създаването на отчет за паричния поток, който има специфики и се различава от отчета, правен в счетоводните системи.
„Ключовото при тази част от проекта беше да се види как се движат парите. Предизвикателството тук беше да се генерират справки на ниво парични потоци”, разказва старшият управляващ BI консултант на Balkan Services Димитър Проданов.
Като следващ етап е разработено информационно табло за ръководството.
„В него генерирахме над 100 ключови показатели за ефективност, които идват от вече реализирани части на проекта - счетоводната, продажбите, финансите, логистиката. Комбинацията от тези четири основни направления събрахме на едно общо табло за управление, което е предназначено за ръководството и показва различните гледни точки на едно място”, пояснява Димитър Проданов.
Ключови показатели,
които търговският отдел на Аксон България следи ежедневно с помощта на Qlik Sense са оборотите по групи продукти, проактивните клиенти и отвореният кредит, който компанията има в пазара.
Улеснено е проследяването и на средната отстъпка, с която Аксон България работи с различните клиенти, за определен период, за определена категория и за дадена продуктова група.
От гледна точка на маркетинг, чрез новата си BI система Аксон България лесно разбира как отстъпките рефлектират върху продажбите.
Компанията лесно получава и информация за наличностите в складовете, за пиковете, както и за това колко време отнема една заявка.
Главният счетоводител на Аксон България вече разполага с оборотна ведомост и главна книга с два клика в BI системата.
Важен фактор за успеха на проекта
е упоритата работа от страна и на двата екипа.
“Екипът на Аксон беше мотивиран системата да бъде внедрена успешно и в процеса на работа откликваше с желание”, казва Димитър Проданов. А Ивайло Кръстанов допълва, че според него лекотата, с която се работи с екипа на Balkan Services в основата на успеха на проекта.
Непосредствените ползи,
които получават всички потребители на новия софтуер (висш мениджмънт, търговски, финансов, счетоводен, логистичен и ИТ отдел, мениджъри на регионалните офиси) са достоверността и надеждността на данните в него.
„Когато водим преговори с едни от най-големите търговски вериги в страната, нашите данни са „железни” и отговарят едно към едно на това, което е фактурирано”, категоричен е Ивайло Кръстанов.
Системата осигурява бързина на компанията. Преди внедряването на софтуера, за да бъдат генерирани справки по клиенти, обороти, обекти, дилъри, направления и брой активни клиенти, трябвало да бъдат изпращани заявки към ИТ отдела. Така получаването само на една справка можело да отнеме цял ден. След внедряването на BI системата подобни справки вече се правят от всеки оторизиран служител само с няколко клика.
BI софтуерът спомага и за по-добър контрол на брака и редуцирането му.
Освен всичко това системата позволява много бързо да се сравняват минали периоди за до 20 години назад във времето.
В обобщение Qlik Sense спестява време и дава гъвкавост на Аксон България, превръщайки се в най-често използваната софтуерна разработка за компанията.
* BI решение от ново поколение на нашия партньор Qlik, признат за лидер сред Аналитичните и Business Intelligence платформи според Gartner Magic Quadrant за 13 поредни години.
