8 управленски грешки, които допуска мениджмънтът на компаниите в България

Изпитвали ли сте разочарованието да видите как вашата компания допуска едни и същи грешки, които смятате, че могат да бъдат избегнати, но не знаете как?

Оказва се, че твърде често бизнесът води едни и същи битки година след година и не успява да се справи с тях.

Ситуацията може да се илюстрира с добре познат цитат, преписван от мнозина на известния физик Алберт Айнщайн: „Лудост е да правиш едно и също нещо отново и отново и да очакваш различен резултат.“

Много са причините, поради които бизнесът може да страда от инерция, но някои грешки се повтарят дори от най-големите компании, които разполагат със скъпоплатен мениджмънт екип и не са аматьори в това, което правят. Това се случва, защото с разрастването на бизнеса за ръководството става все по-трудно да отсява кое носи печалба или загуба.

Въпреки че всяка компания е уникална някои грешки се допускат често. Екипът на Balkan Services обобщи осем от най-често срещаните управленски грешки на компаниите и начините, по които те могат да бъдат избегнати.

1. „Неизчистени” складови наличности

Една от най-разпространените грешки, допускани от бизнеса, която води до следващи по-сериозни проблеми е неглижирането на точността при изчисляването на складовите наличности.

Този проблем е естествен резултат от воденето на две паралелни системи (една за оперативната дейност и втора – за счетоводната), които обичайно не са свързани по между си.

Грешните складови наличности на свой ред водят до разлики в стойностите и до определяне на неправилна себестойност.

Липсата на яснота относно наличностите осигурява и благоприятна среда за злоупотреби, загуби и кражби.

Трябва да отбележим, че извършването на пълна инвентаризация на склада отнема време – в някои случаи месеци, а в други – година.

Крайният резултат от тези усилия дава ясна представа на генералния мениджмънт за цялата картина на бизнеса, който управлява.

Прочети още: Бояна и Владимир от Balkan Services в откровен разговор за доверието, грешките и свободата в една компания

2. Липса на контролни точки

Класически проблем, наподобяващ първата грешка, за която ви разказахме е нарушената връзка между производство, склад и счетоводство. Тази ситуация е характерна за производствени предприятия, но не само, в които взаимовръзката между отделите е от особено значение, но процесите между тях не са изградени.

Друг подходящ пример може да се намери в хранително-вкусовата промишленост, където съставки като захар или брашно се използват в насипно състояние. Ако няма контролна точка, която да съпостави количеството, използвано в производството, със записите от склада, несъответствията могат бързо да се натрупат.

Да предположим, че рецептата изисква 1000 kg брашно за една производствена партида, но поради несъответствия при измерването, незададена производствена фира или неправилно записване се използва повече брашно без подходяща документация. Ако няма систематичен контрол или съгласуване, системата може да покаже, че компанията има определено количество на склад, когато в действителност складовите наличности са изчерпани. Това несъответствие може да доведе до неочаквани спирания на производството, пропуснати доставки или увеличени разходи, тъй като спешните покупки на суровини се правят на по-високи цени.

Липсата на реална представа как производството и складовите наличности се отразяват на всяка поръчка, също може да се окаже проблем. В такава ситуация една голяма поръчка, за която компанията е убедена, че е сключена на добра цена може да се окаже на загуба.

Прочети още: Как ERP софтуерът революционизира свиневъдството в Бони Холдинг

3. Какво е себестойност?

Липсата на разбиране на това как се изчислява себестойност, често води компаниите до ситуация, в която повече приход носи по-голяма загуба. Това е така, защото при илюзорно пресметната себестойност реализацията на продукцията не се покрива от приходите.

Ще илюстрираме това твърдение със следния пример: компания за производство на алкохол, която не е изчислила правилно себестойността на различните си продукти стига до грешния извод, че продавайки повече по-евтин алкохол реализира по-голям марж. В един момент се оказва, че според финансовия отдел фирмата работи на загуба, което води до пряка конфронтация с търговския отдел, който на свой ред смята, че е сключил множество добри сделки.

Тук проблемът е много ясен – ако себестойността беше правилно изчислена сделките наистина щяха да са изгодни, а финансовият резултат – положителен.  

Колкото по-малък е процентът на преките разходи, толкова по-големи са изкривяванията. А практиката показва, че преките материални разходи са едни от най-малките за бизнеса. 

Друг момент, в който себестойността оказва влияние е преразпределянето на отстъпките, защото те се дават на нейна база. Ако дадена компания не изчислява правилно себестойността на продукцията си може да работи така сякаш има марж, от който да дава отстъпка, а в действителност такъв да няма.

4. Непознаване на фирмените процеси

Бизнес анализите, с които стартира внедряването на всяка една система, включително и на ERP софтуер показват, че процесите, които протичат в компаниите рядко са достатъчно ясни.

Този проблем става много видим, когато консултантите започнат да събират информация от всякакви нива. На този етап мениджмънтът осъзнава колко много са изключенията и разклоненията в бизнес процесите.

В софтуерите за цялостно управление на бизнеса тези проблеми се елиминират, защото в тях детайлно се описват процесите и техните специфики. ERP платформите позволяват процесите да се канализират, за да се управлява по-добре бизнесът.

Важно е да отбележим, че подобна система не е магическо решение и ако в една компания има „счупен” процес е нужно първо да се коригира самият процес.

Прочети още: Какво трябва да знаете за ERP системите (обновена 2024)

5. Човешкият фактор при изчисленията

Липсата на определен стандарт може да бъде причина формулите зад определени изчисления в една и съща фирма да се различават.

