За търговска верига Макс Марк анализите на продажбите вече отнемат секунди [case study]

В днешно време динамиката при търговията на дребно изисква обработка на огромни обеми от данни за кратко време, мигновен достъп до множество анализи и справки, както и възможност за бърза преценка и взимане на информирани решения.

Всичко това трудно може да се постигне без помощта на съвременните технологии, чрез които компаниите да отговорят на променящия се пазар.

Осъзнавайки това, ритейл компанията ЮППИ ООД прави крачката към BI система от ново поколение, с чиято помощ да проследява ежедневно продажбите, промоциите и цялостната дейност на своите магазини.

Чрез внедрения BI инструмент компанията елиминира ръчната обработка на данни, възползва се от наличието на множество анализи, справки и сечения, подобрява видимостта за развитието на бизнеса си на ежедневна, месечна и годишна база.

В следващите редове разказваме как изградената от нашия екип Business Intelligence система помага на компанията да улесни своята работа и да си набавя за секунди цялата информация за продажбите.

За компанията

ЮППИ ООД е българска компания, собственик на верига супермаркети „Макс Марк“ за хранителни и нехранителни стоки, включително дрехи, обувки, домашни потреби, техника, канцеларски материали, детски играчки и козметика.

Бизнесът на компанията е съсредоточен в Горна Оряховица, където се намира централният й офис и 5-те обекта, които тя управлява.

ЮППИ е на пазара от 20 години и е единствената българска търговска верига в града, която се развива стабилно въпреки сериозната конкуренция от страна на чуждестранните вериги. Компанията е създадена в началото на 2003 г. и към момента в нея работят над 100 служители.

Ежедневни предизвикателства

В ЮППИ  регулярно се обработват над 50 хил. артикула, като поне 15 хил. от тях са хранителни стоки. Съответно дори само проследяването на всеки един от продуктите би отнемало изключително много време на служителите.

Без подходящ репортинг инструмент създаването на детайлни справки и анализи на ежедневна база би било невъзможно.

Освен това компанията трябва да се справя и с огромна динамика на цените особено при хранителните стоки, много от които имат кратък срок на годност.

Цените на около една трета от този тип продукти се променят ежемесечно, а един артикул може да смени цената си и по 4 пъти на месец в зависимост от фокуса на доставчиците.

Това води до големи разлики в реализираните обеми на продажбите, което трябва да се предвиди още при едровите зареждания, при спирането и стартирането на акции.

Като се умножи броят на артикулите с възможностите за вероятни цени става много трудно за който и да е служител да обхване всичко, което се случва за период от време – дори и само в един сектор.

Досега ръководството се справя благодарение на дългогодишния си опит, който се е превърнал в интуиция. Но всеки нов служител, който няма опит,  не би могъл да  осмисли този обем информация.

До този момент, за да изготвят дадена справка, служителите е трябвало да извличат ръчно данни, като разчитат основно на експорти към Excel. Това обаче е отнемало много време и ценен ресурс, а обикновено по-важните анализи са били подготвяни само един или два пъти в седмицата.

Затова компанията решава да потърси софтуерно решение, което не само да автоматизира и оптимизира целия процес, но и да предостави много по-добри възможности за проследяване, управление и прогнозиране на продажбите.

Прочетете още: Business Intelligence решения – какво, за кого и защо

Решението – BI системата Qlik Sense

Поради опита с Excel и задълбоченото познаване на решението, от ЮППИ първоначално се насочват към инструмента Power BI на Microsoft.

В процеса на тестване им допада, че Power BI е сходен с Excel и от тази гледна точка би улеснил процеса на разработка.

Все пак решават да разгледат и алтернативи преди да вземат финално решение.

Водят се от разбирането, че това е инвестиция и търсят най-доброто, което може да се направи, така че тази инвестиция да е оправдана.

След като се запознават с възможностите на Qlik Sense и имат база за сравнение, ЮППИ избират Qlik, защото оценяват съществените предимства на продукта.

Според ръководството на компанията голямото предимство на Qlik Sense е изключителната интуитивност, която позволява на всеки краен потребител светкавично да се ориентира в инструмента за бизнес анализи и да го ползва бързо и лесно, вместо да мисли как да станат формулите.

Друго съществено предимство за мениджмънта е възможността на Qlik Sense да бъде персонализиран спрямо фирмата и нейните изисквания, начина на мислене и работа на хората. Така не е необходимо те да се напасват към софтуера, а той може да се адаптира към техните нужди.

Впоследствие от ЮППИ започват да търсят интегратор, който да им съдейства при внедряването на Business Intelligence системата. Заради опита и традициите на Balkan Services в ИТ сектора от търговската верига решават да се обърнат за помощ към нашите експерти.

Изпълнението на проекта протича гладко и с бързи темпове, като е завършен за по-малко от два месеца.

За да постигне това, екипът ни успява да постигне отлично разбиране за нуждата и визията на ръководството, след което разработва BI системата по начин, който надгражда визията и доставя решение, което да носи максимална полза на клиента.

