Какво трябва да знаете за ERP системите (обновена 2024)

Ако потърсите в интернет по ключова дума ERP, ще бъдете затрупани от информация и нека бъдем откровени – вероятно малко объркани. Всеки уебсайт изглежда има своя собствена дефиниция за ERP система. Тези различия обаче само подчертават многобройните характеристики, които правят ERP системите толкова мощен инструмент.

Какво е ERP система

Накратко, ERP, или системата за планиране ресурсите на предприятието (enterprise resource planning), е многофункционален софтуер за управление на бизнеса, проектиран като интегриран набор от програмни модули с цел да обедини основните функционални области на бизнеса на една организация.

Макар че буквата „E“ в ERP означава „предприятие“, днес сме свидетели на бързо и повсеместно възприемане на системите за управление на бизнеса сред компании с малък и среден размер във всички отрасли.

През последните няколко години производителите на бизнес софтуер инвестират все повече средства и усилия в посока облачни технологии.  Облачно базираните системи не само правят ERP платформите по-достъпни, без необходимост от голяма първоначална инвестиция в хардуер, но и винаги актуални, тъй като се работи само с последна версия на софтуера.

11 от общо 19 индустрии у нас вече има инсталирани и работещи облачно базирани ERP системи. Сред тях са и водещи индустрии като преработващата промишленост, търговията, финансовите и застрахователните дейности, транспортът и складирането, ИКТ индустрията.

Основни ползи за МСП*, или защо да внедрите ERP система

На най-базово ниво ЕРП софтуерът интегрира различните функции в компанията в една цялостна структурирана система, ускорявайки процесите и подпомагайки информираността в цялата организация. Тук говорим за всички процеси, които са от съществено значение за управлението на бизнеса, включително управление на инвентара и поръчките, продажбите, доставките, склада, счетоводството, човешките ресурси, взаимоотношенията с клиентите (CRM), изготвянето на анализи и справки и др.

Основната характеристика на всички ЕРП системи е споделената база данни, която поддържа множество функции и информация, използвани от различни бизнес единици. Това означава, че информацията се въвежда само веднъж и без допълнителни обработки намира своето отражение във всички свързани модули (например счетоводство, продажби и др.), като незабавно става достъпна в реално време за всички лица от различни поделения, оправомощени да я получават.

Системата за планиране ресурсите на предприятието подобрява ефективността в бизнеса чрез:

1. Интегриране на финансовата информация

Без интегрирана система някои отдели, като например финанси и продажби, обикновено ползват отделни системи, което впоследствие води до необходимост от съгласуване и излишна загуба на време.

2. Интегриране на информацията за движението на стоково-материалните запаси

ЕРП координира поръчките, производството, склада, счетоводството и дистрибуцията. Това улеснява значително процесите и минимизира грешките, поради въвеждане на данните само на едно място и последващото им използване от цялото предприятие, без опасност да се пропусне някой важен елемент.

3. Стандартизиране и ускоряване на производството

ERP системите могат да стандартизират и автоматизират управлението на производството и поддържащите процеси. На база на структурираните процеси и натрупаната с времето информация, системата подпомага планирането на доставките на материали и компоненти, оптимизира използваемостта на машините и човешкия ресурс. Това спестява време и увеличава производителността.

Прочети още: Как Еф Еф Груп повиши 7 пъти онлайн продажбите и изпълнява поръчки 5 пъти по-бързо [case study]

4. Стандартизиране на доставките

При липсата на интегрирана система анализът и проследяването на покупките в предприятието е предизвикателство. По-големите предприятия например често откриват, че различни бизнес единици купуват един и същ продукт, без да получават отстъпки за обем. Инструментите за доставки в ERP подпомагат екипите, като идентифицират вече ползвани търговци, продукти и услуги.

5. Планиране на продажбите, производството и доставките

На база на предварително зададени ключови параметри, системата е в състояние да предвиди предстоящите продажби, включително техния ръст и сезонност. Тази информация се съчетава с данните на производствените спецификации и складовите наличности, договорите с доставчици и срока за доставка на поръчаните стоки и материали. Резултатът е план за доставки, включващ конкретни дати и обеми. По този начин се гарантира максимално оползотворяване на финансовите и логистични ресурси на компанията, увеличена обращаемост на материални запаси и минимизиране на разходите и себестойността.

