От наличности през продажби до поръчки: BI софтуерът, с който AQUAMATRIX получава справки на минутата [case study]

Непредвидимата икономическа реалност предизвика бизнеса на фристайл състезание. И докато през изминалите няколко години едни компании се спускаха без цел и посока, други успяха да използват това време, за да изградят здрава основа, която да ги изведе успешно на финала. Дори това да звучи абстрактно, историята за съвместната ни работа с AQUAMATRIX, за която ще ви разкажем в следващите редове, ще онагледи казаното по-горе.

AQUAMATRIX е официален вносител за България на 14 спортни бранда за премиум сноуборд и байк екипировка – TREK Bikes, Lib-Tech, GNU, Smith, Northwave, Drake, Bent Metal, Bontrager, Maxxis, Magura, Topeak, Level, SixSixOne и Roxy. Компанията стартира през 2015 година и още с първите си стъпки на пазара, тя дигитализира и оптимизира бизнес процесите си, като бързо се превръща в пример за напредничаво мислеща компания, която използва софтуерни решения, за да расте.

Към средата на 2020 г. AQUAMATRIX все още разчита на възможностите на управленския ERP софтуер Atlantis, внедрен от нашата компания. Година по-късно, отново с наша помощ, компанията оптимизира бизнеса си с облачната ERP система NetSuite на Oracle. Важно е да отбележим, че NetSuite е внедрен точно по време на Covid-годините, в които бизнесът не само в България, но и по цял свят не знаеше как ще се развие ситуацията.

Именно в тези несигурни времена ръководството на AQUAMATRIX взима решението да обнови софтуерно компанията – от нова система за планиране на ресурсите, през онлайн магазин – до облачен софтуер за бизнес анализи. Така компанията вече разполага и успешно работи с облачната версия на Business Intelligence (BI) решението Qlik Sense, на нашия дългогодишен партньор Qlik.

Прочети още: Business Intelligence система – какво, за кого и защо

Необходимост от бързи генерални справки

Основната причина от AQUAMATRIX да желаят внедряването на BI софтуер е нуждата от бързи и точни аналитични справки, с които малкият, но отдаден на работата си екип да се ориентира своевременно и бързо в продажбите, наличностите и оборотите по канали – онлайн магазин, физически обект и складове, B2B продажби. Благодарение на Qlik Sense подобни справки се извършват в рамките на минути.

„Имахме нужда от софтуер, който да „смели“ цялата информация и да ни я покаже бързо и разбираемо“, споделя Николай Димитров, мениджър бизнес развитие и партньор в AQUAMATRIX. Той допълва, че според неговия опит липсата на подобен софтуер за бизнес анализи превръща събирането на нужната информация в бавна, трудна и ресурсоемка задача.

Първоначално BI системата е инсталирана на място при клиента (т.нар. on-premises) и интегрирана с NetSuite ERP. На по-късен етап ръководството взима решение за внедряване на облачната версията на Qlik Sense, с която може да се възползва от предимствата на облачните технологии, свързани с понижаване на разходите за ИТ инфраструктура, автоматични ъпгрейди и работа винаги с последна версия на решението, висока надеждност и сигурност за данните. Така AQUAMATRIX преминава изцяло към облачната версия на BI системата Qlik Sense.

„С Balkan Services се познаваме професионално отдавна и се разбираме много лесно с всички членове на екипа. Всеки един от тях е много добър професионалист и познава в детайли продукта си. Имат и много добри счетоводители и финансисти, които са много важни за процеса, защото голяма част от нашите проекти са свързани със счетоводството. Още от самото начало на съвместната ни работа имаме една добре работеща система. Екипът на Balkan Services е на много високо ниво и целият проект, с изключение на някои непредвидени обстоятелства, вървеше по план“, споделя впечатленията си от съвместната работа Николай Димитров.

Прочети още: Облачни системи за бизнес анализи – същност и предимства [част 1]

Ключови акценти от работата по BI проекта

За период от три месеца проектът за внедряване на облачния BI инструмент преминава през – срещи с клиента; изясняване на целите и данните, които ще са необходими за реализацията му; изтегляне на самите данни; трансформации; изграждане на модел; и работа по визуализациите.

„Заедно с AQUAMATRIX определихме точните им нужди – какво искат да виждат първоначално на таблото за управление; как предпочитат в последствие да се „разбива“ информацията; и в какви детайли да се навлиза“, разказва Мая Кенова, BI консултант в Balkan Services.

