Как ERP софтуерът революционизира свиневъдството в Бони Холдинг

Пазарът е динамична среда, в която печалбата не винаги може да служи за ориентир дали дадено производство работи ефективно или не.

Благодарение на нов ERP софтуер „Бони Холдинг” АД отчита освен стойностните показатели за бизнеса си, но и натуралните. Повече за един от най-сложните проекти, реализирани до момента от екипа на Balkan Services ще ви разкажем в следващите редове.

„Бони Холдинг“ АД е сред най-големите фирми в българската хранителна индустрия, лидер в производството на свинско месо. За тридесетгодишната си история компанията се нарежда сред най-утвърдените производители на месни продукти и колбаси в България. Компанията включва ферми за хибридно и стоково свиневъдство, както и един от най-модерните месопреработвателни комплекси в Европа, който разполага с технологични възможности за производство на неограничена продуктова гама месни продукти.

За да контролира бизнес с такъв мащаб „Бони Холдинг” разчита на дигитални решения от най-ново поколение. Пример за това е последният проект, реализиран от екипа на Balkan Services по внедряването на облачната версия на системата SOFTONE ERP в 8 дружества от Групата на „Бони Холдинг” в рамките само на две години. Този проект е предшестван от внедряването на софтуера за финансово управление Lucanet, с който се изготвят консолидирани финансови отчети, както и на софтуер за бизнес анализи на Qlik. Екипът на Balkan Services успешно реализира тези проекти, като предоставя и цялостна ИТ поддръжка на „Бони Холдинг”. В момента екипът ни работи и върху нова BI система за холдинга.

Нуждата от нова ERP система

Дълги години в „Бони Холдинг” разчитали на решение за управление на бизнеса. Разрастването на дейността и промяната в нуждите довели до търсене на ново технологично решение.

Христо Стоянов, финансов директор на холдинга подчерта, че много добрите отношения между „Бони Холдинг” и Balkan Services, изградени на база професионализъм и доверие, насочили избора им към нашата консултантска компания и решението SOFTONE ERP.

„Това е едно партньорство, което се крепи на взаимно доверие, изградено с много проекти и датира от много години”, подчерта Христо Костадинов, ръководител на проекта от страна на Balkan Services.

Прочети още: Какво трябва да знаете за ERP системите (обновена 2024)

Специфики на бизнеса на „Бони Холдинг”

Уникалното в бизнеса на „Бони Холдинг” е, че компанията има затворен цикъл на производство. В рамките на Групата протича процес, който е свързан с отглеждане на прасета, производство на колбаси и нещо много важно – фуражопроизводство. Това означава, че компанията получава суровините за месните продукти, които произвежда, изцяло от собственото си производство.

Със започването на проекта бяха ревизирани всички процеси. Това позволи да се изгради нов единен стандарт на работа за цялото свиневъдство, който бе в основата на архитектурата на новата ERP система.

Трябваше от нулата да изградим нова система с текущите им процеси, които се извършват в отделните свинекомплекси, покривайки две от важните направления в техния бизнес – производството на храна за животните (фуражопроизводството) и свиневъдството”, обясни Христо Костадинов.

Важно е да отбележим, че изграждането на ERP система за свиневъдството е много по-различно от това за кое да е производство. Производството на прасета не е като всяко друго, защото този процес не просто произвежда бройки прасета, а създава прираст. Това е много абстрактно понятие, с което екипът на Balkan Services се справи при изграждането на ERP системата.

Бизнес анализ и внедряване на SOFTONE ERP

Проектът стартира с бизнес анализ, посещения на място и разговори с представители на „Бони Холдинг”. По този начин екипът ни успява да установи какви са нуждите на клиента и кое за него е важно да бъде обезпечено с ERP системата.

Тук е важно да споменем, че има два вида бизнес анализ, които предоставяме на клиенти. Първият, какъвто е направен в случая на „Бони Холдинг”, е свързан с конкретно внедряване и решение, а при втория се очертават всички необходими процеси и се описват нуждите на компанията без последваща оценка за продукт.

Проектът за “Бони Холдинг“ включваше специфична и сложна реализация, която изискваше задълбочена подготовка преди реалното внедряване.