6. Управление на проекти и ресурси

Освен търговската и производствена дейност, ERP системите подпомагат и компаниите, работещи в сферата на услугите – с управлението на проекти, ресурсите за тяхното изпълнение, разпределянето на задачите и подзадачите във времето, отчетността и контрола върху изпълнението.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

7. Улесняване на отчетността

Тъй като една съвременна ERP системата събира и систематизира информацията от всички основни бизнес процеси и звена, изготвянето на отчети е силно улеснено чрез използването на съответните ERP модули в нея. Освен класическите таблични справки, ERP системите за планиране  и управление предлагат и обобщени ключови показатели, различни графични визуализации, както и динамични напомняния на потребителите за задачите, които им предстоят.

Особено удобни са функционалностите за „drill-down”, които позволяват буквално с един клик, всяко число от справка, таблица или визуализация, да заведе потребителя до още по детайлна справка или директно до транзакцията, която е основният източник на данни.

8. Управление на взаимоотношенията с клиентите

Повечето ERP системи включват CRM инструменти за проследяване на всички взаимодействия с клиентите. Това дава представа за поведението и нуждите на клиентите, улеснява и автоматизира управлението на търговския процес, създава приемственост и проследимост, повишава качеството на обслужване и дава основа за дългосрочни отношения с тях.

9. Маркетинг автоматизация

В съвременния дигитален свят автоматизацията на маркетинга е критична за развитието на всеки бизнес. Информацията за клиентите, тяхното поведение, предпочитания и изисквания, дава основа и за управление и автоматизиране на маркетинговата дейност, организиране на кампании, анализ на последващите действия на потребителите и в резултат – оптимизация и планиране на бъдещите активности.

Какви бизнес предизвикателства решават ERP системите

ЕРП системите насърчават също така сътрудничеството чрез споделени данни, организирани около общи дефиниции и подпомагат екипната работа.

Подобреното качество на данните и наличието на структурирана информация от своя страна създават предпоставки за изготвяне на отчети и анализи, улесняващи взимането на навременни и информирани бизнес и оперативни решения.

Благодарение на високата степен на стандартизация и автоматизация на процесите се повишава гъвкавостта на бизнеса, което му позволява да се адаптира бързо към променящите се нужди на пазара.

Прочети още: Защо Viscom избра облачната ERP система NetSuite за цялостно управление на бизнеса [case study]

Как да се подготвите за успешно внедряване на ERP система

Като начало, трябва да получите официално одобрение от висшия мениджмънт за внедряването и разбира се, за пренасочване на служители към изпълнението на този проект. За целта подгответе документи, където да дефинирате предизвикателствата, които чрез софтуера за управление на бизнеса ще бъдат елиминирани, да опишете целите и обхвата й, разходите за внедряването, план и срокове, възможни рискове при имплементацията, както и прогнозните ползи.

Това може да бъде NetSuite, Soft1 ERP или друг софтуер – проучете, поразпитайте, поискайте референции. Анализирайте бизнес процесите си и ги дефинирайте ясно. Това ще улесни в много голяма степен имплементацията и ще донесе търсените ползи.

Добра идея е да ползвате външен ERP консултант в целия този процес – това обикновено е официален партньор на разработчика на ERP решението, което планирате да внедрите.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

Важно е да уточним, че технологично развитите ERP системи предлагат скалируемост, която позволява на много малки и средни предприятия в България да интегрират някои конкретни модули, а при евентуално разрастване на бизнеса, да пристъпят към инвестиране в пълния набор от функционалности.

И така, след одобрение на инвестицията от страна на мениджмънта и изборът на конкретна система, е време да пристъпите към внедряването, в което ще вземете участие съвместно с компанията внедрител.

Подберете добре екипа от ваши служители, който ще съдейства в процеса на внедряване. Той трябва да е съставен от ключови потребители от основните бизнес звена във вашата компания, които да участват пряко в процеса заедно с консултантите от страна на разработчика, отговорни за внедряването.

Прочети още: 4 предизвикателства при внедряване на бизнес софтуер – какво съветват експертите?

