Търговска верига ЕДЕА оптимизира асортимент, наличности и доставки с гъвкава BI система [case study]

Каква е средната сметка на клиент в супермаркет в различните дни от седмицата? Драстично ли се различава броят на посещенията в един магазин за хранителни стоки през първия понеделник от месеца и през втория? Имаме ли изостанала стока, която все още можем да продадем на промоция, преди срокът й да изтече?

Business Intelligence (BI) не казва на мениджърите на магазини за търговия на дребно какво да правят. Вместо това системата ги напътства – информира ги какво се случва сега и какво в миналото е довело до текущото състояние. Така в BI фокусира вниманието на висшия мениджмънт върху отговора на въпроса: „Какво е правилното бизнес решение на база исторически и текущи данни?”

Не е нужно да сте компания с размера на Walmart или Tesco, за да събирате, съхранявате и анализирате данни, и да изготвяте на тяхна база ключови за бизнеса си стратегии. Всичко, от което се нуждаете, е солидна интегрирана софтуерна система за бизнес анализи, с която да трансформирате огромните обеми от разнообразни данни в лесносмилаема информация, за да вникнете в същността на бизнес процеса.

Пример за казаното по-горе е българската верига за хранителни стоки ЕДЕА Ритейл АД, в която екипът ни успешно внедри BI решението Qlik Sense на софтуерната компания и наш дългогодишен партньор Qlik.

В следващите редове нашият екип и този на ЕДЕА споделят от първо лице личните си впечатления от процеса по внедряването на BI системата и какъв е крайният резултат от съвместната ни работа.

Снимка магазин ЕДЕА

ЕДЕА е една иновативна марка в своя сектор. И това е водещото в развитието на компанията от създаването на бранда през 2017 г. досега. Веригата залага на потребителското изживяване и в петте си модерни обекта – хипермаркет в Русе, два супермаркета в Шумен и по един в Разград и Хитрино. В тези магазини са отразени световни тенденции, на база на които е изградена визията на идеалния хипермаркет.

След като комфортът за клиентите в магазините бил гарантиран, назряла нуждата от BI система, която да подпомогне работата на „двигателя” на фирмата – нейните служители.

Прочетете още: Business Intelligence система – какво, за кого и защо

Една справка отнемала половин работен ден

Екипът на ЕДЕА имал нужда да прави различни справки, които заради наличната ERP система изисквали много време, особено, когато се отнасяли за минал период. Зареждането само на една справка за наличност на всички магазини към определена дата отнемала четири-пет часа.

Освен време, допълнителните шаблони, които били необходими за всяка една нова справка, коствали на компанията и допълнителни разходи.

Решение на тези проблеми от ЕДЕА открили в BI софтуера от ново поколение Qlik Sense, който им позволил да вникнат в информацията, която се съдържа в техните бази с данни.

С BI платформата, която поддържа пълен спектър от възможности за бизнес анализи на данни, екипът на ЕДЕА започнал сам да изготвя справки и да използва централизирано изработени приложения, справки и информационни табла.

За процеса по внедряване на BI системата Qlik Sense в търговска верига ЕДЕА накратко ни разказва Кристина Кръстанова, която е мениджър проекти в Balkan Services.

Динамиката в развитието на ритейл сектора, интензивната конкуренция и променящите се изисквания на потребителите налагат вземането на бързи, навременни и точни ежедневни решения от страна на мениджмънта в този сектор. Поради тази причина с голяма охота приветствахме желанието от страна на ръководството на супермаркети ЕДЕА да изградим BI решение за тях.

Снимка магазин ЕДЕА

За начало се насочихме към анализ на продажбите. Естеството на ритейл търговията предполага, че данните са обемни и разнообразни. А това предоставя възможност за по-голям брой различни справки.

След като анализирахме продажбите, дойде ред и на самите магазини – каква е тяхната натовареност по обекти и часови пояси. Целта беше да се оптимизира продуктовото портфолио, а също и системата на доставките.

В началото на съвместната ни работа проведохме няколко сесии за извличане на нуждите на бизнеса. В последствие подготвихме предложение за тях с основните анализи и справки, които според нас са подходящи за техния тип бизнес. Разбира се, в процеса на работа проектът се обогатяваше и доразвиваше.

На база на предишния ни опит в анализа на работата на търговски обекти, екипът ни правеше много предложения за това как да се реализира проектът.

Първоначално предизвикателство се оказа анализът на складовите наличности и движенията на склада, тъй като бизнесът там е доста интензивен. В това отношение екипната работа и времето, което отделихме за разговори, преглед на данни, обсъждане на бизнес логика и процеси се оказа печелившата стратегия.

По време на седемте месеца, в които работихме заедно с екипа на ЕДЕА, направихме сложна интеграция с една система. Чрез нея BI софтуерът, който внедрихме в ЕДЕА, извлича данни от тяхната ERP система, в която се импортират данни от POS терминалите в магазините.

Ключова за успеха на проекта беше съвместната ни работа, защото всеки един бизнес има своите специфики. Ние водихме процеса и давахме предложения, а крайният продукт се реализира съвместно, благодарение на навременната обратна връзка и насоките, които получавахме от страна на ЕДЕА.

Нашите екипи така и не се видяха на живо, защото проектът беше реализиран по време на пандемията. Това обаче не попречи на гладкия процес на работа и за постигането на успешен краен резултат, което е доказателство, че когато има желание и екипна работа от двете страни, ситуации като локдаун не се отразяват занапред.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

За работата преди и след внедряването на софтуера Qlik Sense ще поговорим и с екипа на търговска верига ЕДЕА. И по-конкретно с ръководителя на проекта от страна на клиента Рамадан Рамадан, с Михаела Тодорова, която е главен счетоводител и с ИТ мениджъра Иван Иванов.

