Приемане и въвеждане на еврото – опитът на Хърватия (интервю)

Влизането в еврозоната е гореща тема в България. На 7-ми август беше гласуван и приет от Народното събрание Законът за въвеждане на еврото в Република България, който регламентира практическите въпроси по присъединяването на страната ни към еврозоната.

В официалния уеб сайт за въвеждане на еврото в България се посочва, че при някои по-големи бизнеси подготовката ще изисква много голям ресурс, който ще е за сметка на работодателите. Институциите съветват бизнеса да предвиди нужните средства в бюджета си и да се стартира с планиране и реализиране на необходимите промени възможно най-скоро, тъй като се очаква това да отнеме между 6 и 8 месеца.

За да подпомогнем българските компании в процеса на подготовка за приемане на еврото поканихме експерти от хърватската консултантска ИТ компания KOIOS да разкажат в ексклузивно интервю за читателите на нашия блог за опита на Хърватия – за процеса, добрите практики и научените уроци от присъединяването им  към Еврозоната. Официално от 01.01.2023 г. Хърватия вече е в еврозоната, което прави съвсем скорошния опит на държавата изключително ценен за българския бизнес, особено предвид несигурната политическа и икономическа обстановка у нас.

Какво ни разказаха експертите от KOIOS, участвали активно в прехода на Хърватия към еврото и как българските компании могат да ползват техния опит, за да се подготвят навреме за предстоящите промени, прочетете в следващите редове.

Прочети още: ERP системите и ЕВРОТО – как да се подготвите?

– Колко по-рано бизнесът в Хърватия започна да се подготвя за въвеждане на еврото?

В процеса на приемане на еврото в Хърватия имаше няколко ключови дати:

• 07.2020 г. – националната валута на Хърватия (куна) беше включена в Европейския механизъм на обменните курсове (ERM II).
• 12.2020 г. – представен е национален план за замяна на хърватската куна с евро;
• 03.2022 г. – предложението за Закона за въвеждане на еврото е внесено за гласуване в Парламента;
• 06.2022 г. – определен е фиксиран обменен курс на настоящата национална валута;
• 12.07.2022 г. – Хърватия изпълни всички необходими условия за приемане на еврото;
• 01.01.2023 г. – датата на въвеждане на еврото в Хърватия;
• 05.09.2022 г. – датата, на която трябваше да започне двойното обозначаване и повечето компании се фокусираха първо върху нещата, които са видими за клиентите, и са задължителни за изпълнение.

За повечето бизнеси подготовката зависеше от наличните ресурси за този процес, започна през януари 2022 г., и продължи през цялата 2022-ра година.  

– В какво се състоя процесът по подготовка?

От ИТ гледна точка процесът на подготовка беше разделен на няколко различни стъпки.

Първоначално беше необходимо да се анализират всички софтуерни системи и обхвата на промените да се организира по теми:

1. Промени, които могат да бъдат направени предварително („почистване“ на системите);
2. Всички необходими промени, които следва да се извършат в различните системи;
3. Промени, които трябва да бъдат извършени до определена дата преди датата на приемане на еврото;
4. Промени, които да бъдат извършени на датата на приемане на еврото или близо до нея.

Първата стъпка беше подготовката на различните софтуерни решения (основни системи за бизнеса, DWH и др.) и премахването на всичко, което беше фиксирано  според местната валута. Системите бяха променени, за да бъдат по-гъвкави в бъдеще, така че валутата да може да се заменя с нова много по-лесно. Това беше подготвителен период, в който да се заменят възможно най-много неща в основните за бизнеса системи предварително.

Втората стъпка беше подготовката на всички основни софтуерни системи за въвеждане на новата валута и извършването на всички необходими предварително промени, така че да е осъществимо например двойното обозначаване.

Третата стъпка беше да се подготвят системите, които не са толкова „видими“ за клиентите, като например DWH, системите за отчитане (reporting) на различните нива вътре, както и извън организациите.

Четвърта стъпка, паралелна с предишните две стъпки, беше свързана с промени в интеграциите между различните системи, най-вече за добавяне на допълнителни полета.

