Защо да изберете външен партньор за ИТ поддръжка?

В настоящата динамична бизнес среда конкурентоспособността и развитието на всяка една компания зависи от използването на модерни технологични решения и въвеждането на иновации. Без необходимата ИТ инфраструктура, нейната поддръжка и инвестиции в тази посока, трудно може да се говори за разширяване на дейността, увеличаване на приходите и привличане на нови клиенти.

Затова въпросът на кого да се доверим за цялостната ИТ поддръжка е особено актуален и важен.

Какво представлява цялостната ИТ поддръжка?

Всеобщото схващане за ИТ поддръжка се изчерпва с осигуряване само на компютърна поддръжка.

Цялостната ИТ поддръжка обхваща процесите по обновяване, обслужване и администрация на ИТ инфраструктурата на една организация, и по-конкретно:

• поддръжка и администрация на стационарни и преносими компютри на служителите;
• хардуерна и софтуерна поддръжка на сървъри, мрежови устройства и решения за информационна сигурност;
• поддръжка и администрация на офис техника;
• продажба, гаранционен и следгаранционен сервиз на хардуер;
• поддръжка на непрекъсваеми токозащитни устройства (UPS).

Варианти за цялостна ИТ поддръжка

Наличието на постоянна ИТ поддръжка гарантира непрекъсваемостта на работния процес, а това е задължително условие за всяка компания. Възможностите пред организациите в това отношение са няколко.

Първата опция пред фирмите е да разчитат на вътрешни ИТ специалисти за своята хардуерна и софтуерна поддръжка. Обикновено за компаниите с до 50  служители може да бъде достатъчно да наемат един системен администратор, ангажиран с тази дейност.

Той трябва не само да бъде опитен ИТ специалист с нужните знания, но също така да работи на пълен работен ден и да има възможност да реагира дори в извънработно време, за да отстрани неочаквано появили се проблеми, ако това се наложи.

Често обаче е трудна задача само един служител да предостави необходимата качествена поддръжка, колкото и малка да е компанията.

По-големите организации могат да създадат собствен ИТ отдел, който да отговаря за тяхната ИТ поддръжка. Сред предимствата при този вариант могат да бъдат по-ниските разходи и по-доброто познаване на конкретните софтуерни системи и процеси.

От друга страна обаче ИТ екипът дори в по-големите компании може да се окаже затрупан със задачи, така че да не може да разреши всички належащи проблеми, нито да обслужи всички работни станции и сървъри.

Втори вариант за качествена ИТ поддръжка представлява комбинацията от наемане на вътрешни специалисти и партньорство с външна ИТ компания. Фирмите със собствен ИТ отдел или системен администратор могат да вземат решение в даден момент да наемат и външни консултанти, които да подпомагат техните усилия в процеса по ИТ поддръжка.

Трети вариант е организацията да се обърне към външна фирма, която да поеме изцяло ИТ поддръжката на компанията. На външните ИТ консултанти е необходимо да се осигури достъп до всички устройства и информационни масиви на предприятието.

Тази опция е най-предпочитана за осигуряване непрекъсваемостта на бизнес процесите, тъй като доставчикът на ИТ поддръжка лесно може да отдели нужния брой служители, за да отстрани даден проблем в необходимия момент.

Предимства на външната ИТ поддръжка

Много компании избират да поверят своята хардуерна и софтуерна поддръжка на външен партньор, поради няколко основни причини:

✅Гарантирана непрекъсваемост на бизнес процесите

Основното предимство при наемането на външна фирма за ИТ поддръжка е възможността да се реагира бързо и професионално спрямо ситуацията, така че да се предотврати прекъсването на ключови бизнес процеси. В случай на проблем времето за реакция зависи от конкретния договор за ИТ поддръжка – обикновено проблем при работата на сървъра трябва да бъде отстранен в рамките на 2-3 часа.

✅ Консултация от външния ИТ партньор за закупуване на подходящата нова техника съобразно нуждите и финансовите възможности на съответната организация.

✅ Продажба, гаранционен и извънгаранционен сервиз на хардуер.

Освен за закупуването на необходимите устройства, фирмите могат да разчитат на своите външни партньори за ИТ поддръжка и за пълно съдействие при настъпване на гаранционно събитие или отстраняване на извънгаранционно такова.

✅ Постоянен мониторинг и превенция

Поддръжката на ИТ инфраструктурата и разрешаването на проблемите са само едната страна на въпроса. Надеждните външни партньори за ИТ поддръжка отделят специално внимание и на предотвратяването на инциденти чрез системи за мониторинг на съответните системи.

