BI – скритият служител

Нарастването на обема данни в организациите и ползването на различни софтуерни системи за управление на отделни аспекти от дейността им затруднява значително видимостта, проследимостта на процесите и като цяло отчетността.

Анализът става все по-сложен, тъй като често данните са неконсистентни и има повече от една версия на числата за един и същи показател, а това изисква по-голям ресурс за обработка и анализ.

От друга страна, мениджмънтът на компаниите трябва да има цялостен поглед върху дейността във всеки момент, базиран на актуални и верни данни, за да взема точните управленски решения в правилния момент. Точно в това е и силата на така наречените системи за бизнес анализи (Business Intelligence или накратко BI).

Каква е ролята на Business Intelligence?

Кога е дошъл моментът за внедряване на BI система?

Кои са основните ползи за топ мениджмънта и бизнес анализаторите от внедряването на система за бизнес анализи?

Отговаряме на тези въпроси в следващите редове.

Правилно внедреното и работещо BI (Business Intelligence) решение е основен инструмент на мениджмънта. To осигурява бърз достъп до обширна бизнес информация, систематизирана по един лесен и разбираем начин и се превръща в неизменна и жизненоважна част от ежедневието на организациите.

Business Intelligence не е продукт или услуга, а архитектура и съвкупност от процеси и технологии, включващи интегрирани оперативни и подпомагащи вземането на решения приложения и системи за управление на база данни.

Това е инструмент за средния и висшия мениджмънт, чиято цел е да предостави лесен достъп до данните и техните визуализации и зависимости според конкретните нужди на организациите.

Причини за внедряване на BI система

Бизнес изискванията, които налагат внедряване на BI софтуер, включват три основни стълба.

1. Натрупване на големи обеми от данни. Това включва гигабайти/терабайти информация под формата на записи, таблици, файлове, транзакции и други.
2. Разнообразие на данните. Много често бизнесът се сблъсква с използване и необходимостта от анализ на разнородни типове данни – както структурирани, така и неструктурирани, както от вътрешни, така и от външни за компанията източници. На практика дейността на компаниите днес се обединява около данните.
3. Скорост. Непрекъснато намаляващото време за подготовка на доклади, анализи на база извлечени от различни източници данни, необходимостта периодично и в реално време да се проследяват ключови показатели за дейността на компаниите.

BI архитектура

Съвременната ИТ архитектура в компаниите включва редица софтуерни решения. Част от тях са: ERP и CRM платформи, системи, които събират и предоставят пазарна информация, таблици в Excel, публични регистри, системи за управление на документи и други. Много често компаниите ползват и данни от социални мрежи за нуждите на маркетинга и изследване на потребителското мнение и поведение.

Върху всички тези системи се „разполага“ бизнес интелиджънс решение, което „тегли“ данни от тях и ги обработва в различни разрези за нуждите на мениджмънта с цел взимане на навременни и информирани решения.

В BI инструмента не се въвеждат данни, той само чете данни от другите системи и бази данни. Така структурираните данни се предоставят на мениджъри и анализатори в един лесен за използване интерфейс, в който те могат да анализират реални резултати и да откриват скрити взаимовръзки за секунди.

Business Intelligence архитектурата представлява цялостна отделна платформа, а не единична справка.

На практика системата за бизнес анализи включва три основни слоя – слой за достъп до данни, приложен слой и презентационен слой (представяне/визуализация).

В първия слой се извличат данни от различни източници, като например таблици, бази данни, ERP, CRM, Web, Big Data.

Следва приложният слой, където системата за управление на бизнеса обработва и подготвя данните, а презентационният слой над него, предназначен за крайните потребители, служи за визуализация, анализи и създаване на специфични потребителски справки.

Сериозно предимство на Qlik, една от водещите BI системи е, че нейният инструментариум включва всичко необходимо за обезпечаване на трите основни слоя. Също така интерфейсът й, както на повечето водещи репортинг системи, може да бъде достъпен отвсякъде през браузър на стационарно или мобилно устройство.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Ползите от внедряване на BI система

Основните ползи от Business Intelligence са главно за топ мениджмънта и бизнес анализаторите.

Освен че спестява време, правилно внедрената бизнес интелиджънс система дава и единна версия на истината (single point of truth), осигурявайки достоверност на критичната информация.

Също така BI софтуерът позволява вземането на по-бързи и информирани решения, както и спомага за откриване на скрити възможности при изследване на зависимости и трендове от страна на бизнес анализаторите. Това е възможно благодарение на представянето на информацията от различни гледни точки, например логистика, счетоводство, продажби и други.

Вижте още: Как BI спомага за ръст на глобалните продажби в Балев Корпорейшън

Други важни предимства на системите за бизнес анализи са още бързото изготвяне на справки и анализи и тяхната наличност винаги, когато е необходимо, както и вече споменатото интегриране на данни от различни източници.

Известен е фактът, че компаниите често се сблъскват със загуба на know-how при напускане на служители. При наличието на система за бизнес анализи обаче предаването на знанието към новите служители е улеснено и по този начин информацията и опитът се запазват в компанията.

Основни принципи при внедряването на Business Intelligence софтуер

За постигане на успешно внедряване, е необходимо мениджмънтът, който ще се възползва най-много от бизнес интелиджънс системата, да бъде ангажиран и да подкрепя цялостния процес.

Една от целите на подобен проект е информацията да се представи по най-лесно разбираемия и полезен за конкретния бизнес начин, както и да е възможно съставянето на необходимите сечения, без да се изискват допълнителни технически знания от потребителите.

Важен фактор за успешната реализация на BI проекта е отделянето на достатъчно време за планиране и комуникация на целите, както и добро структуриране на началните изисквания, ограничения и очаквания. Също така воденето на протоколи от всяка среща и документирането на решенията, които са приети и отхвърлени, осигурява прозрачност и проследимост на процеса.

Ще се радваме да споделите статията, ако ви е била полезна 🙂

---

Ние в Balkan Services изпълняваме всеки BI проект като бутиково решение. Това означава, че той трябва да бъде съобразен с конкретните нужди на съответната компания, да отразява вътрешните й процеси и да включва специфичните за нейната сфера на дейност терминология и ключови показатели.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени успешно над 640 проекта, от които 400+ в областта на Business Intelligence. 

Ако планирате внедряване на Business Intelligence решение и желаете да се консултирате с опитни специалисти, заявете безплатна консултация чрез попълване на контактна форма.