„Вземането на бизнес решения е важен и сложен процес, който поставя предизвикателства пред мениджмънта на компанията. Вземането на правилни решения е гаранция за оцеляването на бизнеса, а бързото вземане на правилните решения е залогът за развитие на компанията” – Константин Шаламанов, Изпълнителен директор на „Лавена” АД

„Лавена” е един от пионерите в козметичната индустрия у нас. Компания с 60-годишна история, която налага марките си на 5 континента и в над 40 страни по света. Освен популярните продукти за деца и бебета „Бочко“, компанията притежава и марките „Моята природа“, „Bebble“, „Maternea”, „My Rose“, „Kiki“, „Работливи ръце“, „Hands@Work“, „Footness“ и „Sport Ready“.

Доказателство за правилните решения на един от водещите производители на козметични продукти и лавандулово масло в България са финансовите му резултати. През 2022 г. продажбите на „Лавена“ надвишават 21 млн. лева, което представлява увеличение с 15% на годишна база.

Със собствени насаждения, дестилерия и лаборатория, компанията успява да произвежда по 50 тона качествено лавандулово масло на година, което я нарежда сред водещите производители на лавандулово масло в света.

Как се проследяват продажби за милиони на пет континента?

В „Лавена” винаги са разчитали на софтуер и дигиталната трансформация е била част от развитието на компанията. Затова и необходимата информация винаги е била налична.

Достъпът до нея обаче, ресурсите за ползването й и нейната точност се оказват предизвикателство. Генерирането на нужната информация отнемало повече време, обхватът на справките бил по-скромен. Всеки допълнителен разрез изисквал допълнителен ресурс от време.

„За да бъдат решенията правилни е нужна информация. Обикновено това се прави на база анализ на съществуваща информация. Затова решихме, че инвестирайки в BI проект, ние ще получим бързина и удобство при получаване на необходимата информация”, разказва Константин Шаламанов.

От друга страна, възможността за представянето на информацията в дълбочина или в различни разрези, би улеснила многократно анализа й, с което би повишила до голяма степен ефективността на взиманите бизнес решения.

Прочети още: 10-те най-важни показателя за всеки мениджър продажби и как да ги следим ефективно

Изборът на софтуер и консултант

От „Лавена” подходили професионално към избора на BI система. Направили проучване за наличните на пазара продукти, оценили техните предимства с оглед наличните в компанията ресурси. Опитали се да си представят ползите от BI системата при бъдещо развитие на компанията. Така екипът на „Лавена”, определен за работа по проекта, оценил ефективността на Qlik и удобството при ползването на BI инструмента.

Системата предоставя две възможности на инсталиране – на място при клиента (on-premises, Client-Managed) и в облака (SaaS). От „Лавена” предпочели облачната версия на BI софтуера Qlik Sense.

В процеса на проучване от компанията потърсили мнението на други фирми, ползващи BI системи, както и мнението на професионалисти от бранша.

„За нас беше важно доставчикът на продукта да разбира нашите нужди, да ни съветва в процеса по внедряване, да бъде наш партньор, а не просто да ни продаде продукт. Затова опитът и добрата репутация на пазара на Balkan Services бяха решаващи”, казва изпълнителният директор на „Лавена”.

Прочети още: Облачни системи за бизнес анализи – същност и предимства [част 1]

Как отстъпките влияят на продажбите?

Идеята на проекта е разработване и внедряване в рамките на 2022 г. на функционираща BI система, която ежедневно да извлича, обработва и зарежда актуални данни за продажбите на „Лавена”.

Проектът стартира с бизнес област „Продажби”. Обхватът му включва основно информационно табло (т.нар. Dashboard) на ниво компания, възможност за персонализиране на справките спрямо индивидуалните нужди, продуктов анализ, анализ на клиенти, анализ на отстъпки, геоанализ и вземания.