Петата стъпка беше свързана с промени в процеса на ранно снабдяване с евро – предварително снабдяване на банки и магазини за търговия на дребно с евро, за да могат да функционират пълноценно след датата на приемане на новата валута.

Извън подготовката в областта на информационните технологии, в средата на 2022 г. започнаха публични комуникационни кампании, за да се осигури информираност на бизнеса и обществеността относно предстоящите промени. Над 80% от търговците на дребно и супермаркетите се присъединиха към инициативата „Етичен кодекс“, за да осигурят прозрачни и справедливи практики на ценообразуване по време на прехода, считано от август 2022 г.

Планирането на необходимите количества евробанкноти и монети започна около две години преди въвеждане на еврото.

Хърватската Национална Банка (ХНБ) координира производството и разпространението на евро в брой, за да гарантира, че всички финансови институции са адекватно снабдени.

Прочети още: Какво трябва да знаете за ERP системите (обновена 2024)

– Какви допълнителни разходи за бизнеса коства преходът към еврото?

Приемането на еврото доведе до различни еднократни разходи за бизнеса, свързани главно с пренастройване на ИТ системите, обучения, логистични промени, спазване на изискванията и двойно обозначение. Някои от тях са:

1.     Модернизация на ИТ системите

Компаниите трябваше да надградят ИТ системите си, за да се справят с операциите в две валути, с преизчисляването на цените и с въвеждането на еврото в системите за счетоводство и финансово отчитане.

2.     Счетоводни и отчетни промени

Бяха необходими корекции в счетоводните системи, за да се осигури правилното отчитане в куни и евро, както и да се обработят новите обменни курсове и показване на две валути.

3.     Обучение и образование

Бяха въведени програми за обучение на служителите за работа с евро, за разбиране на новите процедури и за използване на актуализираните ИТ системи. Проведени бяха и кампании за повишаване на обществената осведоменост, за да се информират потребителите и компаниите за прехода и да се предотвратят недоразумения.

4.     Логистични промени

Бяха направени разходи за производството, разпространението и сигурното съхранение на евробанкноти и монети. Това включваше и логистични корекции, като например повторно калибриране на банкоматите и POS системите, за да могат да дават и приемат евро от датата на прехода.

5.     Съответствие и правни промени

Правните разходи и разходите за привеждане в съответствие възникнаха във връзка с осигуряването на актуализация на всички договори, фактури и финансови документи, за да се отразят промените, свързани с преминаването към евро.

6.     Физическо управление на паричните средства

Имаше разходи, свързани с управлението на изтеглянето на куни от обращение и въвеждането на евробанкноти и монети. Предприятията трябваше да се справят с плащания в двете валути по време на преходния период, което включваше допълнителни мерки за обработка на парите и за сигурност.

7.     Въвеждане на двойно обозначаване

Въвеждането на двойно обозначаване изискваше актуализиране на системите и материалите, за да се показват цените както в куни, така и в евро, като процесът стартира няколко месеца преди официалната дата на въвеждане на еврото.

– Кои са добрите практики от опита на Хърватия и от вашия опит като консултанти, които могат да бъдат приложени в България?

Важни аспекти в целия процес бяха как да се организира проектът за въвеждане на еврото и как да се организира тестването по време на проекта. Един от въпросите беше определянето на датата на пускане в действие (т.нар. go-live). Фазите на проекта бяха фиксирани и по принцип не можеше да има никакви закъснения.

В Хърватия банките участваха активно в приемането на закона – те си сътрудничеха, четяха предложенията за закона и даваха мнението си. Хърватската Национална Банка участваше активно в процеса на въвеждане на еврото в банките, определи точен брой среди за тестване и цикли на тестване, и поиска доклади за процеса на тестване.

Повечето от другите проекти бяха оставени настрана и вниманието беше насочено към проекта за въвеждане на еврото.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

– Кои научени уроци от прехода в Хърватия могат да бъдат полезни за българските компании?

Това беше добра възможност за реорганизация и съкращаване на някои от неефективните за бизнеса софтуери.

