От QlikView към Qlik Sense: Миграцията на TESY към ново поколение BI [case study]

В постоянно развиващия се свят на инструментите за анализ и по-специално на Business Intelligence (BI), прогресът често е свързан с припознаване на промяната като движеща сила. С възхода на технологиите  и необходимостта от модернизация, много организации обмислят предизвикателния, но жизненоважен процес на миграция от един BI инструмент към такъв от нова генерация.

В следващите редове ще ви разкажем за това как една от най-разпознаваемите по света български компании еволюира от доволен потребител на QlikView до успешен ползвател на Qlik Sense.

Водещият български и европейски производител на електрически бойлери, бойлери с индиректно нагряване и отоплителни уреди за дома „ТЕСИ“ (TESY) има четири завода, които се намират в Шумен и в Смядово. През 2023 г. компанията започна изграждането на нов модерен завод за термодинамични бойлери, който се очаква да заработи през 2024 година. Компанията разполага със собствен изследователски и обучителен център.

Продуктите на компанията се отличават с режим на работа, който намалява разходите за електрическа енергия. Решенията, с които TESY създава още повече удобства за потребителите си са мобилна апликация за управление на отоплителните уреди, а също и приложение за добавена реалност.

Благодарение на иновативния си подход към пазара и продуктите и динамично развиващия се екип от високо мотивирани специалисти, понастоящем TESY реализира своята продукция в 65 страни на 4 континента, като всяка година приходите от продажби растат с двуцифрено число. Компанията стартира експанзията си извън България през 1997 година, за да стигне днес до топ 3 производител в Европа в своята индустрия.

Пътят към промяната

Като иновативна, експортно ориентирана компания TESY разчита на „умните” технологии в ежедневната си работа. Преди десетилетие в компанията заработва модерният за времето си софтуер за бизнес анализи QlikView.

Преди, когато е нямало възможност да се обработва голям обем информация за кратко време, това със сигурност ни е затруднявало, от една страна заради времето, от друга – заради сложността на изчисленията, и разбира се, при такъв дълъг процес и обработка на много данни, рискът от допускане на грешки е бил голям. Въвеждането на Qlik в компанията със сигурност е довело до драстичен, качествен „скок“ в ежедневната работа на колегите към онзи момент, защото тези инструменти позволяват изключително бързо генериране на различни анализи, по различни сечения, на различно ниво агрегирани, и всеки ден имаш актуална информация какво се случва“ разказва Георги Георгиев, директор информационни системи в TESY.

BI системата QlikView е внедрена от консултантите на Balkan Services – оттогава датира и успешната съвместна работа между двете компании.

Катализатор за преминаване от BI софтуера QlikView към по-новото и модерно BI решение Qlik Sense се явява решението на дългогодишния партньор на Balkan Services и вендор на софтуер за бизнес анализи – Qlik, да обяви нова атрактивна програма наречена „Програма за модернизация на анализите“.

Основната ѝ цел е да даде възможност на потребителите на QlikView да надградят възможностите си за анализи, въвеждайки BI решението от ново поколение Qlik Sense без допълнителни разходи за лицензи и позволявайки паралелно ползване на двете BI системи.

„Основната причина за решението ни беше краят на жизнения цикъл на QlikView”, обяснява Георги Георгиев от TESY.

По негови наблюдения преминаването към Qlik Sense не е съпътствано от сериозни затруднения за потребителите и се случва по естествен път.

По-новият продукт на Qlik отговаря по-добре на визията на TESY за иновативна компания”, коментира Кристина Кръстанова, ръководител на BI отдела в Balkan Services.

Прочети още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Първите стъпки към бъдещето

Проектът стартира с предварителни срещи с ключови потребители на системата от страна на TESY, по време на които бил ревизиран текущият репортинг в QlikView и с какво може да се надградят справките и репортите в Qlik Sense.

На следващ етап е дефинирана и нова задача – управлението на изпълнението на поръчките (по-конкретно: закъсняват ли и с колко време направените поръчки).

Анализиран e бизнес процесът от получаване на поръчка от клиент на TESY, през създаване на график за доставка според наличността в склада, към заявка за изпращане и превоз, до издаване на фактура, след като клиентът получи своята поръчка.

Освен проследяване на поръчки, този допълнителен анализ обогатил и картината на истинските продажби, като към фактурираното се добавя и вече реално поръчаното, но все още в процес на доставка. Накрая се добавят и количества, предвидени да се продадат, от отделен модул за прогнозиране. Така цялостна картина е представена в т.нар. „Execution Tracking Report”.

Това беше много съществена част от проекта, тъй като към онзи момент тези допълнителни данни не се анализираха по никакъв начин в QlikView”, казва Кристина Кръстанова, а Ина Кехайова добавя, че при този проект за първи път TESY извършва директна връзка между BI софтуера и данни от системата SAP.

Опитът нa консултантите на Balkan Services показва, че сред най-често срещаните предизвикателства пред компаниите, използващи висок клас ERP решения, е именно осъществяването на репортинга, тъй като анализът на данни не е основната функция на системите за управление на бизнеса.

Прочети още: Максимизиране на ползите от ERP – как го правят големите компании?

