MFG съкрати времето за финансова консолидация от 7 дни на 2 дни [case study]

• Как да елиминирате риска от неточност и неконсистентност на данните във вашия консолидиран финансов отчет?
• Има ли начин да съкратите времето за финансова консолидация?
• Можете ли да оцените реалните рискове и възможности пред бизнеса си, ако не разполагате с верни и организирани финансови данни за дружествата в групата?

Както става ясно от тези въпроси, финансовата консолидация се вписва в много аспекти от управлението на Група от компании. Тя позволява на инвеститорите да оценят възможностите и дава на заинтересованите страни, регулаторните органи и одиторите ясна представа за финансите на дружеството.

С увеличаване мащаба на бизнеса консолидацията става все по-сложна, времеемка, а рисковете от грешки и пропуски във финансовите отчети нарастват. Въпреки това много компании все още разчитат на остарели инструменти и процеси, други обаче са осъзнали какви възможности им предоставят новите технологии и са успели да съкратят времето за изготвяне на консолидирани отчети с 80%*.

Как се случва тази „магия” в българската действителност ще ви разкажем в следващите редове.

За целта ще се върнем „назад” във времето – по-конкретно в средата на 2021-ва, когато Management Financial Group (MFG) се свърза с нас, в търсене на софтуер за финансова консолидация.

Прочети още: Как да съкратите времето за финансова консолидация

Групата MFG и нейните над 30 компании

Българската компания със 17-годишна история Management Financial Group се състои от над 30 компании, специализирани в предоставянето на небанкови финансови услуги в Европа. Групата е представена от популярни компании и марки като Easy Credit, Бяла карта (White Card), Viva Credit, Fintrade, АКЗП, платформата за P2P кредитиране iuvo, NewPay и редица други.

„С разрастването на Групата достигнахме до момента, в който консолидация трябва да се прави за официалните отчети, не само за мениджмънт цели. Тогава нещата станаха доста сложни, защото се наложи отчетите ни да бъдат все по-детайлни и да се получават все по-бързо”, разказва ни Благовест Витанов, който е част от Групата почти от самото ѝ създаване и в момента е ръководител отдел „Рипортинг и бюджетиране“ в MFG.

Благовест е основният „двигател“ на процеса по внедряване на системата за финансово управление от страна на MFG.

В процеса на търсене на решение на изброените по-горе предизвикателства Благовест, заедно с финансовия директор на компанията, научават за системата за финансово управление – LucaNet.

Примерен изглед от LucaNet

Интуитивният и гъвкав за работа софтуер от типа FPM

Financial Performance Management софтуерът улеснява изготвянето на консолидирани отчети на всяка стъпка от процеса. Софтуерното решение дава възможност за съставяне на консолидирани отчети в съответствие с приложимите счетоводни стандарти и паралелно с това със специфичните управленски изисквания.

„Решихме, че LucaNet ни пасва най-много. Беше нещо като любов от пръв поглед”, казва Благовест.

Освен че функционалността на предлагания от нас бизнес софтуер много се харесва на ръководителя на рипортинг отдела на MFG, срещите с екипа на Balkan Services му вдъхват увереност, сигурност и желание да работи именно с нас.

„Решаващ фактор при избора на софтуера за финансово управление LucaNet беше демото, което от Balkan Services ни представихa още преди да решим да работим с тях”, категоричен е Благовест.

Той допълва, че професионализмът на нашия екип е бил причината да иска още повече реализацията на проекта.

„Срещите с екипа на Balkan Services протекоха бързо и непринудено. Екипът  разбираше от какво има нужда компанията ни и водеше през целия процес по време на внедряването на системата”, казва още Благовест. И допълва: „екипът на Balkan Services беше плътно до мен във всеки момент, в който трябваше да се вземе решение. Това ме караше да се чувствам много спокоен и сигурен в работата си с тях”.

Стъпка по стъпка към успешното внедряване на LucaNet

Проектът стартира през февруари месец 2022 година. Първоначалният план е да се обхване мениджмънт отчетността на MFG.

„Към момента имаме разработени мениджмънт рипортинг, плюс консолидация за мениджмънт цели; бюджетиране и консолидация на данните за бюджетиране; консолидация на официалните отчети (IFRS)”, разказва Галина Нанкинска, консултант по финансова консолидация и планиране, сертифициран LucaNet специалист, част от екипа на Balkan Services.