Знанията, придобити от този проект, помогнаха за по-добрата организация на бъдещи проекти.

Прочети още: Управление на качеството – колко е важно и как го правим в Balkan Services?

– Какъв беше процесът и колко време отне преконфигурирането на софтуерните решения, с които оперираха фирмите в Хърватия?

Като цяло бих казал, че целият процес отне малко повече от една година.

В Koios по проекта за въвеждане на еврото работиха повече от 50 души с най-големите банки в Хърватия. Работихме предимно в областта на хранилищата за данни (от англ. Data Warehouse или накратко DWH), data marts и регулаторната отчетност. В някои банки промените, свързани с еврото, бяха въведени още преди 2022 г., но в повечето от тях бяха извършени през 2022 г. При някои банки бяхме включени в съществуващите екипи по DWH, а в други получихме частичен достъп до базите данни, за да извършим всичко сами – от анализирането до внедряването.

Успоредно с въвеждането на еврото, Microsoft Хърватия спря да поддържа специализираното решение SIBS. Повечето банки в Хърватия използват SIBS за създаване и/или проверка на регулаторни отчети, преди да ги изпратят на Хърватската Национална Банка. Всички банки избраха Koiоs като партньор, който да поеме SIBS от Майкрософт и да продължи с развитието и поддръжката на системата, така че това беше допълнителна задача за нас.

След датата на приемане на еврото, през 2023 г., през първото и дори второто тримесечие бяха положени усилия за всички аспекти, които бяха на заден план, като нови регулаторни отчети и промени в съществуващите отчети. Освен това отчетите бяха променени в съответствие с новите правила, предоставени от Националната банка.

-Как българските компании могат да преминат по-плавно и лесно през този процес на пренастройване на софтуерните системи? Какво бихте ги посъветвали?

Другото нещо е да установите най-добрия възможен процес на тестване и начин как да проверявате и отчитате напредъка по него. От решаващо значение е да имате възможно най-добрата организация на проекта и достатъчно човешки ресурс, за да реализирате всичко (външно или вътрешно).

Третото важно нещо е (най-вече за банките) сътрудничеството между банките и Българската народна банка по отношение на новите закони и правила, и новите регулаторни доклади, които следват приемането на еврото.

– Кои фактори определят продължителността и сложността на подготовката на софтуерните системи?

По-големите компании обикновено имат по-сложни и повече на брой ИТ системи, което изисква повече време и ресурси за актуализация. Но те разполагат и с повече знания как да организират големи проекти и повече човешки ресурс.

Броят на софтуерните системи е от ключово значение. Важен въпрос е дали тези системи са стари или нови, вътрешно или външно разработени, много персонализирани или не. Винаги е по-добре да работите с по-нови системи, които не са модифицирани, защото промените са по-лесни. Колкото повече системи са включени, толкова по-дълъг е процесът, тъй като всяка софтуерна система трябва да бъде разгледана и тествана поотделно.

Прочети още: Как модерните ИТ системи повишават ефективността на бизнеса

Някои отрасли, като например финансите, търговията на дребно и електронната търговия, могат да се сблъскат с по-сериозни предизвикателства поради големия обем транзакции и регулаторни изисквания. Банковите системи бяха тези, които се нуждаеха от най-много промени. Това не бяха само видимите за клиентите промени, имаше много промени на заден план, например как да се променят и конвертират исторически отчети.

За основните системи въпросът беше какво да се прави с историческите данни, кои исторически данни са необходими. Достатъчно ли е да се съхранят всички исторически данни от основните системи в DWH и да се конвертират данните там, а след датата на приемане на еврото да се започне с новите данни и правила, или да се приемат историческите данни в основните системи в съответствие с новите правила?

– Какъв е вашият опит с пренастройването на ERP и BI системите във връзка с преминаване към еврото?

