7 съвета при избор на партньор за внедряване на бизнес софтуер

В развитието на всяка организация настъпва момент, в който назрява нуждата от внедряване на даден тип бизнес софтуер с цел по-ефективно управление на дейностите, оптимизиране на процесите и постигане на по-високи финансови резултати.

Независимо дали планирате да разширите фирмените си структури, да излезете на нови пазари или да модернизирате бизнеса си, това не може да се случи без подходящата за вас софтуерна система.

Изборът на бизнес софтуер, който да отговори точно на вашите нужди, е ключово решение за разрастването на вашата организация.

Опитът ни през годините показва, че изборът на внедрител е дори по-важен от решението за конкретното ново софтуерно решение, било то BI, ERP, WMS, CRM или специализирано решение за финансово управление например.

Успехът на един проект за внедряване на бизнес софтуер разбира се зависи от избрания софтуер, но в много по-голяма степен от начина, по който той е внедрен.

В статията обобщаваме 7-те ключови аспекта, които да вземете предвид при избор на доверен партньор за внедряване на бизнес софтуер.

# 1 Проучете историята на интегратора

Софтуерният бизнес у нас е сравнително млад, затова разумен избор за партньор в дигитализацията би бил консултантска компания, която е основана преди минимум пет години.

Препоръчваме ви да проучите внимателно бизнес профила на системния интегратор, включително с кои вендори си партнира, откога е официален партньор на търсеното от вас софтуерно решение и в кои географски райони може да внедрява бизнес системата.

Ако притежавате офиси в няколко съседни държави е добре да изберете партньор, който има право да оперира с търсения от вас софтуер на възможно най-много локации.

Прочетете още: Balkan Services отпразнува своя 15-ти рожден ден! [ФОТО разказ]

# 2 Разгледайте проекти за внедряване на бизнес софтуер, подобни на вашия

Вашата организация има индивидуални нужди, на които ще може да отговори единствено внедрител с релевантен опит.

За целта е добре да разберете дали консултантите вече са реализирали проекти с организации в същата или подобна на вашата индустрия, познават спецификите и имат ноу-хау за добрите практики. Така ще сте сигурни, че те няма да се учат в движение и ще доставят софтуерно решение, което отговаря точно на вашите нужди.

Уверете се, че внедрителят има опит с проекти с подобен обхват, особено ако става дума за нови за пазара софтуерни продукти.

Потърсете отзиви от други клиенти и разпитайте за реализираните от системния интегратор проекти, за да получите актуална обратна връзка.

Не пропускайте по време на проучването си да обърнете внимание как е протекла интеграцията на бизнес софтуера с други системи. Един богат на функционалности бизнес софтуер може да се окаже ниско ефективен, ако не бъде интегриран успешно с останалите платформи, използвани от вашата фирма.

Прочетете още: За търговска верига Макс Марк анализите на продажбите вече отнемат секунди [case study]

# 3 Оценете компетенциите на екипа

Консултантската ИТ компания е толкова добра, колкото са членовете на нейния екип.

Когато избирате партньор в дигитализацията е особено важно да проверите какви умения и компетенции притежават мениджмънтът и консултантите, работещи в компанията. Наблюдавайте още дали могат да ви предложат разумни и практични съвети как софтуерната система да подобри вашата работа по начин, който да повиши ефективността и възвърне по-бързо инвестицията си.

От техния професионализъм и ниво на експертиза ще зависи успешното реализиране на вашия ИТ проект.

Затова е важно да оцените дали те имат както задълбочени познания за софтуерния продукт, така и опит в сферата на проектния мениджмънт и управлението на бизнес процеси.

Проверете още:

• Слушат ли ви внимателно, за да разберат отлично вашата нужда;
• Говорят ли еднакво добре езика на бизнеса и на технологиите, за да могат да преведат бизнес нуждите на технически език, след което да научат и вас да „говорите“ езика на системата и оперирате самостоятелно с нея;
• Имат ли сертифицирани консултанти в екипа;
• Колко години опит имат консултантите;
• Участвали ли са в мащабни проекти, кои, колко;
• Познават ли спецификите на вашата индустрия;
• Разполагат ли с ноу-хау за добрите практики;
• Споделят ли открито за предизвикателствата при внедряване на бизнес софтуер и как да ги избегнете;
• Дали търсят варианти и предлагат решения, или просто са изпълнители;
• Следват ли установени процеси и стандарти за качество в своята работа, например ISO;
• Каква част от проектите им са завършени успешно и доколко внедрените информационни системи се ползват от потребителите.

За успешната реализация на проекта е важно още дали споделяте една и съща организационна култура.