По време на внедряването на софтуера за финансово управление екипът ни работи в две направления. Първото на ниво Група, а второто – по сектори, което се налага, тъй като MFG присъства в четири бизнес сектора. Представянето по сектори дава възможност на собствениците да виждат как се справя всеки от тях и какви биха били финансовите му резултати, ако е самостоятелен, а не част от Групата.

През първия месец от стартиране на проекта системата е захранена с исторически данни за всички компании за периода от 2016 до 2020 година.

„Това е много бързо от гледна точка на изпълнение от наша страна и съответно като организация от страна на MFG”, отбелязва Галина.

В последствие започва и процес по събиране на данни за 2021 година, както и за изминалата 2022 година.

Примерен изглед от LucaNet

Всички данни за предходни периоди са събрани в допълнителен модул към LucaNet – Group report, с който се заменят различни варианти и формати на консолидационни пакети в електронни таблици. Той дава възможност на групите в холдинга да се проследяват и съпоставят сделките между свързани лица, преди информацията да влезе в основния модул на системата.

В LucaNet са въведени и статистически данни. На тяхна база са създадени ключови индикатори за измерване на дейността (KPIs), които са различни за всеки един от секторите на бизнеса.

Междувременно екипът на MFG е обучен как сам да създава справки, как да импортира информация в тях и как да създава ключови индикатори. Благовест е категоричен, че по време на съвместната ни работа е учил непрекъснато от нашия екип, което било безценно за него.

Ключов момент от внедряването на системата е процесът по създаване на  бюджетиране по компании и сектори, както и консолидация върху бюджетните данни. В резултат на това Групата има възможност да сравнява и анализира бюджетираните с реалните данни на консолидирана база.

Друг важен момент касае официалната консолидация (IFRS), която вече изцяло се изготвя в LucaNet.

„Постигната е пълна интеграция между Excel и LucaNet. Това означава, че вече могат както да се импортват, така и да се експортват данни в Excel”, разяснява Галина и допълва: „Селекцията от компании, които са в мениджмънт рипортинга, може да бъде различна от селекцията за официалното представяне на данните, както и методът на консолидация. LucaNet дава голяма гъвкавост относно прегледа на данните – едни и същи данни, въведени един път в системата, могат да бъдат групирани по различен начин“.

Софтуерът за финансово управление дава решение и на специфичен проблем, който срещат компании като MFG, опериращи в различни държави, а именно информацията, постъпваща в различни валути.

Примерен изглед от LucaNet

В случая мениджмънт отчетността на Групата е в евро, официалната отчетност е в български лева, има и входящи данни в различни валути.

„Това не е предизвикателство за LucaNet, защото това е стандартна функционалност на системата и в момента, в който се въведат данни в оригинална валута, софтуерът автоматично ги преизчислява ”, обяснява Галина.

Прочети още: Как Евроинс АД автоматизира ежемесечната финансова консолидация [case study]

Да се научиш да твориш на езика на LucaNet

Предизвикателствата пред успешното внедряване на проекта се появяват още в самото му начало. На първо място това са поставените кратки срокове за имплементация, които екипът ни успява да изпълни. Самият процес е структуриран по следния начин:

„Първо искахме мениджмънт консолидация, без да спираме текущия процес, който към онзи момент се случваше в Excel. Следващата част изискваше системата да се надгради със счетоводна консолидация”, разказва Благовест.

Именно във втората част на проекта предизвикателство се оказва изготвянето на консолидирания отчет, защото се налага промяна в начина на работа и счетоводният отдел да събира данни само в новата система. Според Галина, това е важно и смело решение на MFG и прави проекта толкова успешен – да спрат окончателно да практикуват стария начин, по който до онзи момент са събирали данни и то само три месеца след старта на внедряване на LucaNet.

„Започне ли човек да работи с LucaNet трябва да забрави да работи с таблици. Да започне да работи, твори и мисли само на езика на LucaNet, защото тогава LucaNet разкрива целия си потенциал за потребителите”, споделя впечатленията си Благовест.