Първоначалните етапи включваха задълбочен анализ на съществуващите системи, за да се определят необходимите промени. Това включваше разписване на всички процеси, засегнати от смяната на валутата, и съответно планиране на актуализации на системите. След планирането екипите за разработка работиха по прилагането на необходимите промени в ERP и BI системите. Това беше последвано от широкообхватно тестване, за да се гарантира, че всички актуализации функционират правилно и че целостта на данните се поддържа през целия процес.

Обучителните програми бяха от съществено значение, за да се гарантира, че служителите разбират новите процеси и могат ефективно да използват актуализираните системи. Това включваше обучение за новите функционалности, свързани с двойното обозначаване, отчитането и финансовите транзакции в евро. Подсигуряването на точността на данните по време на конвертирането беше голямо предизвикателство. За да се предотвратят несъответствията, бяха необходими сериозни тестове и валидиране.

Дори и след официалната дата на прехода, непрекъснатият мониторинг беше от съществено значение за справяне с всички възникнали проблеми и за осигуряването на безпроблемно функциониране на актуализираните системи. След пренастройването на системите беше осигурена поддръжка, която да помогне за разрешаването на всякакви първоначални проблеми и да гарантира, че всички аспекти на бизнес процесите работят гладко.

Прочети още: Защо следпроектното развитие и експертната поддръжка са ключови за ефективността на бизнес софтуера

– Как този процес се различава за малки, средни и големи компании?

Разликите в процеса на преход за малки, средни и големи компании могат да бъдат илюстрирани по следния начин:

	Фактор	Малки компании	Средни компании	Големи компании
1	Обхват и сложност	По-малко системи, по-прости операции, основни корекции	По-сложни операции, комбинация от решения	Много, сложни и интегрирани помежду си системи, много на брой актуализации
2	Разпределение на ресурсите	Ограничени ресурси, зависимост от външни доставчици	Повече ресурси, баланс между прехода и операциите	Значителни ресурси, ангажирани с проекта екипи, външни консултанти
3	Управление на проекта	Пряк и ясен поглед над проекта	Структуриран подход, специализирани ръководители на проекта	Усъвършенствани рамки, множество екипи и ръководители
4	Обучение и подкрепа	Неформално обучение, външна подкрепа	Официални програми, уъркшопи, онлайн ресурси	Обширни официални програми, платформи за електронно обучение, специализиран съпорт
5	Управление на риска	По-малко формални, непосредствени оперативни рискове	Структурирани стратегии, баланс с операциите	Цялостни планове, официална оценка на риска, обширно тестване

– Защо преконфигурирането на една по-комплексна ERP система е по-сложно?

По-сложните ERP системи често са интегрирани с други софтуерни системи като CRM, SCM, HRM и BI системи, и е много сложно да се осигури безпроблемна интеграция и комуникация между всички тези системи по време и след преконфигурирането. Освен това по-сложните ERP системи обикновено са силно персонализирани, т.е. имат много доработки, за да отговарят по-точно на специфичните нужди на компаниите.

ERP системите са от решаващо значение за ежедневните операции в компанията и всеки период, в който те не работят, може да има значителни оперативни и финансови последици. Планирането и изпълнението на преконфигурацията без прекъсване на бизнес процесите допълнително усложнява ситуацията. Често е необходима координация с множество доставчици на софтуер и услуги, особено когато ERP системата включва интеграции с трети страни.

Управлението на толкова голям и сложен проект изисква усъвършенствани умения и инструменти за управление на проекти. Необходимо е да се координират множество екипи, да се управляват основните етапи и крайните срокове и да се намалят рисковете, за да се гарантира успешното преконфигуриране.

Прочети още: Максимизиране на ползите от ERP – как го правят големите компании?

– Какво беше участието на вашата държава в процеса на преход към еврото?

Освен политическото решение за прехода към еврото, правителството участва главно в стратегическото планиране (координация на институциите в Хърватия и институциите на ЕС), публичната комуникация и правните промени, които бяха необходими за прехода.

Защитата на потребителите също беше отговорност на правителството, но моето усещане е, че не се справиха в тази област. Според мен тази част можеше да бъде осъществена много по-добре.

– Следеше ли държавата напредъка на компаниите относно подготовката и ако да, как? Имаше ли институция, която да отговаря за това?