„Ние предложихме едно крайно решение, което съставляваше определени анализи и справки, подходящи за бизнес като техния. Това, което екипът на „Лавена” привнесе, беше свързано с темата „Анализ на отстъпки по клиенти и бизнес линии”, тъй като техният бизнес работи с отстъпки”, обяснява Найри Масихи, ръководител отдел “Управление на проекти” в Balkan Services.

В този контекст е важно да отбележим, че „Лавена” прилага различни търговски отстъпки при работата си с клиенти – месечни, тримесечни, годишни, именно за това за компанията било важно да може да анализира тези отстъпки и техния ефект върху продажбите.

Освен анализ на отстъпки, BI системата на „Лавена” има и задължителните компоненти, показатели и характеристики, които са валидни за всеки бизнес – продуктова номенклатура (има нужда от продуктов анализ), клиенти (има нужда от клиентски анализ), дистрибуция (на базата на география и населени места).

Прочети още: Аксон България разполага с верни данни за секунди с нова BI система [case study]

Петте етапа на BI проекта

Реализацията на съвместния BI проект с „Лавена“ преминава през пет последователни етапа:

1. Извличане и анализ на изисквания

Работата по проекта стартира в средата на май 2022-ра със серия от работни сесии за извличане на изискванията на потребителите. Тяхната цел е уточняване на обхвата на проекта и очаквания резултат. Към средата на юли 2022 г. е одобрена рамката на проекта.

2. Подготовка и планиране

През август 2022-ра тече подготовката на двата екипа за стартиране на проекта – формиране на екип, проектно планиране, техническа подготовка и настройки.

3. Разработване и тестване

В началото на септември 2022 г. стартира работата по внедряването на BI системата. 16 ноември е датата, на която е отбелязано значимото за проекта събитие „Go-live”.

„В хода на проекта ние поетапно доставяхме компоненти на клиента, които да бъдат тествани от потребителите на BI системата. Така получавахме по-бърза и честа обратна връзка и се адаптирахме към техните изисквания, за да вървим в правилната посока”, разказва Найри Масихи.

За по-лесна ориентация в потребителския интерфейс и усвояване на основни функционалности, екипът ни провежда обучение на потребителите на BI системата в „Лавена”.

4. Адаптиране и преход

В последващите 5 седмици от датата на пускане на BI системата в продукционна среда потребителите се адаптират към работата с новия репортинг инструмент. Проектът приключва по план преди коледните празници.

5. Поддръжка

От началото на 2023 г. стартира следпроектното обслужване, с което се гарантира процесът по подкрепа и съдействие на потребителите, поддръжка и надграждане на въведената в експлоатация нова система за бизнес анализи.

Фокус върху крайната цел

В хода на изпълнението на проекта и осъзнаване потенциала на BI системата от страна на „Лавена“, възникваха нови въпроси и изисквания, които бяха извън първоначално заложените, с което рискувахме да излезем извън заложените време и бюджет.

„Беше предизвикателство да не се „пускаме” по течението на нововъзникнали въпроси, които ни отклоняват от крайната цел, а да бъдем фокусирани върху това, което бяхме заложили в началото”, пояснява Найри Масихи.

Така в основно предизвикателство пред проекта се превръща структурирането на изискванията и определянето на основните и задължителни компоненти, така че да се оформят и прецизират обхват и цели, които да бъдат реалистични и постижими в рамките на желания бюджет и времева рамка.

„Основно предизвикателство пред проекта беше структурирането на големия обем информация за прецизирането на обхвата, така че да не се впуснем в невъзможен проект.Затова превръщането на желания в постижими цели е много важна част от проекта. Спазването на сроковете и от двете страни е винаги предизвикателство. За решаването на тези предизвикателства е нужна ефективна комуникация между екипите”, категоричен е Константин Шаламанов.

Прочети още: 3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

Крайният резултат от BI проекта

„Лавена” разполага с BI инструмент с предварително дефинирани справки и анализи, както и гъвкав генератор, който дава възможност крайният потребител сам бързо и лесно да създава дизайна на справката си – да избира какви характеристики, показатели и филтри да включи.

„Това е една възможност с много опции”, обобщава Найри Масихи от нашия екип.