– Г-н Рамадан, какви бяха основните предизвикателства в работата на екипа ви, които породиха нуждата от внедряване на BI системата Qlik Sense? И каква беше причината да се обърнете към Balkan Services?

– Всяко тримесечие ние правeхме справки за минали периоди, за които имахме шаблони. Да събере необходимата информация обаче отнемаше цяла седмица на един човек.

В търсене на решение как да улесним този процес намерихме отговор в BI софтуера Qlik Sense.

Причината поради, която се обърнахме към вас е, че Balkan Services предлага тази система, което беше важно за нас, но още по-важно беше това, че ние имахме история с Balkan Services. Реализирали сме предишни успешни проекти и имаме изградени партньорски отношения.

Истината е, че разгледахме и други BI продукти, но преценихме, че Qlik има предимство като технология и начин на работа. Данните в този софтуер са заредени сякаш от оперативната памет и всичко става много бързо. А това е отличаващото и основно предимство на Qlik спрямо конкурентите. BI системата е много интуитивна и оправдава наименованието си, тъй като само с няколко клика стигаме до нужната информация.

Всичко това, заедно с добрите ни партньорски отношения, наклони везните към Balkan Services.

– Кои функционалности на BI системата смятате, че са най-полезни в ежедневната работа на различните екипи?

– От гледна точка на счетоводния отдел, мога да кажа, че не съм се сещала за справка, която да не мога да извлека от BI системата. В ежедневието ми се налага да проверявам различни неща в софтуера и той е като спасение за мен. Например, при таблиците мога да променям визията на колоните, а това е важно, защото винаги мога да ги променя спрямо справката, която искам да направя.

 – От гледна точка на ИТ отдела е важно да отбележа, че базата на ЕДЕА е около 600 GB. След внедряването на BI софтуера справките се случват за около час, което е много бързо. Големият обем на информацията, която се трансферира на отделен сървър не натоварва самата система, докато колегите работят.

Първоначалното зареждане се случва през нощта, ако искаме да видим информация в реално време, можем да си го позволим.

 – От гледна точка на мениджмънт, безспорно най-важна е гъвкавостта на BI системата. Буквално с няколко клика стигам до информацията, която ми е необходима. Самата технология и начин на работа с Qlik се случва бързо. Лесно прилагам няколко филтъра и те се отразяват по всички изгледи, а това предоставя голяма гъвкавост на справките.

От гледна точка на ежедневната работа информационните табла (от англ. dashboard) са много ползвана функционалност, защото чрез тях виждаме всеки ден всичко, което ни е нужно. Друга любима функционалност са отметките, тъй като с тях отделяме някои сечения за периоди и всъщност така ги запазваме. Например, артикули, които са на промоция в магазините през текущия месец се зареждат в справка, която след това се запазва, за момента, в който ще анализираме минали промоции. Така справката е готова без да се „ровим”.

Примерен дашборд в Qlik Sense

– А кои са трите ключови показателя, които ежедневно се следят от различните отдели?

– Счетоводният отдел следи ежедневно нетните приходи от продажби по артикули, съответно себестойност, защото се случват грешки при доставка. Така още преди системата да осчетоводи всички доставки, счетоводният отдел може да коригира данните. И това ни спестява доста работа.

Следим и показателите брой клиенти и средна сметка – това са много важни показатели за хипермаркетите. С BI системата можем да ги сравняваме със стари периоди, както и с дни от седмицата.

Важно е да отбележа, че преди ми се налагаше да търся несъответствия в данните с дни и да ги откривам месеци назад във времето, костваше ми големи усилия да ги коригирам. Сега вече не ми се налага да ги търся, защото чрез системата ги виждам на момента.

Прочетете още: Позволете на търговците да продават – история с щастлив край

– Мениджмънтът следи разходната част и как се „движи” компанията спрямо бюджета, който е заложен. Лесно може да се провери къде сме надвишили предварителните параметри, което е много полезно. 

BI системата ни представя различни гледни точки, което ни помага в планирането на работния процес. Да правим прогнози за бъдещи периоди, също така да сравняваме с предходни периоди.

– От гледна точка на ИТ отдел безспорна полза е това, че не е нужно да правя справки, които колегите ми вече могат да правят сами. В миналото се е случвало да правя такива справки с часове и то в почивни дни. Ще илюстрирам с пример. Сега колегите в магазините могат сами да правят справки за залежали продукти, които преди правех аз, като за четири обекта това ми отнемаше цял работен ден.

Прочетете още: Колко струва една BI система? [част 1]

– Г-н Рамадан, можете ли да обобщите кои според вас са ключовите фактори за успеха на съвместната ни работа?

– При работата си с Balkan Services ние бяхме като един екип. Това беше уникалното и в двата проекта. Не бяхме две отделни фирми, с два отделни екипа, а работихме като едно цяло.

Това се дължи на факта, че екипът на Balkan Services са добри професионалисти, които познават много добре възможностите на продукта. От друга страна, много добре усетиха нашите потребности и нуждите, които имаме.

Екипът ви ни даде много адекватни решения и отговори на нашите въпроси. Затова самият процес, който извървяхме и работата, която свършихме се случваше с лекота в една приятелска атмосфера.

Прочетете още: ЕГЕ Груп подобри бизнес анализите, бюджетирането и целеполагането с нова BI система (case study)

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 660 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.