Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

Внедряването на бизнес софтуер на пръв поглед може да изглежда като чисто технологичен процес, но в действителност той засяга множество аспекти от работата на една организация.

Имплементирането на сложни бизнес системи като ERP, BI, FPM изисква не само познания за особеностите и функционалните възможности на конкретния софтуер, но също така да се разбират спецификата на бизнеса и регулаторните изисквания, на които той трябва да отговаря.

Познаването на тези три сфери е решаващо за успешното внедряване на софтуерното решение и за навременното приключване на проекта, без риск от загуба на допълнителни ресурси, време и усилия.

Затова консултантите, които притежават уменията да се превърнат в своеобразен мост между бизнеса, технологиите и законодателството имат ключова роля и трябва задължително да участват в процеса по внедряване, особено при по-мащабните проекти.

В статията разказваме какви знания и способности трябва да притежават консултантите за имплементиране на бизнес софтуер, кога е нужно да потърсите такава експертиза и как да разпознаете добрите експерти.

Познаването на бизнес процесите

На първо място консултантите за внедряване на бизнес софтуер трябва да имат генерално разбиране как един бизнес оперира. Необходимо е те да познават не само конкретния пазар и индустрия, в които работи техният клиент, но и неговите специфични бизнес процеси.

Това включва запознаване с дейността на всеки един отдел на компанията и проучване как функционират основните й звена – от производството, през маркетинга до счетоводството, да се види колко цеха, склада и служителя има, с какви параметри, количества и капацитети борави, какво и кога отчита.

По този начин консултантите за внедряване на бизнес софтуер придобиват цялостна представа за дейността на фирмата, за логическите връзки между отделните дейности, за предизвикателствата и възможностите, пред които е изправена.

Една от честите грешки, която наблюдаваме, е всички компании от един сектор да се поставят под общ знаменател, без да се отчитат специфичните казуси, с които се сблъсква всяка една от тях.

Затова смятаме, че задълбоченото ниво на разбиране не може да се случи само на хартия.

Необходимо е консултантът да отиде на място, да се запознае с хората, да говори с тях, да задава въпроси и да ги слуша с внимание, за да получи и разбере тяхната гледна точка.

Впоследствие тези събрани впечатления ще му позволят да даде точните съвети и насоки, съобразени с конкретния контекст.

Технологичната експертиза

Вторият език, който трябва да владее консултантът по внедряване на бизнес софтуер, е езикът на технологиите. Тази негова роля се разгръща, когато конкретната информационна система вече е избрана и трябва да се премине към нейното имплементиране.

Той е експертът, който е наясно с техническите спецификации, с възможностите и добрите практики, заложени в платформата. Това му позволява да помогне на клиента да я приложи при себе си, така че да спечели в максимална степен от тези утвърдени практики.

Съществено предимство на бизнес софтуера от висок клас е, че в системата са заложени световни добри практики, които са изпитани многократно и работещи. Всяка бизнес система обаче има своите специфики. Ако всичко в нея бъде прекроено по нов начин, вие ще загубите тази добавена стойност.

Именно тук консултантът се намесва, за да гарантира един плавен преход. На база доброто познаване на системата и нейните възможности, той може да посъветва какво в нея е препоръчително да се запази и какво може да се настрои спрямо специфичните изисквания.

Познаването на законодателството

Третата важна област, в която консултантът за внедряване на бизнес софтуер трябва да има познания, е законодателството.

Например ERP решенията, финансовите и счетоводни системи трябва да бъдат имплементирани така, че да удовлетворяват редица локални и международни счетоводни изисквания.

Съвременните бизнес системи позволяват целият този процес да се автоматизира и данните, които се въвеждат в софтуера, директно да се изпращат към регулаторните органи.

Това обаче изисква добро познаване и разбиране както на законите, така и на самата система, за да се определи как е най-добре да се води документацията.

Още в началото на проекта е необходимо консултантът да прецени и препоръча как да се организира работата по внедряването, за да бъде автоматизиран целият процес по отчитане.

В противен случай има риск чак когато се стигне до модула за финансовите справки и отчети  да се окаже, че има несъответствия и да се наложи проектът да се върне в начална фаза за преработки.

Прочетете още: 7 съвета при избор на партньор за внедряване на бизнес софтуер

Кога е нужен консултант по внедряване и как да го разпознаете?

Важно е да правите разлика между консултант и технически изпълнител, защото това са много различни роли. Първият трябва да може сам да формира своето задание и след това да го изпълни, докато от втория се очаква единствено да може да реализира перфектно дадената задача.

Опитът ни показва, че ролята на консултанта по внедряване е задължително условие за успеха на проекта, особено при по-големи проекти.

Най-често консултантът за внедряване на бизнес софтуер и внедрителят са едно лице, екип или компания. Този вариант е най-икономичен от гледна точка на време и средства, инвестирани в проекта.

