Витагрейн следи в реално време зърното в базите си с обновена ERP система [case study]

Когато за първи път стартирахте процес по внедряване на софтуер в компанията си, вероятно сте търсили решение, което да изведе бизнеса ви на “следващото” ниво, да оптимизира ключовите процеси и в крайна сметка да помогне на компанията да расте. Всички тези цели може да са постигнати, но това не означава, че „пътуването“ е приключило.

Да продължите да работите със старите си системи, без да правите равносметка за променящите се нужди на бизнеса си е еквивалентно на „развитие в застой”. За да излезете от тази ситуация, е важно да определите дали компанията ви е достатъчно оптимизирана и вашите процеси максимално интегрирани ли са в наличната ERP система. Може би имате нужда да обработвате нови данни или е наложително да организирате своите фирмени активи?

Каквито и да са стъпките, следващият въпрос, който трябва да си зададете е: „Може ли наличният в компанията ERP софтуер да се справи с тези задачи?”

ERP (Enterprise Resource Planning, на български „планиране на ресурсите на предприятието“) е софтуер за цялостно управление на бизнеса, който позволява автоматизация на всички ключови бизнес процеси и оптимално използване на човешките, материалните и финансовите ресурси. Подобрен централен „команден център“ вече се намира в ръцете на българската компания Витагрейн и й дава предимството да вижда в реално време какво се случва във всяко едно от поделенията й.

Прочетете още: Какво трябва да знаете за ERP системите

Лидер в търговията със зърно и слънчоглед

Витагрейн има близо 20-годишна история и днес е лидер в търговията със зърнени и маслодайни култури.

Компанията притежава модерни силозни съоръжения в Генерал Тошево и Свищов и плоски складове в с. Скалица, които за целите на търговията от място са стратегически добре разположени в едни от най-големите земеделски производствени райони на страната.

Компанията постоянно разширява своята дейност и инвестиции в желанието си да остане надежден партньор в сектор, в който търговията, логистиката и движението на финансови средства много често са предизвикателство.

Как се контролира толкова динамичен бизнес?

Съществуващата ERP система на компанията – Atlantis ERP, която е внедрена от нашия екип преди години, проследявала доставките, фактурирането, задълженията и вземанията на Витагрейн.

В базите на компанията имало още две софтуерни програми – едната измервала теглото на камионите, а другата правила лабораторни анализи на доставеното зърно. След като информацията от тези две програми постъпвала, тя трябвало да бъде ръчно въвеждана в ERP системата. Това обаче не можели да правят служителите във всички зърнобази и се налагало съдействие от екипа в централата на компанията – в София.

Целият този процес ставал особено тежък по време на жътва, защото в зърнобазите влизали стотици камиони и обработката на данните отнемала много време и ресурс. 

Друго затруднение при стария метод на работа във Витагрейн било, че самите доставки не се записвали за всеки един камион, а общо на партиди.

Една система е повече от три

„Основната ни нужда в онзи момент беше да започнем да работим с една система и да обучим персонала по базите да работи добре с нея”, разказва ни Даниел Тодоров, който е счетоводител в компанията от 8 години и е главно действащо лице по съвместния проект от страна на Витагрейн.

Той посочва, че за бизнеса на компанията било важно занапред софтуерът им да може да измерва камионите, да прави анализи на качеството на стоката и да предоставя многообразие от справки и възможности за различни сечения.

„Най-важно обаче беше да получаваме информация в реално време. Например, ако сега имаме един камион в базата ни в Генерал Тошево – цялата информация за него да бъде налична на момента и в централата в София”, обяснява Даниел.

Платформа, която може да предостави решение на тези казуси би помогнала на Витагрейн да контролира процесите в зърнобазите си и да минимизира времето за оперативната работа на служителите. При досегашния начин на работа, с няколко софтуера едновременно, съществувал риск от допускане на грешки и разминавания във въведените в различните системи данни.

„Искахме това, което вече имаме като ERP система, да бъде надградено спрямо нашите актуални нужди”, обобщава Даниел.

В търсене на подходящо решение на текущите предизвикателства за управление на бизнес процесите си от Витагрейн се свързват с нашия екип, заради добрите ни професионални отношения.

„Тъй като вече имахме ERP система и през годините сме правили доработки на програмата знаехме, че с екипа на Balkan Services може да се комуникира лесно, да се обсъждат въпросите и идеите, а също и да се добавят нови неща в процеса на работа”, споделя впечатленията си Даниел.

Затова как протече съвместната ни работа по този сложен за реализация проект и какъв беше крайният резултат от нея ще ви разкажем в следващите редове.

Надграждането на ERP системата

Проектът продължи около една година, през която двата екипа работеха по няколко различни фази за интеграция, надграждане и преработване на функционалности в съществуващите процеси.

„Целта на проекта беше ERP системата на Витагрейн да поеме и измерването на зърното от кантарите в базите и съответно да бъде свързана с лабораториите”, разказва Александър Величков, старши ERP консултант в Balkan Services.

За бизнеса на Витагрейн е важно да разполага с пълен набор от документи: кантарна бележка, информация за претеглено количество и анализ към тях. Този анализ дава последваща представа за т.нар. бонифицирано количество, което представлява реалното количество зърно – без влага и примеси.

Решението за проследяване на тези сложни процеси, което екипът ни предложи на Витагрейн е един ERP софтуер с две интеграции. 

Едната интеграция е с лабораторен уред, който представлява статична  машина, ползвана за анализ на зърното. А втората е със софтуера на кантарите.