Прочети още: Как Бони Холдинг АД съкрати времето за финансова консолидация с 92% [case study]

Екипът на Balkan Services трябваше да създаде специфична архитектура за този проект, защото подходът, по който се реализират процесите в едно свиневъдство е много ключов.

Разработването на правилната концепция за ERP архитектурата беше от решаващо значение за успеха на проекта, като архитекти от всички софтуерни области на Balkan Services допринесоха за тази начална фаза.

В началото това беше една много сложна задача, в решаването на която се включиха експерти от различни отдели на компанията ни”, обясни Христо Костадинов.

След обсъждане на най-добри практики и възможни подходи, Александър Николов, водещият архитект в SOFTONE екипа ни, пое дизайна и разработването на решението, което се използва днес в осемте дружества.

След като архитектурата беше финализирана, фазата на внедряване започна в отделните компании. Тази фаза включваше представяне на различни ERP модули на клиента, събиране на обратна връзка и съответно адаптиране на системата.

Системата се надграждаше стъпка по стъпка, само когато процесът е обезпечен, приет и съгласуван с клиента. Много важно бе да вървим с тяхното темпо, а не ние да налагаме стресиращи срокове.
Надграждахме и доусъвършенствахме процесите заедно с клиента, оставяхме им време да обмислят нуждите си и след това предлагахме решение, което най-добре съответства на потребностите им. Не продължавахме напред, докато потребителите не припознаят очакванията си в новата система“, разказа за процеса Антоанета Зайкова, управляващ ERP консултант в екипа на Balkan Services.

За да се избегне излишен стрес в процеса на обучение на потребителите – служителите на „Бони Холдинг”, то протича поетапно.

Хората, които бяха обучени на първия етап станаха т.нар. „суперюзъри“ на системата, след това помагаха на своите колеги и допринесоха изключително много в управлението на промяната”, обясни Христо Костадинов.

Прочети още: Витагрейн следи в реално време зърното в базите си с обновена ERP система [case study]

Новата ERP система сплотила още повече екипа на „Бони Холдинг”

„Самата система позволява на всеки един потребител да работи много лесно с нея, което доставя удоволствие от ежедневната дейност“ сподели за SOFTONE ERP финансовият директор на „Бони Холдинг“.

Възможността текущата работа да се извърши без значителни усилия позволява процесите да се случват много бързо.

„За нас е важно да детайлизираме разходите и себестойността на продуктите, които произвеждаме”, подчерта още Христо Стоянов.

Той добави, че новият ERP софтуер позволява на „Бони Холдинг” да види в дълбочина отделните елементи на себестойността и каква е тяхната тежест, съответно да взима решения за тяхната корекция, ако е необходима такава.

Системата ни дава възможност да видим дали самото ни производство работи добре. Ние отчитаме освен стойностните показатели – печалба и пари във всичките им форми, но и натуралните показатели, отразяващи резултата от работата на екипите, които пряко работят с животните. Оттам можем да направим заключение дали даден екип си е свършил работата добре”, илюстрира ползите от новата ERP система финансовият директор на „Бони Холдинг”.

„Ние виждаме, че въпреки много добрите си резултати, можем да подобрим още начина на работа и условията, които имаме, за да имаме още по-добра ефективност”, добави той.

С новата ERP система е постигната автоматична свързаност между свинекомплексите, което улеснява изготвянето на документи и гарантира пълна проследимост на движенията. Това позволява директно през системата да се правят плановете за производство на фураж, да се изпращат поръчки и да се проследява изпълнението им по дати.

Тази свързаност даде възможност да се проследят показателите в целия жизнен цикъл на отглеждане на прасетата, както и да се анализира акумулирането на разходите за отглеждане при движенията на прасетата от един свинекомплекс в друг“, коментира постигнатото Антоанета Зайкова от нашия екип и допълни, че по време на разработката са заложени много проверки в алгоритмите, които да подпомагат потребителите в процесите:
„ERP софтуерът предоставя лесен начин за диагностициране и проверка по различни логики, които помагат на счетоводителите да са спокойни и да имат пълен контрол над счетоводната информация. Този подход освободи време на главните счетоводители от оперативни дейности и им осигури повече време за анализ и контрол“.

