Випласт АД оптимизира производството си с облачния софтуер Soft1 ERP [case study]

Ефективни ли са бизнес процесите във вашата компания, как да подобрите производителността и каква е устойчивостта, адаптивността и гъвкавостта на служителите ви? Софтуерно решение може да „нарисува” картината на случващото се във вашата компания, за да можете лесно да си отговорите на всички тези въпроси.

От пролетта на 2023 г. компанията за производство на фолиа “Випласт” АД работи ефективно със Soft1 ERP. Как този софтуер за управление на бизнеса промени начина на работа в компанията и какви необходимости са продиктували нуждата от тази промяна ще ви разкажем в следващите редове.

“Випласт“ АД е млада, бързоразвиваща се компания, занимаваща се с производство на фолиа от полиетилен терефталат (PET) и рециклиране на опаковки и фолиа от PET. Фолиата, произвеждани от дружеството, намират широко приложение както в хранителната, така и в нехранителната индустрия като козметика, електроника, детски играчки, тарелки, сгъваеми кутии, кетъринг опаковки и други. Компанията предлага както стандартни, така и индивидуални решения, съобразени с изискванията на клиента и опакования продукт, както и със спецификациите на съответната опаковаща, термоформоваща или щанцоваща машина.

„Випласт“ има амбицията да се превърне във водещ производител на PET фолио в страната и региона.

За да постигне тази цел, компанията се доверява на Soft1 ERP – цялостно софтуерно решение за управление на бизнеса, което подпомага организациите в ежедневната им дейност.

ERP платформата предоставя възможност за обслужване на всички ключови бизнес процеси, като в нея са вградени ноу-хау и стандартизирани процеси от десетки хиляди клиенти в Балканския регион.

Нуждата от замяна на таблиците

Преди внедряването на системата във “Випласт“, разчитали основно на таблици в Excel. След като компанията пуснала нови мощности в експлоатация и се разраснала, обемът на работа нараснал, продажбите и целият бизнес, също.

Единственият отговор на необходимостта да следят числата реално, текущо и да бъде сигурно, че те са верни бил ERP софтуер.

Преди внедряването на новата ERP система в компанията работили и с друг софтуер за управление на бизнеса, който обаче не отговарял на нуждите на бизнеса на „Випласт” – компанията го използвала реално само за фактуриране.

„ERP системата дава много точна и подробна информация в сравнение таблиците. И веднъж направена, както трябва – работи чудесно”, смята изпълнителният директор на „Випласт” Виктор Тодоров.

Той допълва, че благодарение на неговия опит и този на колегите му до този момент ръководството на „Випласт” било сигурно, че е много важно новият ERP софтуер да работи за тях, а не те за него.

Преди внедряването на новата ERP система счетоводството нa „Випласт”, което се намира в София, използвало различна система от тази, с която работи поделението на фирмата в Пловдив.

Благодарение на новия ERP софтуер всички работят с една система и разполагат с една и съща информация, която е актуална.

Както голяма част от клиентите на Balkan Services и „Випласт” решили да се доверят на нашата консултантска компания след препоръка.

„След кратко колебание кой точно продукт е най-подходящият за нас между двата високи класа ERP софтуер – Soft1 ERP и NetSuite, екипът на Balkan Services ни увери, че за производствена фирма като нашата по-правилното решение е Soft1 ERP. Към момента съм щастлив с избора си”, споделя Виктор Тодоров.

Обхват на ERP проекта

По време на имплементацията са внедрени основните модули: продажби; покупки; счетоводство. Поради спецификата на дейността на компанията е внедрен и модул „производство”.

„Този модул се явява нещо като „черешката на тортата” в тяхното внедряване”, отбелязва Владислав Йотов от Balkan Services.

Той пояснява, че производствената линия на „Випласт” е много подобна на рециклиращ завод. Това означава, че от всяка една фаза на производството може да бъде върната продукция или материали в първата фаза на производството, докато в традиционния модел на производство нещата вървят само в една посока и материалите не подлежат на преработка. Поради тази специфика производството на компанията не е никак лесно за пресмятане.

За целта е обхванат и процесът по офериране на клиента и е направена доработка в модул продажби по ноу-хау на „Випласт“, която обхваща процеса по обслужване на клиентите. Благодарение на това, докато обслужват клиент, служителите на компанията могат да наблюдават на екрана си различни параметри и стойности, свързани със старите поръчки на клиента, как са били доставени, какви са били спецификите на тези поръчки и на съответния продукт, както и много други и различни показатели, важни за потребителите на Soft1 ERP.

Така, започвайки от оферирането на клиента, минавайки през доставката на материали, производството, окачествяването на готовата продукция, експедицията и получаването на плащане от клиента, са обхванати абсолютно всички бизнес процеси на компанията.