Продажби, вземания от клиенти, наличности

В новия BI софтуер са налични актуалните версии на данните за бизнеса на компанията. Тази функционалност е важна, защото в работата си от TESY разработват различни прогнози и планове.

Системата за бизнес анализи прави сравнение между актуалните данни и плановете за продажбите на TESY. По този начин компанията може да оцени доколко прогнозите и плановете ѝ са точни, а това ѝ позволява да реагира своевременно”, обясняват експертите от екипа на Balkan Services.

На практика BI системата позволява на екипа на TESY да вижда нивото на изпълнение на всяка една поръчка – от получаването ѝ, през изпращането ѝ до получаването на плащане.

В Qlik Sense има няколко отделни групи на ниво анализи – за компанията, за клиентите (по канали, държави и региони) и по продукти (код и име на продукт). Всички справки в целия проект могат да бъдат прекалкулирани в лева и в евро само с един клик. Те могат да бъдат представени като консолидирани или като неконсолидирани продажби, което е важно за продажбите по държави.

Една от последните разработки от консултантите на Balkan Services в Qlik Sense е свързана с т.нар. „ABC” анализ.

Колегите доста интензивно започнаха да използват тази функционалност веднага. Именно следейки нивата на продажби и обемите на продажби на конкретни продукти, те преценят кой продукт в коя категория попада и планират неговия жизнен цикъл“ споделя впечатления Георги Георгиев от TESY.

Разликите между QlikView и Qlik Sense

Начинът, по който се извличат данните и се обработват в двете системи е близък, но визуализациите са доста по-различни.

TESY имат опит с работата с QlikView, но софтуерът Qlik Sense има по-различен интерфейс – бутони, нови цветове, различна организация на селекциите.

За да улесним преминаването от единия софтуер към този от ново поколение, създадохме в BI системата ново приложение, в което са описани основните функционалности на Qlik Sense. Записани са и серия от видеа, в които обясняваме различните начини за работа с Qlik Sense. В случая на TESY те са на английски език, тъй като потребителите на системата са и от други страни, не само от България”, споделя Ина Кехайова.

Изпълняват ли се плановете в реалността

В новия BI софтуер на ежедневна база от TESY следят продажбите си и ги съпоставят с плановете си. От друга страна се анализира финансовото състояние на предприятието от гледна точка на обращаемост на материали, вземания и задължения.

Qlik Sense е основният източник на информация за актуалните продажби и съпоставка с плана за всички колеги в търговска дивизия в зависимост от регионите, за които отговарят”, пояснява Георги Георгиев. 

С надградени възможности са още приложенията за парични потоци и за обращаемост на материали. Те са разработени по задание на финансова дивизия и по-конкретно на финансовия директор на компанията. 

Предстои разработването на редица задания, които са в съвсем друга сфера – в производството”, прогнозира директорът информационни системи в TESY. 

Прогресът на BI проекта

Проектът е разпределен на различни етапи и участват няколко екипа в зависимост от данните, които са прехвърлени, обработени и добавени.

В екипа по прехвърлянето и надграждането от страна на Balkan Services се включиха и колеги от екипа за експертна поддръжка, които познаваха текущите приложения и данни на TESY в QlikView. От тази гледна точка имахме нужните познания и разбиране за бизнеса на TESY и първоначалният анализ беше съсредоточен в това, с какво можем да променим и как да надградим анализите им в Qlik Sense”, споделя Кристина Кръстанова.

Комуникацията между екипа на TESY и нашия екип протича на много високо ниво.

Екипът на TESY беше отзивчив. През цялото време се провеждаха регулярни срещи, по време на които се проследяваше прогресът на проекта и се обсъждаха актуални въпроси. Стиковането беше на много високо ниво и работехме като един екип за постигането на крайната цел”, припомня си Кристина Кръстанова.

Впечатленията за съвместната работа на Георги Георгиев от TESY са, че екипът на Balkan Services познава достатъчно детайлно проекта, което гарантира неговия добър резултат.

Двата екипа бяха добре сработени от преди и всички участници в проекта вникваха достатъчно задълбочено в анализа и намирането на съответно решение. Ние дефинирахме крайното решение за това какво ни е необходимо, след което заедно оглеждахме данните как да генерираме този резултат. В много от ситуациите екипът на Balkan Services се ориентираше по-бързо от нас, което много ни улесняваше. Това показва, че хората, които работят по проекта, го познават достатъчно детайлно, което гарантира и по-добрия резултат”, подчертава той.

Ина Кехайова допълва, че проектните мениджъри от двете компании също са се сработили много добре.

Те ни освобождаваха от различни, чисто комуникационни моменти, за да можем да вършим много по-експедитивно работата си”, пояснява тя.

Успешният завършек на проекта се дължи както на компетентността на хората, работили по него, така и на решимостта на TESY да го реализира и подкрепата на мениджмънта.

Във всеки един проект е така, ако хората нямат убедеността, че той трябва да се постигне и липсва подкрепата на мениджмънта, подобен проект би бил трудно осъществим. При нас тези два фактора бяха налични, тъй като в TESY сме припознали Qlik като нашия инструмент за аналитичност и бизнес анализи”, казва в обобщение Георги Георгиев.

Прочети още: С нов BI софтуер Кика Груп „вижда” пълната картина на бизнеса си по света [case study]

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 720 проекта, от които над 440 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.