Още нещо, с което SOFTONE ERP облекчава съществено оперативната дейност на „Бони Холдинг” са месечните приключвания, които са много натоварена част от работата на счетоводителите. Благодарение на разработка на нашия екип те вече се случват много бързо – само с няколко клика, иначе казано – с няколко дни по-бързо отколкото преди.

Прочети още: Випласт АД оптимизира производството си с облачния софтуер Soft1 ERP [case study]

Ние работим като Група и навременното представяне на финансовите отчети дава възможност много бързо да изготвим и консолидирания финансов отчет, за което също използваме софтуер от Balkan Services. Ежемесечно изготвяме консолидирани отчети и успяваме да изготвим консолидиран финансов отчет за време, в което други компании биха си изготвили евентуално индивидуалния отчет. Според мен това е огромно постижение. Преди години консолидираният финансов отчет се изготвяше в Excel, което не позволяваше много хора да работят едновременно. Това отнемаше поне седмица при работата на един изключително добър специалист. В момента, при сегашния начин на работа с Lucanet, е несравнимо и изготвянето на отчета се случва за часове”, подчерта ползите от автоматизиране на процесите с различните софтуерни системи финансовият директор на „Бони Холдинг“.

Важно е да отчетем, че всеки един процес в компанията е автоматизиран, а интегрирането е направено навсякъде, където е необходимо, за да се облекчи максимално ръчното въвеждане на данни.

Например, ако днес има доставка на суровини за производството на фураж и камион чака на входа на завода – още там ERP системата е интегрирана с кантара и записва показанията му в реално време. По този начин това, което прави човекът, който приема камиона, директно се отразява в SOFTONE ERP и необходимите документи се изготвят бързо, без да има нужда от допълнителен кантарен софтуер и прехвърляне на данни”, поясни Христо Костадинов от нашия екип.

От холдинга отчитат и един допълнителен плюс от проекта.

Проблематиката при изграждането на проекта спомогна хората да говорят повече помежду си – това сплоти колективите в отделните дружества и сега вече те спокойно обменят информация и си помагат един на друг. Така тези доказано добри специалисти се превърнаха в още по-добър екип, който гледа в една посока, а това е много важно за една фирма”, каза още Христо Стоянов.

Прочети още: Как Еф Еф Груп повиши 7 пъти онлайн продажбите и изпълнява поръчки 5 пъти по-бързо [case study]

Не един проект, а осем в едно

От гледна точка на екипа на „Бони Холдинг” най-голямото предизвикателство около работата по проекта се оказало изграждането на доверие у служителите към новия софтуер.

Успяхме да преодолеем този момент и всеки един от колегите в тези осем дружества в рамките на период между един и два месеца от недоверие премина към изключително позитивно отношение към софтуера и работата с него”, сподели Христо Стоянов.

Важно е да отчетем, че на пръв поглед дейността на дружествата е идентична, но това може да бъде подвеждащо. Когато се навлезе в детайли се вижда, че има много нюанси, които трябва да бъдат съобразени и изградени в модела, за да може той да работи еднакво за всички дружества в Групата.

Това доведе до допълнително усилие за построяването на един модел, който въпреки различията да може да работи за всички дружества. Да унифицира и стандартизира начина им на работа и да създаде правила и принципи, на които да може да се стъпи много по-лесно и те да продължат да се развиват и в други от дружествата”, допълни финансовият директор на „Бони Холдинг“.

За Антоанета Зайкова от нашия екип ключовото постижение при внедряването на единна система, с която да работи цялото свиневъдство, е стандартизацията при управлението на процесите и извличането на данните:

Това даде възможност за прилагане на общ стандарт и сравнимост на показателите. Отчитането им става по един и същи начин, което позволява да се анализират данните не само свинекомплекс по свинекомплекс, но и обобщено“

Още нещо, отразено в подхода е, че има фирми, които покриват целия жизнен цикъл на отглеждането на прасета, но има и такива, чиято дейност е свързана само с началото от жизнения им цикъл.