Прочети още: Защо Covid-19 е отлична възможност за повишаване продуктивността на финансовите екипи?

И работата стана песен…

Консолидацията се превръща в любима дейност на рипортинг отдела на MFG. Опитът на Благовест сочи, че процесът по консолидация в новата система вече отнема само два дни в сравнение със седем и повече за предишни периоди.

Друга често използвана функционалност касае бюджетите.

„Целта на компанията ни е отчетността ни да стане по-автоматизирана. Старият начин на работа, с препращане на справки в Excel от човек на човек и копиране от файл във файл, които отнемат време за изготвянето води до това, че в момента на изпращането им, данните вече не са актуални, а това крие допълнителен риск от появата на нова версия, която да не бъде взета предвид”, посочва Благовест. И допълва, че нашият екип го е научил, колко важно е „да има една истина и всички да гледат нея”.

Примерен изглед от LucaNet

„А това е най-голямата сила на LucaNet”, смята Благовест.

Затова и в последствие Групата разработва BI приложение върху данните от LucaNet, с коeто лесно да вижда верните числа.

Бързо, лесно и вярно

Ползите, които отчита рипортинг отделът на MFG след внедряването на софтуер за финансово управление са много.

„За нас беше огромна „болка”, ако мениджмънтът поиска счетоводните отчети под различна форма или детайл”, разказва ни още Благовест.

Новата система за управление на финансовото представяне дава на Групата възможност да разширява както аналитичността, която се подава от счетоводителите, така и аналитичността и детайлите, които рипортинг отделът подава към мениджмънта. И всичко това вече става много лесно.

Благодарение на LucaNet Групата обработва много по-бързо и отчетите по фирми. 

„Един готов индивидуален счетоводен отчет се привежда в мениджмънт отчет с няколко операции. Ако преди това един човек от екипа можеше да обработи една фирма за ден, сега вече успява да обработи три-четири фирми за същото време. Така с лекота успяваме да видим и други неща, за които иначе не бихме имали време”, обяснява Благовест.

Според него голямо предимство на системата е възможността за сравнение на вътрешно груповите операции от потребителите, които въвеждат данните, преди да стартира процесът по консолидация.

„Така при нас достига информация, която е много изчистена, а преди тя просто липсваше”, добавя той.

„В момента имаме време внимателно да преглеждаме финансовите отчети и да мислим за нови метрики. Можем да анализираме представянето на компанията през призмата на един по-голям времеви период, а не както преди това месец за месец, без да виждаме разгърната пълната история”, казва Благовест.

За по-голяма съпоставимост на данните в LucaNet е качена историята на Групата за седем години назад.

Двата екипа работиха като един

Добро стиковане, лекота и съвместимост бележат работния процес и според двата  екипа.

 „Смятам процеса за успешен, защото екипът на Balkan Services беше отговорен, изключително проактивен и изпреварваше събитията с идеи”, категоричен е Благовест.

Екипът на MFG от своя страна допринася за успеха на проекта с неговата отвореност за опростяване на процесите, а също и с прецизност, точност и бързина.

„Винаги се водим от идеята да бъдем новатори в това, което правим и да прегръщаме смело нови идеи. Отдадени сме на работата и сме много задружен екип”, допълва с гордост Благовест.

„Екипът на MFG беше много фокусиран и отдаден на проекта. И това допринесе да се създаде тази синергия в работата”, казва още Галина.

Според нея от друга страна – в нашата работа едно от най-важните неща е да умеем да слушаме нашите клиенти, да разбираме нуждите им и да можем да им доставим услуга, която отговаря най-точно на това, което им е необходимо.

Според Благовест формулата на успеха на проекта се корени именно в комбинацията: консултант от една страна, който познава процеса и е професионалист, и отворени за работа и изпълнени с желание специалисти от другата страна.

Прочети още: Мерки за преструктуриране на фирмения бюджет в условията на криза

---

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени над 660 проекта. Нашите експерти притежават дългогодишен опит във внедряването на бизнес софтуер, включително системи за управление на финансовото представяне на организациите.

Ако желаете повече информация за решението за управление на финансовото представяне на организациите, нашите консултанти са насреща, за да помогнат.

*Източник: Официалният уеб сайт на LucaNet