Финализирайте договорите за ползване на бизнес софтуера, технологията и услугите по внедряване и поддръжка.

Следва съставяне на работен план и времеви срокове за изпълнение на проекта, включващ следните етапи:

1. Конфигуриране на софтуера
2. Мигриране на  данните към новата ЕРП система
3. Тестове
4. Създаване на необходимата функционална и техническа документация
5. Обучение на екипа ви за работа с новия ERP софтуер

След приключване на внедряването проектът минава в етап на поддръжка на бизнес софтуера от страна на интегратора. Важно е да предвидите мерки, включително на ниво мениджмънт, за ангажиране на служителите с използване на новия софтуер за управление на бизнеса, защото това е ключов фактор за успеха на проекта.

Изхождайки от дългогодишния си опит на консултанти уверено можем да твърдим, че изборът на надежден партньор за внедряване е от най-голямо значение за успеха на вашия ERP проект. В ролята си на консултант той трябва да разбере вашата „болка“, да идентифицира проблемите, да прецени чрез какъв тип система те могат да бъдат решени, да предложи удачни варианти за решение и да разполага с нужната експертиза за реализация на проекта.

Прочети още: 7 съвета при избор на партньор за внедряване на бизнес софтуер

В дългосрочен план изборът на подходяща система за планиране ресурсите на предприятието осигурява доброто управление на бизнес процесите в компанията ви, на което се базира добавената стойност към вашите клиенти. Софтуерът трябва да пасва най-добре на вашите нужди и да предоставя възможности за бъдещо надграждане с разрастване на бизнеса ви.

Тенденции при ERP системите за 2024 г.

Според ERP Today** – независима медия за технологични решения за управление на бизнеса, 2024 г. сложният пазар на ERP системите ще бъде воден от 4 основни тенденции.

1. Миграциите са новото нормално явление и стремежът към облака ще продължи да набира скорост

Облакът е все по-привлекателен за предприятията от различни отрасли заради своята ефективност, скалируемост и възможността за спестяване на разходи. Световният пазар на облачни ERP системи се очаква да нараства с 13,6% годишно и да достигне 40,5 млрд. долара до 2025 г., според Statista. Въпреки тези големи цифри, 60-70% от предприятията все още не са преминали към облачна ERP система и планират този преход през следващите 2-10 години.

Прочети още: Випласт АД оптимизира производството си с облачния софтуер Soft1 ERP [case study]

2. ERP на модули

Gartner прогнозира, че до 2026 г. 35 % от продуктово ориентираните предприятия ще постигнат висока степен на модулност на своите ERP приложения, интеграция, данни и сигурност. Това означава, че ще има по-малко строги дългосрочни ангажименти към доставчиците на ERP. Създаването на свързани ERP приложения/модули ще стане толкова просто, колкото и приемането на платформи без код.

3. Мобилните ERP приложения ще бъдат норма

Мобилните ERP приложения ще стават все по-популярни, като през 2024 г. все повече предприятия ще търсят изживявания с повече устройства, за да обогатят опита на крайните потребители.

4. Ново аgile движение

Все повече ръководители на проекти за дигитална трансформация не успяват да се справят с разпределението на времето, бюджета и работната ръка. Системните интегратори осъзнават, че старите методологии за внедряване вече не работят.

През 2024 г. индустрията за внедряване на ERP ще стане свидетел на собствена версия на „гъвкавото движение“(agile), което в началото на 90-те години трансформира стария бавен свят на разработване на софтуер по метода на водопада. Това ново движение ще бъде подкрепено от практики като бързото непрекъснато тестване и автоматизацията на тестовете. То ще бъде обвързано и с изкуствения интелект – смисленото прилагане на изкуствен интелект ще доведе до невиждани досега нива на производителност за крайните потребители.

ВИДЕО: Внедряване на облачна ERP система в STAMH Ltd.

Ще се радваме да споделите статията, ако ви е била полезна 🙂

Статията е публикувана през 2019 г., а за максимална полезност е актуализирана през декември 2023 г.

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за управление на бизнеса от 2006 г. и има завършени успешно над 140 ERP проекта предимно в средни и големи компании в сферите производство, търговия, услуги и банков сектор.

---

*МСП – малки и средни предприятия

**Източник