Огромно предизвикателство за нас беше да подсигурим проследимостта на всички показатели, които са важни за оптималното отглеждане на прасетата, когато се прехвърлят от едната фирма в друга, независимо през колко свинеферми ще мине едно животно”, посочи Христо Костадинов.

Друго предизвикателство се оказва параленото внедраяване на ERP софтуера в различните дружества, защото това предполага работа на различни етапи от управлението на проекта в осем фирми.

Всъщност, ние не реализирахме проект, а управлявахме програма от проекти, всеки от които със своята специфика, срокове и работни екипи. В резултат предоставихме софтуер, който е изцяло съобразен с нуждите на „Бони Холдинг“, така че всички да си вършат работата лесно и бързо. По време на целия проект разчитахме на изключителна подкрепа и съдействие от тяхна страна”, каза още Христо Костадинов.

Прочети още: Максимизиране на ползите от ERP – как го правят големите компании?

Фактори за успех

Подобен мащабен и сложен проект не е възможно да стартира, да се развие и да бъде успешно завършен без подкрепата на мениджмънта.

„Управлението на „Бони Холдинг” много добре разбираше нуждата от съвременен софтуер, който да му даде възможност да използва информацията, с която разполага, за да прави анализи и да взема правилни решения. Това даде много категорично послание на потребителите в дружествата от свиневъдството, че това е правилната посока”, каза Христо Костадинов от нашия екип. И допълни: „Два от факторите, които сме забелязали при много наши проекти да са ключови за техния успех са подкрепата на ръководството и яснотата на мениджмънта относно това, което искат да постигнат. Третият фактор, който можем да откроим е всичко това да бъде правилно сведено към служителите”.

От „Бони Холдинг” допълниха, че екипът на Balkan Services е демонстрирал огромен професионализъм и познания, за кратко време е успял да навлезе в специфичните бизнес процеси в свиневъдството и фуражопроизводството и сработването на екипите е било на много добро ниво.

Най-важното за успеха при внедряването на софтуера не е самият софтуер. Успехът е свързан с чуването на клиента, разбирането на неговите нужди и предлагането на решение на неговия проблем, а не просто покриване на функционалности“, категорична е Антоанета Зайкова от нашия екип, допълвайки, че: „В процеса на внедряването, трябва да се работи с хората, да им се даде спокойствие, че не са сами, че могат да разчитат на нас във всеки един момент“

В заключение Христо Костадинов обобщи, че: „Внедряването на SOFTONE ERP в „Бони Холдинг” е един много мащабен проект, несъпоставим с всеки друг такъв”.

От своя страна Христо Стоянов нарече осемте паралелни внедрявания за толкова кратко време – героизъм.

Проектът е голям и сложен – дори само за едно дружество той е много голям. Това, което се постарахме да направим се получи много добре и вече е факт, тъй като ERP системата работи успешно във всичките осем дружества на „Бони Холдинг”, свързани със свиневъдството“.

Визия за развитие

С опознаване потенциала на ERP системата последва допълнително надграждане, което оптимизира в още по-голяма степен процесите. Стартиран е и още един съвместен проект – разработване на нова BI система, базирана на решението за бизнес анализи Qlik Sense. От една страна, това ще осигури на „Бони Холдинг“ много широка картина на бизнеса, а от друга, навлизане в дълбочина, и това съчетано с бързина и получаване на навременна информация.

„Светът е толкова динамичен в момента, че една навременна и точна информация дава възможност за вземане на бързи и правилни решения. Когато ERP и BI решенията се съчетаят, ще се получи много добър модел. Анализът ще бъде много по-лесен и навременен. Разчитаме, че ще имаме точна информация и тя ще бъде навреме“ споделя своите очаквания Христо Стоянов от „Бони Холдинг“ и допълва за визия им за развитие:
„Искаме компанията да се развива, защото остане ли в една позиция, просто спира да съществува. Пазарът в България в сферата, в която компанията работи, има огромен потенциал. За нас няма крайна цел, ще направим всичко възможно да продължим да развиваме компанията“.

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 720 проекта за над 390 клиента. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.