Това е така, защото хората смятат по най-лесния за тях начин, а понякога не знаят как да пресметнат определен показател, а когато липсва софтуер това лесно се прикрива.

Проблемът се проявява най-ярко, когато трябва да се отчетат изключенията в процеса, например при изчисляването на рандеман на машина.

Конкретните показатели се пресмятат правилно тогава, когато хората започнат да разсъждават над изключенията, а те често са субективни.

6. Мениджмънтът е претоварен

Бизнесът в България е сравнително млад – едва на 34 години. Липсата на поколенческо знание и умения се отразява сериозно в компании, в които висшият мениджмънт е прекалено зает и няма време да обръща внимание на детайлите.

В забързаната бизнес среда управителите често носят твърде много шапки, което може да доведе до преумора, пропуснати детайли и в крайна сметка неправилно вземане на решения. Този проблем е особено очевиден в компании, където висшият мениджърски екип е отговорен за всичко – от стратегическото планиране до контрола на ежедневните операции.

Да вземем за пример средно голяма производствена компания, където главният изпълнителен директор участва във всичко – от одобряване на договори с доставчици до отстраняване на производствени проблеми. Въпреки че този практически подход може да бъде полезен в малките фирми, той бързо става неустойчив с разрастването на компанията.

Времето на главния изпълнителен директор започва да недостига, оставяйки критичните задачи или забавени, или изпълнени с по-малко внимание към детайлите. Това не само възпрепятства растежа, но също така води до липса на правилно делегиране и овластяване сред средния мениджмънт.

Подобна ситуация може да се види в семейните фирми, където основателите често не са склонни да делегират ключови отговорности, страхувайки се, че другите може да не отговарят на техните стандарти. Това води до микромениджмънт и затруднения, при които решенията се забавят и оперативната ефективност е компрометирана.

Внедряването на ERP система може да помогне чрез автоматизиране на рутинни задачи, предоставяне на данни в реално време и позволяване на по-добра видимост между отделите. Това намалява тежестта върху висшия мениджмънт, позволявайки му да се съсредоточи върху стратегически инициативи, които движат компанията напред.

Освен това определянето на ясни роли и отговорности, чрез ERP система, помага установяването на ефективни комуникационни канали и насърчаването на култура на делегиране, което намалява претоварването на висшия мениджмънт.

Също така системите за управление на бизнеса са особено полезни, тъй като„осветляват” точките от процесите от работата на персонала, които иначе остават скрити за ръководството. Софтуерите често „разбиват” твърдата убеденост на управителите, че служителите работят точно според инструкциите им.

Например, че дават отстъпки по един и същ начин, а това реално не се случва чрез овластяване на средното ръководство и използване на технологии, компаниите могат да гарантират, че тяхното лидерство остава фокусирано върху по-голямата картина, позволявайки устойчив растеж и подобрена оперативна ефективност.

7. Нереалистични очаквания към софтуерните системи

В общия случай компаниите търсят система, която автоматично да реши проблемите им, но не осъзнават, че първо трябва да „изчистят” бизнес процесите си.

Да вземем за пример логистичните данни за пратка и правилата на спедиторите или куриерските фирми за тяхното пакетиране и транспортиране. Тази информация няма как да е ясна без да бъде предварително зададена в системата.

В случая, за да бъде генерирана товарителница автоматично по броя на пратките е важно да бъдат посочени ясни правила, затова как те да бъдат разпределени по кашони.

Тук водеща е ролята на консултантите. Важно е тези специалисти да имат знанията и уменията, за да влязат в „обувките” на мениджмънта и имплементацията на софтуера да бъде успешна.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

8. Ролята на счетоводителя трябва да е контролна

Често счетоводителите забравят, че техните функции са контролни, а не по въвеждане на данни.

Опитът ни сочи, че след внедряването на ERP решение за счетоводителите понякога е предизвикателство да преминат от начина, по който са работили до този момент към новата система. Промяната налага на счетоводителите да се съобразят с целия процес и да научат връзките между модулите и счетоводните записи. По този начин те могат да осъществяват контрол за това дали всички документи, които са изготвени от други служители, в различни отдели са коректни.

Нашата практика показва, че за да премине този процес възможно най-леко е важно обучението на хората да се насочи в такава посока, която да им позволява да приемат промяната.

Ключът към успешното внедряване на ERP система: Участие на ръководството

За да се осигури успешно внедряване на ERP система, ръководството трябва да играе централна роля. Изключително важно е мениджмънта на компаниите да стои твърдо зад решението за промяна на системата и да е готов за вземане сложни решения, когато е необходимо.

Управителите на фирмите търсещи смяна на ERP системата трябва да са с разбирането, че внедряването на ERP решние не е нещо, което една консултантска фирма може да направи сама – трансформацията на бизнеса изисква ангажираност и от двете страни.

Нещо, което се неглижира, но е от съществено значение е да се назначи вътрешен ръководител на проекта, който може да помогне за синхронизирането на вътрешните екипи, да гарантира, че срещите са продуктивни и да съгласува изискванията.

Ангажираността и лидерството на ръководството на компанията по време на процеса на внедряване, както и информирането на служителите за това как промените ще подобрят работата им, са ключови съставки, за да се направи една ERP система работеща, в полза на бизнеса и да помогне за развитието на компанията.

Прочети още: Випласт АД оптимизира производството си с облачния софтуер Soft1 ERP [case study]

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services подкрепя бизнесите по пътя им към дигитална трансформация от 2006 г. досега. Вече помогнахме на над 390 компании да дигитализират своя бизнес чрез внедряване на утвърдени софтуерни решения и управление на ИТ инфраструктурата.