Фиг. 1: Примерен дашборд в Qlik Sense

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Възможностите на BI системата

Внедрената BI система се фокусира основно върху управлението на продажбите в ЮППИ, предоставя разнообразни справки, анализи и визуализации по различни критерии и позволява всевъзможни сечения.

Благодарение на изградените дефинирани структури – т.е. разпределения по артикули и групи артикули, по доставчици и клиенти, по показатели и изчисления – компанията много лесно може да открива несъответствия, да установява специфики и да проследява различни тенденции.

Фиг. 2: Проследяване на тенденции в Qlik Sense 

Към момента в ЮППИ разполагат с динамични справки за продажбите и текущите наличности, анализи за свързаните и несвързаните продажби, справки за ценови периоди, както и анализи на артикули, групирани по важни за бизнеса характеристики.

В BI платформата има налична и пълна информация за промоциите, включително кои артикули са в акция, на каква цена точно, за какъв период и съответно на какви количества и стойности. Тази информация се актуализира автоматично на ежедневна база.

Особено полезен за компанията се оказва и специализираният дашборд с 4 основни показателя: количество, стойности, брой клиенти и брутна печалба, които могат да бъдат анализирани за различни времеви периоди – от началото на текущата седмица, от началото на месеца и от началото на годината.

С него ръководството за много кратко време може да открива възможности, проблеми или трендове.

В една страница са обединени 20 справки, предлагащи възможността продажбите да се разглеждат през призмата на набор от различни критерии.

Представянето може да бъде проследено по групи, подгрупи, по артикули,  и да се „слезе“ на ниво обект.

Това е мощен инструмент в търсенето на отговори на въпроси като „Защо има спад?“.

Тръгвайки от голямата стокова група може бързо да се премине на ниво подгрупи и да се стигне до ниво артикул.

С BI системата ръководството на ЮППИ вече разполага с инструмент, с който може да направи това само с 3-5 клика измежду 50 хиляди продукта, което отчита като голямо предимство, защото по друг начин не е възможно подобно сортиране.

Фиг. 3: Примерен анализ на групи продукти в Qlik Sense 

При преглед на данни само на ниво артикул може да убегне дали цялата група има проблем. И обратното, при анализ единствено на ниво група е възможно да се пропусне проблем или възможност на конкретен продукт.

Разполагайки с поглед едновременно върху цялата картина и детайла позволява даден проблем лесно да се идентифицира, без загуба на време.

В допълнение, дефинираните структури дават възможност в бъдеще лесно да се правят нови репорти и изгледи в BI системата.

Като следваща стъпка компанията планира надграждане на BI системата в посока проследяване на доставките и управление на наличностите. Ръководството не изключва вероятността в бъдеще решението да обхване и целия бизнес на търговската верига.

В момента Qlik Sense се ползва от висшия мениджмънт на ЮППИ, но системата за бизнес анализи може да се окаже полезна и за другите служители, тъй като ще им помогне по-лесно да се ориентират какво се случва сред огромния обем информация.

Фиг. 4: Примерен анализ на инвентара в Qlik Sense 

Прочетете още: BI – скритият служител

Резултати от BI проекта

Макар и реализиран наскоро, BI проектът дава своите резултати на повече от едно ниво.

На първо място, бизнес интелиджънс системата спестява време, тъй като позволява цялата информация за продадени артикули, групи и подгрупи от артикули, за промоции, наличности, клиенти и търговски обекти да се обновява автоматично на ежедневна база и да се получава за секунди.

Бързият достъп до систематизираните и актуални данни позволява да се взимат информирани решения, да се откриват проблеми и скрити възможности на момента.

„Лесно се извършва по-прецизна селекция в продуктите. Бързо се вижда, ако трябва да се оптимизира някоя група – кои са лидери, кои са изоставащи и какво трябва да се замени. Това е доста по-лесно от преди, а е не малка част от работата.

Много лесно се следи какво се случва с новите артикули, как се развиват. Такива критерии има, че няма нещо, което да не можем да намерим в момента от гледна точка на продажби или наличност“, споделя Владимир Василев от ЮППИ.

Тази прецизност помага да се предотвратят случаите на недостиг или презапасяване с дадени продукти, което би имало ефект с натрупване и във финансов аспект в бъдеще.

Не на последно място, BI платформата се оказва ценен помощник и при самото планиране на продажбите и изпълнението на положените цели.

Според ръководството освободеното време на служителите в компанията им позволява да взимат по-прецизни и верни решения, да стават по-добри в своята работа.

Фиг. 5: Примерен дашборд в Qlik Sense 

Прочетете още: ОББ Интерлийз дигитализира репортинга си с BI системата Qlik Sense [интервю]

---

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта, от които над 400 в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.

Ако планирате внедряване на Business Intelligence решение и желаете да се консултирате с опитни специалисти, заявете безплатна консултация чрез попълване на контактна форма.