Защо следпроектното развитие и експертната поддръжка са ключови за ефективността на бизнес софтуера

В Balkan Services вярваме, че успешен проект означава не просто технически изпълнен, а такъв, в който ежедневно използвате внедрения бизнес софтуер, за да подобрявате и развивате бизнеса си.

След имплементация на решението неговият „живот“ продължава и се развива заедно с променящите се нужди на бизнеса ви. Ако не отделите специален ресурс за последващо развитие и експертна поддръжка на системата, рискувате в някакъв момент тя да не изпълнява пълноценно основните си функции.

• Какво се случва след внедряването на бизнес софтуер?
• Защо следпреоктното развитие и експертна поддръжка на имплементираното решение е ключово за ефективността му?
• На кого да се доверим за изпълнението му?

Отговорите на тези въпроси и още съвети по темата ще разгледаме в настоящата статия.

Бизнес софтуерът след внедряването му

След внедряването на избрания бизнес софтуер – ERP, BI, CPM софтуер за финанси или друг, и стартиране на работа с него (т.нар. Go-Live), потребителите започват да се адаптират към новия начин на работа и преминават изцяло към работа с новата система.

След финалните конфигурации на системата, ако такива са необходими, проектът за внедряване на бизнес софтуер се счита за успешно завършен, а решението влиза във фаза на следпроектно развитие и експертна поддръжка.

Дори технически изрядно внедрените бизнес системи имат нужда от експертна поддръжка, надграждане, развитие, за да отговорят още по-точно на вашите променящи се нужди, които може да са:

• бизнесът ви расте и системата има нужда от надграждане;
• потребителите на софтуера имат нужда от нови функционалности, които да удовлетворят нови задължения и изисквания, включително законови;
• системата има нова, по-добра версия (при облачните решения новите версии се инсталират автоматично);
• потребителите имат нужда от съдействие за дадена функционалност;
• поради някаква причина бизнес софтуерът дава грешка;
• имате идеи за нови начини за оптимизиране на бизнес процесите си;
• сменят се ключови потребители и има нужда от подкрепа при въвеждането на нови;
• и много други подобни ситуации…

Прочети още: 4 предизвикателства при внедряване на бизнес софтуер – какво съветват експертите?

Кога започва следпроектното развитие и експертната поддръжка на бизнес софтуера?

Най-общо основният жизнен цикъл при разработване на бизнес система може да се раздели на 3 основи етапа:

1. Предпроектен, в който се прави оценка на нуждата на клиента;
2. Проектен – осъществява се подготовката за проекта, разработва се и/или се настройва бизнес софтуера според нуждите, определени в предпроектния етап.
3. Следпроектен, в който влизат разрешаване на проблеми и казуси, доработки на системата, разработване на нови функционалности, актуализиране с нова версия на софтуера, обучение на ключови потребители и др.

Следпроектното развитие и експертната поддръжка на бизнес системата влиза в сила след етап 2 (Проектен) или от датата на която по-късно решите, че имате нужда от професионална помощ за развитие на внедрения софтуер.

При установяване на договорни отношения по следпроектно развитие и експертна поддръжка следва да идентифицирате тези свои служители, които ще имат правото да регистрират случаи или т.нар. тикети – проблеми, заявки за промени и подобрения. Тези потребители са пряко ангажирани в процеса по идентифициране на причините за проблема, нуждите и изискванията за промяна или подобрения чрез навременна и активна комуникация с екипа по поддръжка.

Прочети още: 7 съвета при избор на партньор за внедряване на бизнес софтуер

Кой се грижи за следпроектното развитие и експертна поддръжка на бизнес системата?

Както и самото внедряване на бизнес софтуер, така и последващото му развитие и експертна поддръжка е най-добре да се извършва от компетентни консултанти, които познават системата и са наясно със спецификата на вашия проект по имплементация на избраното решение.

С установяване на договорни отношения с екип за последващо развитие и експертна поддръжка, вие имате заделени месечни часове, с които може да сте спокойни, че казусите и доработките ще бъдат извършени в реалистичен срок, спрямо приоритета на задачата.