За съжаление нямаше никой, който да следи стриктно напредъка по евро конверсията. Въпреки това всяка конкретна институция в страната отговаряше за своята част. Министерството на финансите – за данъците, FINA и банките – за транзакциите, HANFA – за застраховките, CNB – за координацията и отчетността на банките и т.н.

Беше създаден Координационен комитет за въвеждане на еврото, който да наблюдава целия процес на преминаване към новата валута, но според мен той не беше толкова успешен.

– Каква беше ролята на Хърватската Национална Банка в процеса на преминаване към еврото?

Националната банка на Хърватия участваше главно в организацията, отнасяща се за банките, както и в някои публични комуникации. Те се грижеха за законодателството по отношение на банковия сектор и за комуникацията с ЕЦБ. Наблюдението на процеса на банките беше една от основните им задачи през годината на преминаване към еврото.

И този процес на наблюдение не се приемаше леко.

Те въведоха едни от най-строгите контролни механизми, които трябваше да бъдат изцяло приложени и изпълнени от банките, и интензивно наблюдаваха процеса на тестване във всяка банка. Участието на ХНБ в правния аспект можеше да бъде по-добро, тъй като имаше много несигурност, особено в началото. Въпреки това, като се има предвид ситуацията, в която се намирахме всички, беше някак нормално, че на някои от въпросите просто нямаше отговори.

Разбира се, имаше и други важни роли на ХНБ като фискална политика и т.н., но те останаха незабелязани от тези, които извършваха промени в ИТ системите.

– Кои закони/наредби/правила бяха променени преди и след миграцията към еврото?

Преди миграцията към еврото	След миграцията на еврото
Приемане на правната рамка – Приет е „Закон за въвеждане на еврото“, за да се осигури правна рамка за прехода. – Утвърждаване на принципи като защита на потребителите, забрана за необосновано повишаване на цените и непрекъснатост на договорите.	Продължаване на спазването на законодателството – Продължаване на наблюдението и налагането на съответствие с новите разпоредби. – Осигуряване на постоянно съответствие с регламентите на ЕС и хърватските закони.
Финансова и логистична подготовка – Координиране на производството и разпространението на евробанкноти и монети, като се гарантира наличността им преди прехода.	Корекции след прехода – Управление на текущата обмяна на куни за евро в банки и финансови институции.
Защита на потребителите и двойно обозначаване – Задължително обозначаване на цените и в двете валути от септември 2022 г. с цел осигуряване на прозрачност.​​​ – Въведени мерки за предотвратяване повишаване на цените и осигуряване на точно превалутиране.	Мониторинг и подкрепа – Продължаваща подкрепа за предприятията и потребителите за справяне с всички проблеми, възникнали след прехода. – Текущи програми за обучение и образование, за да се осигури безпроблемна адаптация към еврото.
Приспособяване на финансовите системи – Изискване към финансовите институции и предприятията да актуализират своите системи за счетоводство и финансова отчетност. – Гарантирано бе, че всички системи могат да работят с операции в две валути през преходния период.	Съответствие и отчитане – Осигурено точно финансово отчитане и спазване на новите счетоводни стандарти в евро. – Текущи инспекции и одити за осигуряване на съответствие с новите разпоредби.

Хърватското правителство и ХНБ предприеха цялостни законодателни и регулаторни реформи, за да улеснят прехода към еврото. Тези промени обхванаха различни области, включително валутното законодателство, данъчното облагане, счетоводството, защитата на потребителите и финансовите регулации.

Промените осигуриха плавен преход преди датата на приемане на еврото и продължиха корекциите и наблюдението след пълното въвеждане на еврото. Този подход спомогна за решаването на всички възникващи проблеми и затвърди стабилността и приемането на новата валута.

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services подкрепя бизнесите по пътя им към дигитална трансформация от 2006 г. досега. Вече помогнахме на над 390 компании да дигитализират своя бизнес чрез внедряване на утвърдени софтуерни решения и управление на ИТ инфраструктурата.