Прогнози за наличности, продажби и поръчки

Спецификата на бизнеса на AQUAMATRIX изисква да се правят сравнения не само по години, но и по сезонност, в техния случай от средата на една година – до средата на следващата.

„Често поръчки се правят веднъж годишно и е много важно да се направи точна прогноза на количеството, което трябва да се поръча и в какъв момент от времето да се случи това“, отбелязва Мая Кенова. По думите й това, което екипът ни успява да постигне в това отношение е да направи възможно компанията да получава информация за текущи наличности и миналогодишни продажби. Благодаре­­­­ние на BI софтуера компанията може лесно да направи прогнози за наличности, продажби и поръчки.

Посредством осъществената интеграция с Oracle NetSuite, системата за бизнес анализи черпи данни от ERP софтуера и ги визуализира.

„Данните се теглят всяка сутрин и информацията в BI системата се обновява на ежедневна база. Така ръководството разполага с актуални и верни данни„, пояснява BI консултантът.

За успеха на проекта беше важно и извеждането на информацията за продажбите по канали, за да се вижда ясно кои канали водят най-много клиенти на AQUAMATRIX.

„Ръководството на компанията искаше да вижда и кои оферти и кампании са най-ефективни. Важно беше да се определи и поведението на клиентите им – кой и какво купува онлайн и във физическия магазин„, изброява Мая Кенова.

С BI система в арсенала с управленски инструменти от AQUAMATRIX могат лесно да виждат и сравняват продажбите както по месеци, така и по текуща спрямо минала година. Могат да виждат артикулите с най-много продажби по сезон, по година и по месец.

Като ексклузивен дистрибутор, за нашия клиент е важно как се представя не само даден артикул, а и цялостното представяне на бранда. Чрез BI системата компанията следи как са варирали печалбите и продажбите.

Функционалността на BI системата дава възможност да се съпоставят и продажбите както по количество, така и по стойност – за даден ден от тази година или от предходна.

Благодарение на BI софтуера компанията може проследява на ежедневна база най-продаваните продукти и дори да създава класации, като например топ 10 или топ 100.

Системата за бизнес анализи показва наличностите по брандове, продуктови категории, а също и като сравнение на продажби със същия период на миналата година или до този момент на текущата година.

Прочети още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Qlik Sense дава възможност на AQUAMATRIX да съпоставя брандове и категории. Например, да изберат един продукт от даден бранд и да го съпоставят със сходен продукт на друг бранд.

Екипът на компанията за сноуборд и вело екипировка може сам да избира показателите, които да проследява, благодарение на функционалност в Qlik Sense, която позволява на потребителите да създават сами справки и да избират измерители и показатели съобразно моментните нужди на бизнеса. Консултантът залага началния формат и структура на справките, докато клиентът може да ги модифицира и персонализира, заменяйки даден показател с друг, добавяйки допълнителни показатели или запазвайки показателите и заменяйки графиката.

Следващата стъпка в посока надграждане на BI проекта, която в момента е в процес е интеграцията с Google Analytics, платформата на Google, която служи за проследяване представянето на онлайн магазина. В последствие такава ще бъде направена и с AdWords, рекламната платформа на Google, също и с Facebook.

Прочети още: Търговска верига ЕДЕА оптимизира асортимент, наличности и доставки с гъвкава BI система [case study]

Предизвикателствата пред BI проекта

По-сложните моменти в проекта отчасти са свързани именно с надграждането на BI системата.

„Свързването на маркетинга с BI софтуера не е лесно, защото това са динамични среди, които се развиват страшно бързо и информацията при тях се сменя доста често. Затова е предизвикателно да свържеш Google Analytics или Facebook към BI софтуер, който да изтегля данни от тях в реално време. Идеята тук е да получим визуална timeline последователност, в която да виждаме дали когато имаме силна маркетинг активност,тя влияе на продажбите, след колко време влияе и как влияе”, обяснява Николай Димитров.

По думите му е важно тази информация да върви йерархично и по периоди, за да може ръководството на компанията да преценява как да развива бизнеса си.

„Искахме да имаме софтуер от високо ниво, който да ни позволи да анализираме резултатите и да се развиваме бързо дори когато екипът се състои само от няколко човека. За нас е важно да се справяме прекрасно и ни трябва помощ – в случая BI софтуерът замества липсващите в компанията звена”, казва още Николай Димитров.