В тези фиксирани часове екипът, който е запознат с бизнеса ви и възникващите казуси, отговаря за отстраняване на инцидентни дефекти, управление на промените и последващо развитие на внедрената система.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

Услуги за следпроектно развитие и експертна поддръжка, с които можем да помогнем

Услугите, които влизат в етапа на развитие на системата след нейното внедряване, зависят от типа и спецификата на бизнес софтуера. Най-общо те могат да се обобщят като:

1. Работа по регистрирани заявки за:

• Проблеми, които включват невъзможност за отваряне на приложения, проблем със сървър, браузър, съобщения за грешки, неправилно функциониращи модули и др.;
• Промени или доработки по системата;
• Оптимизации и подобрения в системата;
• Предоставяне или промяна на достъп на потребители до системата;
• Инсталиране на системата на нови устройства, настройки и осигуряване на връзка с базата данни (с изключение на облачните системи).

2. Редовен мониторинг за правилното функциониране на внедреното решение.

3. Консултации по конкретен бизнес казус и предлагане на решения в обхвата на системата.

4. Анализ и оценка на промяна/доработка;

5. Обучения.

6. Изготвяне на документации.

7. Препоръки за подобрения.

8. Административни услуги.

Прочети още: Бояна и Владимир от Balkan Services в откровен разговор за доверието, грешките и свободата в една компания

4 критерия за избор на екип за следпроектно развитие и експертна поддръжка на системата?

В Balkan Services разполагаме с и развиваме екипи по следпроектното развитие и експертната поддръжка на решенията от нашето портфолио:

• BI решенията Qlik Sense и QlikView
• NetSuite ERP
• Soft1 ERP
• CPM решението за финанси LucaNet
• Софтуерите на AMANA – част от групата на LucaNet: XBRL Tagger, Smartnotes, XBRL Auditor, XBRL Portal

От над 17 годишния ни опит в сферата на внедряване и поддръжка на бизнес софтуер, може да отличим няколко ключови характеристики, които е добре да притежава екипът за следпроектно развитие и експертна поддръжка:

Опит

Важно е екипът да бъде съставен от технически подготвени и в някои случаи сертифицирани консултанти с опит във внедряване, осигуряване на ефективно функциониране и развитие на системите на клиенти от множество сфери.

Посветеност

Добре е по случите на даден клиент да работят консултанти, които да задълбочават знанията си за вашия бизнес и специфики на системата ви.

Часова зона, локация, език

В най-добрия вариант екипът по следпроектното развитие и експертната поддръжка би се състоял от местни консултанти, чието работно време в по-голямата си част съвпада с вашето, да бъде локализиран поне в същата държава и да може да комуникира поне на 2 езика – български и английски.

Канали за комуникация

Препоръчително е консултантската компания да използва специална система за обслужване на клиенти т.нар. Тикет система. Чрез нея се оптимизира комуникацията и реакцията и на двете страни, тъй като системата предоставя възможност за регистрация, класификация и комуникация на заведените случаи, проследяване на техният статус и съхраняване на история.

Важно е екипът за следпроектно развитие и експертна поддръжка на системата да бъде лесно достъпен и чрез други комуникационни канали като MS Teams, zoom, телефон и др.

Прочети още: С нов BI софтуер „Лавена” проследява продажби за милиони на пет континента [case study]

В обобщение

Успешен проект не е просто не просто технически изпълнен. Внедреният бизнес софтуер продължава да се развива и след имплементацията, отговаряйки в максимална степен на променящите се нужди на бизнеса.

Препоръчваме на компаниите, които внедряват нова бизнес система в организацията да установят дългосрочни отношения за следпроектно развитие и експертна поддръжка на системата с внедрителя или с друга консултантска компания. Така си осигуряват спокойствието, че имат на разположение екип от професионалисти, на които да разчитат и системата максимално ще отговаря на потребностите им.

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services подкрепя бизнесите по пътя им към дигитална трансформация от 2006 г. досега. Вече помогнахме на над 390 компании да дигитализират своя бизнес чрез внедряване на утвърдени софтуерни решения и управление на ИТ инфраструктурата.