Използването на специализиран софтуер позволява да се следят основните параметри на сървърите и мрежовите устройства. Чрез този метод се установяват своевременно проблеми със свързаността (състояние на вътрешна мрежа и/или интернет свързаност) и се предвижда липсата на място за архиви например.

Така непрекъснатият ИТ мониторинг позволява навреме да се установяват пропуските и да се предотврати възникването на сериозни проблеми. 

✅ Висока експертиза в областта на информационните технологии

Компаниите, които специализират в предоставянето на ИТ поддръжка, разполагат с добре подготвени специалисти с компетенции в различни направления на ИТ. Това им позволява при необходимост бързо да отделят нужния брой експерти за справянето с конкретен проблем.

✅ Доставчиците на услуги за ИТ поддръжка си партнират с най-големите доставчици на свързаност.

Например, при липса на интернет външният партньор поема изцяло комуникацията с доставчика за максимално бързо възстановяване на свързаността на компанията клиент.

Същевременно при повреда на компютър или офис техника (извън гаранционната поддръжка), ако проблемът не може да се реши на място, се отстранява в най-кратки срокове от компанията за външна ИТ поддръжка.

✅ Намаляване на разходите

Наемането на външна фирма като доставчик на услуги по ИТ поддръжка помага на компаниите да оптимизират своите разходи.

Този тип партньорства могат да бъдат особено изгодни за по-малките организации, за които е финансово неизгодно да наемат щатен системен администратор.

Срещу една достъпна месечна такса те получават гарантирана цялостна ИТ поддръжка, каквато може да си позволи и една голяма компания.

В зависимост от натоварването, дейността и нуждите на всяка организация се изчислява колко часове поддръжка са необходими. Възможно е да се фиксират седмични или месечни посещения на място за проверка на системите и решаване на проблемите, според нуждите и изискванията на клиента.

✅ Организациите могат да се възползват и от дистанционна ИТ поддръжка чрез система за регистриране на проблемите (ticketing system) и лесно проследяване на тяхното отстраняване.

Прочетете още: Как модерните ИТ системи повишават ефективността на бизнеса

Как да изберете партньор за ИТ поддръжка?

Компаниите, които работят с външен партньор за ИТ поддръжка, могат да бъдат разделени в две категории.

Едните вече използват подобна услуга, но не са доволни и търсят нов партньор за ИТ поддръжка. Най-често става дума за фирми, които са се сблъскали с конкретен проблем и той по някаква причина е останал нерешен. Такива могат да са загуба на данни, вирусна атака, умишлена кражба на фирмена информация, некомпетентна поддръжка, хардуерни проблеми, свързани с използването на неподходящ хардуер и т.н.

При втората група компании тепърва се е появила необходимостта да се наеме човек или фирма, отговорни за ИТ поддръжката. Обикновено това са организации, които са се разраснали значително и този процес е наложил нуждата от осигуряване на качествена ИТ поддръжка, с която да се подобри работата.

И в двата случая изборът на доверен и надежден партньор има ключово значение за бъдещото развитие на компаниите.

Затова на първо място ИТ компанията трябва да може да разреши вече натрупаните и належащи проблеми възможно най-бързо, за да се гарантира непрекъсваемостта на бизнеса.

Следващата стъпка е тя да може да осигури бъдеща поддръжка от висококвалифицирани ИТ специалисти, базирана на превенция на проблемите.

В настоящата ситуация е особено важно доставчикът на ИТ поддръжка да предлага и сигурна отдалечена връзка за служителите, работещи дистанционно.

Това е съпътствано не само от конкретни настройки на работните компютри, но и  закупуването на допълнителен хардуер – VPN рутер, който да бъде поставен в офис на фирмата, за да изгради защитена връзка и сигурен достъп до общите масиви.

Прочетете още: 4 сериозни заплахи за фирмените данни при работа от вкъщи

В обобщение ефективната ИТ поддръжка трябва да обхваща както софтуер, така и хардуер, и да се фокусира върху три основни аспекта:

1. гарантирана непрекъсваемост на бизнеса;
2. превенция на проблемите;
3. предоставяне на сигурна отдалечена връзка на служителите.

Ще се радваме да споделите статията с ваши колеги, за които също може да е полезна 🙂

---

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса и извършва цялостна IT поддръжка от 2006 г., като има завършени над 640 проекта.

Ако търсите професионален съвет относно изграждането на IT инфраструктура или осигуряване на IT поддръжка  за компанията ви, нашите ИТ експерти са насреща да съдействат.

Заявете безплатна консултация оттук >