В тази връзка възниква и въпросът как да разберете дали вашият внедрител разполага с експерти в своя екип, които могат да изпълнят ролята на свързващо звено между бизнеса, технологиите и законодателството. Съветваме ви да проверите дали има подобна роля и да я изисквате.

Опитайте да разпознаете наличието на такъв експерт още при самото запознаване с внедрителя, на етапа на бизнес анализа. Обикновено това е човекът, който се интересува от конкретните казуси, задълбочава се в числата, дава примери и предложения за различни варианти как да бъдат променени съществуващите процеси, за да се постигнат по-високи резултати.

Другата възможност е да наемете външен консултант, който да изпълнява ключовата роля на консултанта по внедряване на бизнес софтуер. Този експерт трябва да бъде силна фигура, която да свърже организацията клиент, внедрителя и законодателството. Той трябва да владее и трите езика, за да превежда бизнес и регулаторните изисквания на технически език и обратно.

Добре е да предвидите, че с наемането на външен консултант се увеличава вероятността бюджетът на проекта да нарасне извън планираните рамки.

Как да изберете външен консултант по внедряване на бизнес софтуер?

Изборът на външен консултант е важно решение, към което трябва да се подходи с особено внимание. Опитът ни през годините показва, че внедряването на сериозна система в дадена компания без такъв експерт увеличава риска от провал на проекта повече от три пъти.

Основните критерии, по които трябва да се търси консултантът, са два – референции и опит. В своята практика той трябва да е работил по различни проекти, да е преминал през редица казуси и да е разрешавал множество конкретни проблеми. За подобна роля реалното предимство не носят единствено сертификатите, а по-скоро натрупаният опит през годините.

Все пак при избора е важно да се уверите, че консултантът има нужната технологична експертиза. Той трябва да познава достатъчно на брой системи като вашата, за да може да проведе конструктивен разговор с внедрителя, да разбере преимуществата и функционалностите на избраното от вас софтуерно решение.

Поради тежката роля, в която ще се окаже един външен консултант, е важно той да бъде отворен за диалог и да разполага с добри комуникационни и организационни умения.

Освен тях обаче той трябва да се отличава и с предразполагащ подход, лично отношение и проява на разбиране към вашите притеснения, страхове и проблеми.

Прочетете още: 4 предизвикателства при внедряване на бизнес софтуер – какво съветват експертите?

Balkan Services като външен консултант

Проектите, реализирани от нашите експерти, винаги включват участието на вътрешни консултанти по внедряване на бизнес софтуер, което увеличава добавената стойност от нашата работа.

Наскоро обаче екипът ни беше потърсен за ролята на външен консултант при имплементирането на ERP система, извън нашето портфолио.

Фирмата се свърза с нас, когато се сблъсква с предизвикателства при изготвянето на финансовите и счетоводните модули, доста време, след като проектът вече е стартирал.

Един от основните проблеми се свеждаше до това, че при въвеждане на данни в системата излизаха грешки и несъответствия във финансовите резултати.

Затова екип от двама наши експерти влезе в ролята на външен консултант, а основната им задача беше да открият откъде идва проблемът и да помогнат за отстраняването му, поддържайки непрекъсната комуникация между клиента и внедрителя.

За целта те трябваше да разберат как работи системата, нуждите на клиента, и да идентифицират кое от ставащото се дължи на неправилно използване на системата и кое на технически ограничения.

Следващата стъпка беше да се проведат сериозни дискусии с всички участващи страни, за да се обясни ситуацията, да се обсъдят вариантите и предложения как да се изчистят грешките, за да заработи системата по най-удобния за клиента начин.

В случая през цялото време се налагаше да се правят справки със законодателството, тъй като секторът, в който оперира нашият клиент има редица специфики по отношение на отчитането.

Нашите консултанти също така имаха нелеката задача и да се справят със съпротивата от страна на служители в компанията, като им обяснят и ги убедят защо дадена дейност трябва да се изпълнява по различен начин от този, с който са свикнали.

Въпреки всички предизвикателства проектът приключи успешно и системата вече работи, отговаряйки на нуждите на клиента и законодателните норми. Компанията признава, че по време на проекта не си е давала сметка, че ролята на консултант по внедряване на бизнес софтуер й е необходима, за да потърси такъв още в началото и да не губи допълнителни средства, време и усилия.

В нашия екип определяме един проект като успешен, когато не просто отговаря на очакванията, а ги надхвърля.

Прочетете още: Balkan Services отпразнува своя 15-ти рожден ден! [ФОТО разказ]

---

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на правилното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите, местното и международно законодателство и счетоводни изисквания. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services внедрява бизнес софтуер от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта за над 270 компании. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.