Растящият бизнес на „Техновит“, в който ERP и BI технологиите организират управлението на процесите

С разрастването на бизнеса за производствените компании реалното отчитане и качественият анализ на данните стават все по-предизвикателни.  

Софтуерите за планиране на ресурсите в предприятията (ERP) и Business Intelligence (BI) системите дават ключово предимство на организациите, които искат да подобрят ефективността на управлението си. Комбинацията от двата типа технологични решения осигурява всички необходими предпоставки за вземане на информирани решения за бизнеса.  

Повече затова как интеграцията на двата софтуера осигурява проследимост на данните в реално време, улеснява анализа и предоставя на висшия мениджмънт цялостна представа за дейността на компанията ще ви разкажем в следващите редове.  

„Техновит“ е сред лидерите в дистрибуцията на лепилни технологии, специални химичеки продукти и бои за тежката индустрия в България. Дистрибуторската програма на компанията включва, лепила, смазки, силикони и уплътнители, бои и лакове, съпътстващи материали и оборудване. Дружеството предлага покрития за повърхностна обработка, защита от корозия и декорация на метали. 

От началото на 2024 г. „Техновит“ автоматизира управлението на бизнес процесите си чрез ERP софтуера Enterpoint и BI системата BusinessPace, внедрени от екипа на Balkan Services.  

Прочети още: Какво трябва да знаете за ERP системите (обновена 2024)

Точен поглед и усъвършенстван анализ 

Идеята за въвеждане на ERP система в „Техновит“ идва в резултат от увеличаването на обема на работата. Преди внедряването на новия софтуер в компанията разчитали на счетоводна програма за извършване на справките, свързани с продажбите и разходите, а отчитането на възвращаемостта от продажбите се случвало в таблици. 

В началото на жизнения цикъл на компанията този начин на работа бил оптимален и удовлетворявал нуждите й. С разрастването на бизнеса отчитането ставало все по-трудно, а рискът от допускане на грешки при ръчното въвеждане на данни растял. Липсвала и система за анализ. 

Имахме нужда от решение за управление, което да ни дава по-точен поглед за бизнеса. Трябваше ни и аналитична част, която да обобщава информацията за резултатите, за да правим своевременно изводи за правилните стъпки за развитие.“

Така управителят на „Техновит“ Юлиян Шиваров описа факторите, които водят компанията към идеята за внедряване на ERP и BI системи. 

Компанията беше на такъв етап в развитието си, в който ръстът на бизнеса по естествен път водеше управлението на работния процес към оптимизация“, сподели впечатленията си ERP консултантът от Balkan Services Сузана Петкова.

След препоръка за продуктите и консултантските услуги на Balkan Services от „Техновит“ избират готовото ERP решение Enterpoint и софтуера за бизнес анализи Qlik Sense. Двете системи са паралелно внедрени, свързани са и вече близо 1 година работят като един организъм. 

Прочети още: Business Intelligence система – какво, за кого и защо

Enterpoint ERP: Мощен инструмент в ръцете на „Техновит“ 

Комбинацията между Enterpoint и BI системата улеснява работата както на мениджмънта, така и на служителите на компанията на оперативно ниво. 

Внедряването на ERP софтуера в „Техновит“ отнема около месец – случва се плавно и без трудности. Паралелно е проведено обучение на ключовите потребители, което позволява на компанията да стартира бързо работа със системата. 

Enterpoint ERP е мощен инструмент, който дава на компанията изчистен поглед върху бизнеса във всеки един момент“, обобщи Сузана Петкова.

Решението обезпечава основните бизнес процеси на компанията – управление на склад, продажби, покупки, а също и специфичното комплектуване и вътрешно производственото смесване на бои. 

За да обезпечи една от спецификите на дейността на „Техновит“ екипът ни въвежда в ERP платформата бонове с рецепти. Тази функционалност позволява реално управление на процеса по смесване на бои. 

Първото месечно приключване в ERP системата е реализирано със съдействието на екипа на Balkan Services, като документите са предадени в срок. 

Благодарение на Enterpoint „Техновит“ може да проследява, заложените цели за изпълнение от търговци. Информацията за броя на сключените сделки постъпва в ERP системата, а в последствие BI софтуерът позволява анализ на постигнатите резултати. 

Кодификацията на номенклатурите в ERP системата е друга специфика на проекта. 