Прочети още: Какво трябва да знаете за ERP системите

Създадена е и специфична функционалност за заявки за транспорт, чрез която логистичните компании могат да дават предложения за цената на транспорта.

„Бонусът за компанията е, че цялата информация се намира на едно място. И в нея всичко е подредено и проследимо”, обяснява Владислав Йотов от Balkan Services.

Така например, ако поръчката трябва да бъде променена в момента, в който оторизиран потребител редактира тази поръчка, на едно специално информационно табло (от англ. Dashboard) на основния екран на потребителя, отговорен за производствените процеси, се визуализира информация какво е променено и какво трябва да бъде.

Примерен дашборд в Soft1 ERP

Това е изключително важно, защото „Випласт” не работи на складов принцип, а изпълнява поръчки по специфични изисквания на клиента. Веднага след като поръчката бъде произведена, тя бива изпратена към своя поръчител.

Благодарение на тази функционалност „Випласт” може да реагира мигновено при желание от страна на техен клиент за промяна на поръчката, което дава голяма гъвкавост.

Силата на Soft1 ERP

е, че успява да се ориентира в подобни ситуации.

Новата ERP система е от полза на служителите на цялата компания и реално няма звено, което да няма досег до нея.

За удобство на част от потребителите е настроен модул „S360“, в който могат освен да се преглеждат справки чрез мобилното приложение, още и да се одобряват например поръчки или да се въвеждат такива.

Петте най-важни показателя

„В мобилното приложение сме изнесли най-важните справки, за да не се налага на ръководството всеки път да отваря компютър, за да получи данни за най-важните показатели”, пояснява Владислав Йотов от нашия екип.

В случая най-важно е как компанията е работила през предходния ден и всеки един управител наблюдава: какво количество е произведено, какви са задълженията, колко и какви поръчки има да се изпълняват, какви са постъпленията.

Цялата тази информация е в ръцете потребителите и на базата на нея могат да вземат своевременни и бързи решения.

Облачна ERP система

Решението Soft1 ERP се предлага в облачен (SaaS – софтуер като услуга) и в On-Premises (с инсталация на място при клиента) вариант.

„Випласт“ избира да внедри облачната версия на ERP системата Soft1, благодарение на която компанията работи винаги с последна и най-актуална версия на решението и в 100% от работните дни не е имало проблем с връзки и достъпи до системата.

„Това е модерният начин на работа”, отбелязва Владислав Йотов.

Традиционният модел, популярен до преди няколко години, а и все още приложим в определени ситуации, е със собствена база, със собствен сървър, но при тези инсталации възникват редица проблеми за разрешаване, например: как ще бъде защитено решението при достъп от дистанция; кой и как ще поддържа сървърите и цялата IT инфраструктура; 24 часа ли е поддръжката и други.

В облака не се налага да се мисли за защитата, защото работейки с най-модерните центрове за данни на платформата Microsoft Windows Azure, облачният Soft1 ERP е подкрепен от инвестициите на Microsoft в инфраструктура от висок клас и ненадмината сигурност, за да няма притеснения за данните. Отделно има специалисти, които се грижат услугата да е достъпна 24/7.

„Основната причина за избора ни е достъпността на облачната система, защото аз не желая да поддържам собствен сървър”, мотивира решението да спре избора си на облачната версия на Soft1 ERP Виктор Тодоров.

Целият процес по внедряването отнема около една година, като този срок е напълно релевантен за производствено предприятие.

Прочети още: ERP в облака на 2022: промяната идва, ще станете ли част от нея? (част 1)

Етапите на ERP проекта

Заедно с „Випласт“ определихме целите и желаните резултати на това внедряване. След първоначалните срещи бяха дефинирани ключовите в проекта звена, както и проблемите, които трябваше да бъдат разрешени.

„От тази рамка изведохме основните параметри на системата и се задълбочихме в спецификите на всеки един от тях“ разказва консултантът от Balkan Services.

Следва период на разработка и настройка на модулите от системата и предаването им към клиента.

„За ERP система от такъв калибър никога не може да кажеш, че проектът е завършен, защото винаги има какво още да се направи, какво да се модернизира и оптимизира, какви нови практики да се внедрят”, категоричен е Владислав Йотов.

Към момента екипът ни е насочил усилия към интеграция с банковите системи, което напоследък е една доста привлекателна и полезна услуга.

Стандартният инструментариум на Soft1 ERP позволява базова концепция на Business Intelligence система, която би могла да осигури базов репортинг.

За оперативния репортинг, който е ежедневен, се използват стандартни справки на системата –  производствени документи, продажби, покупки, наличности и т.н.

За ръководството са изградени специфичен вид справки, които дават едновременно обобщена и по-детайлна информация, посредством „drill-down“ технология, позволяваща достигане до най-детайлно ниво.