Той допълва, че чрез BI инструмента бързо проследява ежедневно ключовите за бизнеса показатели – продажби, наличности в склад и марж.

Резултатите не закъсняват

Бизнес интелиджънс системата очертава тенденциите при продажбите на AQUAMATRIX, за които преди от ръководството на компанията са предполагали, но не са можели да определят категорично.

Така например, станало ясно, че велосипедите в момента са категорията, която върви много силно. Покрай техните продажби се разраства и търговията със свързаните с байкинга аксесоари.

„Пандемията беше много голямо предизвикателство, защото както имаше голям бум на търсенето на колела, така имаше и голям дефицит на предлагането. В действителност така и не успяхме да пресметнем какви са загубите ни от пропуснати продажби”, спомня си Николай Димитров.

На фона на бума на продажбите на колела, благодарение на Qlik Sense било установено, че една марка изпъква пред останалите, докато продажбите при всички други брандове вървят приблизително по равно. Това е причината AQUAMATRIX активно да развива именно марката велосипеди TREK, на която е официален дистрибутор за България.

Шоурум AQUAMATRIX

„TREK е бранд с 3 милиарда долара годишен оборот, който в момента привлича голям интерес. Американският производител с близо 50-годишна история все още е фамилна компания, която следва нетрадиционна стратегия. Интересното при тази компания е, че “заключва” пазарите за своите дистрибутори. Това означава, че търговците могат да продават техните колела само на територията на дадена държава”, разказва Николай Димитров. Той подчертава, че някои от последните модели на TREK са обявени за най-добри в света.

Благодарение на BI системата Qlik Sense от AQUAMATRIX лесно констатират, че у нас най-продаваният модел на тази световно известна марка е Marlin.

Qlik позволява на компанията бързо да проследява продажбите си и при зимните спортове. Така, например станало ясно, че сноуборд дъските, които са много по-големи по обем (което е важен фактор за логистиката), са много по-търсени и купувани от ските.

Сред продажбите в тази категория в Qlik Sense изпъква марката Lib-Tech, на която нашият клиент също е ексклузивен представител за страната.

„Чисто технически това може би е един от най-високо технологичните брандове по света, същевременно е и един от най-зелените”, отбелязва Николай Димитров.

Прочети още: Как BI спомага за ръст на глобалните продажби в Балев Корпорейшън [case study]

BI софтуерът улеснява и комуникацията в екипа

„Вече е много лесно да споделям информацията с колегите си, като мога да селектирам какво да виждат, за да гледат само нещата, които са важни за тях”, разказва още Николай Димитров.

По думите му Qlik Sense има добавена стойност и за дилърите и търговците, с които компанията работи.

„В момента много от дилърите ни разчитат на нашата информация за изминали години, защото те нямат такъв софтуер за анализи и съответно нямат възможността да изследват данните. Информацията, която ние им предоставяме за това какъв брой стока са продали, в кои месеци и в какви мащаби им помага да направят по-лесно поръчките си”, пояснява Николай Димитров.

Като всяка една компания и в AQUAMATRIX се провеждат седмични срещи, които с помощта на софтуера за бизнес анализи изискват по-кратка подготовка.

„Преди внедряването на BI системата трябваше да се подготвям за срещата, а сега просто трябва да отворя Qlik, за да видя как сме се справили през изминалата седмица и да видя тенденциите”, казва Николай Димитров. И допълва, че справките в системата са достъпни на момента с няколко клика.

Прочети още: 3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

Факторите за успеха на BI проекта

 И при внедряването на BI решението в AQUAMATRIX се потвърждава успешната формула, споделена от много наши клиенти, включително и от Николай Димитров, а именно: „Клиентът знае какво иска, а ние знаем как да го постигнем”.

Според нашия BI консултант Мая Кенова, ключови фактори са добрата подготовка и лесната комуникация с екипа на клиента.

„Това, което много ни помогна е, че ръководството знаеше много добре какво иска да види като краен резултат, а нашият екип беше наясно как да го изпълни”, споделя тя.

В случая от полза за преминаването към облачната версия на Qlik Sense е и фактът, че по време на проекта от AQUAMATRIX не са в активен сезон и със солидна доза ентусиазъм успяват да посветят необходимото време и внимание на проекта.

Прочети още: BI – скритият служител

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 660 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.