Прочетете още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

По отношение на първата интеграция, екипът ни свързва кантарите, които се намират по зърнобазите на Витагрейн към ERP системата. По този начин компанията вече може да контролира целия процес по входящо и изходящо зърно. Важно в случая е, че системата предоставя автоматично информация за всички камиони и за измерените тегла.

Функционалността дава възможност за по-прецизен и навременен контрол, тъй като преди надграждането на ERP системата тези записи се въвеждали ръчно.

„Вече има проследимост и възможност за анализ от централата на Витагрейн”, подчертава Александър.

За втората интеграция, разказва Христо Костадинов, мениджър проекти в Balkan Services.

„Направихме така, че в ERP системата на Витагрейн да се съхраняват 37 показателя за зърното и тези, които се получават от лабораторните уреди да се записват автоматично в системата. По този начин осигуряваме на Витагрейн възможността за подробни и навременни анализи на качеството по доставчици, регион, реколта, зърнена култура и всякакви други сечения, от които мениджмънтът има нужда“.

Казано иначе, за всеки един камион има набор от показатели, които софтуерът съхранява и по този начин Витагрейн има яснота във всеки момент, какво е средното качество на доставеното зърно. Същата процедура се повтаря и когато зърното напуска складовете, за да бъде ясно, какво е качеството на зърното, което напуска зърнобазите.

Персонализиран софтуер за цялостно управление на бизнеса

Когато проектът стартира, обхватът му е сравнително „тесен”, като в процеса на работа той остава с „отворен” край. Така при всяка нужда за допълнителна функционалност екипът ни остава в готовност да поеме ново задание, да предложи решение и да направи тази доработка възможна.

„Проектът протече почти през цялата 2022 година с ритъм, който ни позволи да се съобразяваме с предварително очертания график на натовареност на Витагрейн, като същевременно успявахме да добавяме новите изисквания на клиента и да ги адаптираме към съществуващата конструкция и архитектура, която направихме специално за техния лабораторен анализ”, разказва Христо.

Той подчертава, че този проект е напълно напаснат спрямо нуждите на клиента.

„Витагрейн изцяло „задраска” съществуващия към онзи момент софтуер за лабораторен анализ и вече изобщо не ползва допълнителен софтуер, за да поддържа лаборатория, което спестява на компанията разходи”, казва Христо.

Освен всичко изброено по-горе, ERP системата има функционалност за автоматично осчетоводяване на кантарни разлики.

“Предоставихме на клиента ни система, зад която изградихме доста сложни функционалности, защото трябваше да се съобразим със съществуващите вече процеси и начин на работа в компанията”, обобщава Христо.

Основната полза от нея за служителите на Витагрейн в зърнобазите безспорно е, че вече работят с един софтуер, а не с три.

„Те са много доволни и оценяват, че правим нещо за тях, защото всички промени, които станаха реалност са в тяхна полза”, казва Даниел.

Той допълва, че за колегите му в централния офис безспорна полза е реалната картина, която имат за това, което се случва във всяка зърнобаза.

„Освен това отпаднаха много операции и така имаме време да правим по-задълбочено други важни неща”, добавя Даниел.

Според него за счетоводния отдел на компанията, непосредствената полза е по-добрият репортинг.

Успешният край на предизвикателен ERP проект

По време на летните месеци, които заради естеството на бизнеса на Витагрейн са най-натоварени за компанията, се появиха по-големите предизвикателства при реализацията на проекта. Те се дължаха основно на непредвидени ситуации, които през изминали години не са възниквали и съответно не са отчетени в заданието още в самото му начало.

Прочетете още: 4 предизвикателства при внедряване на бизнес софтуер – какво съветват експертите?

„В тези ситуации срещахме голямо разбиране от екипа на Balkan Services, а също и много бърза реакция от тяхна страна. Те по всякакъв начин ни съдействаха, за да осъществим всяка една операция правилно и тя да бъде отчетена в ERP системата, както трябва, за да имаме пълна картина на това, което се случва към момента, в реално време. А в крайна сметка, това беше основната мисия на проекта”, казва Даниел.

Той е категоричен, че ако има система за оценка на работата с нас с удоволствие би присъдил на Balkan Services максимален брой точки.

Факторът, който несъмнено стои зад успешната реализация на проекта е добрата комуникация между двата екипа.

„Насреща имахме страхотен екип, който беше заинтересован от реализацията на проекта, като това си пролича от напредъка, който постигахме, защото при всяка една нужда от тест или информация екипът на Витагрейн реагираше светкавично и адекватно. А това ни даваше свобода да действаме и да правим повече и повече по проекта”, казва Христо. 

От друга страна, екипът ни познаваше много добре естеството на работа на Витагрейн. Затова, въпреки комплексността, която изискваха новите функционалности, процесът вървеше гладко – с подаването на заданието от тяхна страна, веднага от наша страна се получаваха и възможностите за решение.

“Изключително сме благодарни на целия екип на Balkan Services и оценяваме много високо работата им”, казва Даниел, който е категоричен, че препоръчва Balkan Services, като партньор за внедряване на софтуерни решения на бизнеса.

Прочетете още: Защо Viscom избра облачната ERP система NetSuite за цялостно управление на бизнеса [case study]

---

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за управление на бизнеса от 2006 г. и има завършени успешно над 140 ERP проекта предимно в средни и големи компании в сферите производство, търговия, услуги и банков сектор.