Всички специфични нужди на компанията са покрити.

„Системата работи и върши нещата, които трябва да върши”, обобщава Виктор Тодоров.

Той допълва, че през следващите няколко месеца ще бъдат „изгладени” и най-дребните детайли, които са останали за доработване.

В момента се работи и по внедряването на Soft1 ERP и в друго дружество, свързано с „Випласт”.

Прочети още: Как Еф Еф Груп повиши 7 пъти онлайн продажбите и изпълнява поръчки 5 пъти по-бързо [case study]

Нещата се случват по нов начин

За служителите на „Випласт” се оказва предизвикателство да се абстрахират от начина си на работа до този момент и да приемат факта, че да искат нещата да изглеждат както преди внедряването на Soft1 ERP няма смисъл.

„Предизвикателство беше да свикнем със Soft1 ERP и с неговия начин на работа, без да се опитаме да го променим и новата система да прилича на старата”, обяснява изпълнителният директор на „Випласт“.

Другият по-предизвикателен момент за компанията касае точното дефиниране на тяхното производство, за да може нашият екип от консултанти да напасне системата по тяхното дружество и производство.

„За успеха на един проект е важно хората да не се противопоставят на промяната. Нужен е и малко кредит на доверие, докато проектът се реализира, за да можем да им покажем, че нещата ще се случат”, категоричен е Владислав Йотов.

Според опита на нашия консултант, тези клиенти, които успеят да постигнат баланс и да фокусират хората си върху внедряването на бизнес софтуера, имат много стабилна основа и нещата при тях се случват. Той допълва, че ако има хора в една компания, които работят в посока проектът да не се случи – шансът той да не се реализира е висок.

“Внедряването на ERP система засяга всеки аспект на бизнеса, като предоставя жизнената сила, кръвоснабдява всеки ъгъл и ядрото (мениджмънта) с информация. Подобен проект, в процеса си на реализация, тества не само ефективността на бизнес процесите, смисъла на някои бизнес решения, но и самата система – хората, тяхната устойчивост, адаптивност и гъвкавост”, коментира Найри Масихи – ръководител на екипа за управление на проекти в Balkan Services.

Примерен дашборд в Soft1 ERP

Прочети още: Витагрейн следи в реално време зърното в базите си с обновена ERP система [case study]

Ползите от Soft1 ERP

Системата позволява на екипа на „Випласт” само с няколко клика да получава информацията, която му е необходима и да е сигурен, че тя е вярна.

„Сега вече целият ни бизнес е на екрана, на един клик разстояние. Мога да „въртя” една справка, както сметна за добре, да извадя всяко едно желано число и да съм сигурен, че то е вярно. Софтуерът ни дава и най-дребните детайли, които иначе убягват”, изброява ползите от новия софтуер Виктор Тодоров.

Достъпът до тази информация позволява на „Випласт“ да оптимизира производството си.

„Можем да преценим, какво трябва да променим, за да ставаме все по-добри”, казва още изпълнителният директор на “Випласт“.

Той посочва, че фактът, че стои на бюрото си в София и може да види абсолютно всичко, което се случва в базата в Пловдив, в реално време на компютъра си е изключително удобство за него и му позволява да създава по-добре бъдещи планове.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

Успешният завършек на проекта

е резултат от съвкупност от фактори. Водещи сред тях са професионализмът на екипа на Balkan Services, който ръководи внедряването на ERP системата и волята на ръководството на „Випласт” проектът да се реализира.

„Те са професионалисти в тяхната област, ние също в нашата”, обобщава Найри Масихи.

И допълва, че проджект мениджмънт екипът на Balkan Services е работил по важна част от организацията и подредбата на проекта.

По време на съвместната ни работа бяха създадени условия за установяване на много стабилна връзка със самите потребители на системата, защото те получиха обучение в движение.

Този интензивен процес на работа има ползи, защото клиентите „хващат” системата в ръцете си. Така в последствие доработките са единствено в посока подобряване на ERP системата, а не оправяне на проблеми.

Според изпълнителния директор на „Випласт” сред факторите за успеха на проекта са много добрата първоначална подготовка и съставения план как ще се реализира проектът за внедряване на ERP софтуера.

„Вашият екип познава много добре продукта и наистина мисли през него”, казва Виктор Тодоров от „Випласт“.

Той е категоричен, че съвместната ни работа е била чудесна.

“Доставянето на едно работещо решение е съвместно усилие и изисква непрекъсната комуникация и сверяване на часовника – дали се движим в един ритъм, разбирането, че не си готов, докато всички останали не са готови, е важен фактор за успеха на проекта и довеждането му до желания край”, обобщава Найри Масихи от Balkan Services.

Прочети още: 7 съвета при избор на партньор за внедряване на бизнес софтуер

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 690 проекта за над 360 клиента. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.