Важно е да отбележим, че потребителите получават ежедневни справки на база актуални данни, а възможността да запазват различни селекции спестява време.

Ползватели на BI софтуера към този момент са ръководството на компанията и служителите от финансово-счетоводния и търговския отдел на „Лавена”.

„Целият мениджърски екип получи ефективен инструмент за анализ и вземане на решения. Всички потребители на системата вече разполагат с достоверна и навременна информация, за да управляват по-добре процесите на продажби, за по-бързо откриване на проблемни зони и взимане на своевременни решения. Трудно може да се остойности времето за това”, казва Изпълнителният директор на „Лавена“ Константин Шаламанов.

Той посочва, че 4-те най-важни за него ключови показатели, които следи на ежедневна база в BI системата, са:

• Продажби спрямо зададени цели и минали периоди;
• Рентабилност на продажбите по клиенти/пазари/изделия;
• Ефективност на провежданата политика;
• Топ продажби и марж по клиенти и артикули.

 „Ползите, които очаквахме при взимане на решение за реализация на проекта, напълно съвпаднаха с резултата от проекта. Своевременността и удобстовото при ползване на наличната информация и улесненото взимане на решения е безспорно най-значимата полза. Разбира се, бързата обработка на данните, спестеното време, достъпът до единни данни за ключови показатели за бизнеса са неизменно сред ползите”, обобщава Константин Шаламанов.

Прочети още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Професионалната подготовка и отношение на работните екипи

Подходът на екипите и на двете компании към проекта е сходен и това помага много при съвместната работа, категорични са и двата екипа, които по време на внедряването на проекта се сработват като един.

„С екипа на Лавена се работи с лекота, стриктни са, винаги отговаряха навреме и в много кратки срокове“ коментира за съвместната работа Николай Петров, Старши BI консултант от нашия екип.

Примерен дашборд в Qlik Sense 

„Опитът и професионализмът на екипа на Balkan Services много добре се комбинират с находчивостта и гъвкавостта на екипа на „Лавена”. Опитвахме се да бъдем максимално коректни, ефективни и бързи. Това позволи да реализираме проекта в желания обхват и срок”, обобщава факторите за успех Изпълнителният директор на „Лавена“ Константин Шаламанов.

Тук е важно да отбележим, че екипът ни използва вътрешна експертиза, разработена на база дългогодишния опит и завършени успешно над 420 BI проекта. Консултантите, които работеха по проекта от наша страна, много добре познават основните справки, анализи и ключови показатели нужни за анализ на продажбите на „Лавена”.

„Количество брутни/нетни продажби, брутен/нетен марж в стойност и процент, брутна/нетна цена, цена в промоция, средна цена, планови бройки и стойности, активни клиенти, „заспали” клиенти, среден брой артикули във фактура, вземания и просрочия – това са все показатели, които са общовалидни, познати за нас и ние знаем, че те са нужни”, казва Найри Масихи.

И допълва, че дори и при общовалидни показатели и характеристики, и като цяло познати справки, се отделя нужното време и внимание за процеса по валидиране и потвърждение на дефиниции, за да не се пропуснат специфики в бизнес правила и практики на компанията.

„Ролята на проектния мениджмънт беше да структурира, организира, координира и комуникира това, от което „Лавена” има нужда, за да има ръководството на компанията спокойствието, че това, което е инвестирано като време и финанси, ще доведе до желания краен резултат”, допълва още тя.

Според наблюденията на Найри това е един от проектите на Ваlkаn Ѕеrvісеѕ с клиент, който знае точно какво иска и е наясно с това, което желае да постигне с проекта.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

Разширяване на BI проекта извън продажби

С опознаване потенциала на BI системата възникват нови идеи за приложение и разширяване на анализите. Следващите стъпки в посока надграждане на BI системата включват разширяване на обхвата на проекта към повече потребители, така че максимално много хора в компанията да разполагат с необходимата им информация навреме.

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 690 проекта, от които над 420 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.