Направихме нов вариант на техния код на артикул. Номерът на продукта дава информация за категорията, в която попада той, какъв тип е и в кое направление е, като по този начин се улеснява ориентацията“, обясни Сузана Петкова и допълни, че в системата могат да се извършват лесно справки, различни сечения и категоризации

Прочети още: 8 управленски грешки, които допуска мениджмънтът на компаниите в България

BI анализ на продажбите 

Системата за бизнес анализи на „Техновит“ – BusinessPace  е базово софтуерно решение, което обхваща основните  показатели за продажбите на компанията – оборот, брой, среден брой продажби на търговец, среден оборот на търговец и продажби по категории.  

Екипът ни захранва софтуера с исторически данни от 2019-а насам. Това позволява на компанията да има съпоставимост на данните за различни периоди. 

Техновит разполага с история на продажбите си назад във времето. Това им помага при вземането на управленски решения“, обясни Димитър Проданов, старши управляващ BI консултант на Balkan Services.

BI решението позволява с един клик да се видят топ 10 на клиентите, брандовете и продуктите на компанията. 

Използвайки информацията от условията за плащанията екипът ни създава функционалност, която позволява да се изчислява делът на просрочените вземания. BI системата показва топ 10 на компаниите по този показател. 

Това помага на клиента да събере на време вземанията си и да намали броя на просрочията“, обясни Димитър Проданов.

Той подчерта, че инструментът за генериране на справки дава възможност на компанията сама да прави сечения и да се възползва от информацията от натрупаните данни. 

Функционалностите на системата позволяват извършването на парето анализ на нетните продажби за изминал период. 

Прочети още: Как да следите най-важните показатели за продажби само с няколко клика [наръчник за търговски директори]

Надграждане на системите 

В процеса на работа с новите системи от „Техновит“ вземат решение да надградят базовия ERP софтуер с допълнителни функционалности. Добавено било по-прецизно управление на складовата база и на производството, обхванати били и сроковете на годност и партидните номера. Аналитична част в решенията била свързана с разпределението на търговците по региони и клиенти.

По този начин в аналитичната част много по-лесно се вижда кой какви резултати има“, сподели Юлиян Шиваров

В обобщение: ERP системата улеснява процесите и оптимизира потока в оперативен план, а BI системата рефлектира върху мениджмънта и посоката на вземане на решения. 

Ползите, които отчита „Техновит“ от внедряването на Enterpoint ERP и BI система BusinessPace

„Станахме много по-ефективни и намалихме грешките в ежедневната си работа.  

Вече имаме ясни параметри, относно складовата наличност. На тази база можем да прогнозираме какво да поръчваме и как да намалим залежалата стока. 

Ежедневната работа на служителите на компанията е улеснена – сега всичко се въвежда в Enterpoint. 

ERP софтуерът позволява извършването на справки за движения по клиенти и по продукти, а фактурите се издават на момента. Така сме много по-ефективни. 

BusinessPace ни позволява да сравняваме всички ключови показатели за продажбите ни и да видим докъде сме спрямо, заложения план. Тази функционалност на BI системата ни помага при анализа и вземането на решения за бъдещи действия. 

С Qlik знаем какъв е планът, който даден търговец трябва да изпълни и къде се намира спрямо него. Това е много полезно, защото когато се работи в таблици нещата се случват по-тромаво и бавно. 

Предимство е, че на момента можем да проверим как върви съответната седмица или месец на седмична, месечна или годишна база. Така много лесно виждаме продажбите си по продукти, групи и брандове и можем да преценим къде трябва да се направи акция“.  

Прочети още: Как Enterpoint свързва поколенията X и Z

Факторите за успеха  

По време на внедряването на двете системи в „Техновит“ между екипите на консултантската компания и на клиента протича непрестанна комуникация. 

Работата с „Техновит“ премина много гладко. Задачите бяха ясно зададени и много добре обмислени“, сподели Сузана Петкова.

Ключов фактор за успеха на двата проекта е подкрепата от страна на висшия мениджмънт на „Техновит“. Ключов фактор за успеха на двата проекта е подкрепата от страна на висшия мениджмънт на „Техновит“. 

Ангажираността на ръководството на „Техновит“ с проекта, създаде предпоставки всички в компанията да бъдат ангажирани и внедряването да се случи бързо“, сподели още Димитър Проданов.

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services подкрепя бизнесите по пътя им към дигитална трансформация от 2006 г. досега. Вече помогнахме на над 390 компании да дигитализират своя бизнес чрез внедряване на утвърдени софтуерни решения и управление на ИТ инфраструктурата.