Опознайте отделните членове на екипа – от бизнес анализаторите и проектните мениджъри до техническите консултанти, за да прецените дали ще се сработите добре.

Имайте предвид също така, че броят и квалификацията на екипа,  както  при интегратора, така и във вашата компания, до голяма степен определят скоростта и качеството на внедряване на съответната информационна система, както и последващата й поддръжка.

Прочетете още: Как да тествате нивото на споделено разбиране във вашия екип (игра)

# 4 Изградете пространство на доверие

Решението да допуснете някого до вашия бизнес е изключително важно. Новото партньорство, което ще изградите, трябва да се основава на взаимно доверие, разбиране и честност.

Вашият доверен партньор в дигитализацията трябва да може да задава въпроси и да слуша внимателно. В същото време той трябва да бъде искрен с вас относно предизвикателствата, вашето участие в проекта, евентуалните подводни камъни при внедряването на бизнес софтуера и да бъде честен с вас, ако не предлага система, която отговаря на вашите нужди.

Коректно е да ви запознае с всичко това още в самото начало, за да вземете информирано решение дали си заслужават инвестицията и всички усилия.

От друга страна компанията ви трябва да е готова да чуе препоръките и да ги следва с доверие.

В доста случаи това, което си мислите, че ви трябва може да се окаже второстепенна нужда след провеждането на задълбочен бизнес анализ.

Затова е важно да разчитате на подкрепата и експертизата на своя партньор, както на етапа на формулиране на желанията и нуждите ви, така и при преодоляване на бъдещи предизвикателства.

Прочетете още: 4 предизвикателства при внедряване на бизнес софтуер – какво съветват експертите?

# 5 Проучете прилаганата методология за внедряване на бизнес софтуер

Успешното внедряване на избрания от вас софтуер зависи до голяма степен и от организацията на работния процес и неговото ефективно управление.

Важен критерий, който съветваме да изисквате, е прилагането и следването на изпитана методология на внедряване на бизнес софтуер с ясни и предвидими стъпки. Прозрачният процес в съчетание с индивидуален подход ще ви помогне да си изясните какво да очаквате и какво точно ви предстои на всеки етап от проекта.

Добре е да проверите също дали имплементацията може да протече съобразно гъвкав и отдалечен режим на работа.

# 6 Разучете възможностите за поддръжка на бизнес софтуера

Обърнете специално внимание какво предлага консултантската ИТ компания след приключване на проекта.

Продуктовото обучение на екипа и служителите, които ще работят с новата система, е задължителен елемент за постигането на максимална ефективност след имплементацията на съответния софтуер.

Предлагането на ежемесечна поддръжка на бизнес софтуера, както и последващи актуализации с нови версии и функционалности на платформата от страна на интегратора ще гарантира, че решението отговаря максимално на променящите се нужди и мащаб на вашата дейност.

# 7 Разгледайте фирмения уебсайт и социални профили

При избор на партньор за внедряване на софтуерно решение ви препоръчваме да разгледате подробно фирмения уебсайт. По структурата, дизайна и актуалността на съдържанието можете да съдите за нивото на системния интегратор.

Прегледайте историята на компанията, нейните партньорства, портфолиото от продукти и услуги, екипа и неговата експертиза, изпълнените проекти и отзивите от клиенти.

Абонирайте се за техния нюзлетър, ако има такъв, за да опознаете дейността на компанията още по-добре.

Сериозно предимство е партньорът да поддържа регулярно корпоративен блог с полезно съдържание, който може да обогати познанията ви по темата и впечатленията за професионализма на компанията.

Проверете дали има препратки в уеб сайта към социални профили на компанията.

Имат ли корпоративен профил в Linkedin, страница във Facebook или канал в YouTube?

Поддържат ли регулярно и професионално своите профили, колко последователи имат, какво споделят за себе си, какви са отзивите за тях?

Balkan Services създадe първата българска общност в Linkedin от хора с интерес към модерните технологии за управление на бизнеса.

Ако сте прочели всичко дотук, значи темата ви вълнува 😊

Присъединете се към общността >>>

Много организации подценяват важността на решението за избор на партньор в дигитализацията. Но дори и най-подходящият за вас бизнес софтуер има риск да се окаже неефективен, ако не бъде внедрен с фокус върху ключовите за вас процеси.

В крайна сметка откриването на точния партньор може да направи разликата между успеха и провала при имплементирането на важни системи като ERP система за цялостно управление на бизнеса, система за бизнес анализи (BI), система за управление на склад WMS и др.

---

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса и технологиите, говорим и двата езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява бизнес софтуер от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта за над 270 компании. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.