Колко струва една BI система? [част 2]

В част 1 от статията, посветена на ценообразуването на една BI система, разгледахме как се сформира цената на BI проект.

В настоящия материал ще разгледаме други важни теми при сформиране цената на една BI система, а именно:

• За какви допълнителни разходи да следите при определяне на цена на BI проект?
• Как да сравните 2 или повече ценови предложения за изграждане на BI система?
• Как да определите бюджет за BI проект?
• Как да намалите цената на BI проект?
• Какви разходи да предвидите след внедряване на BI системата?

Прочетете още: Колко струва една BI система? [част 1]

За какви допълнителни разходи да следите при определяне на цена на BI проект?

Най-често срещаният разход, който компаниите не успяват да предвидят, но е абсолютно сигурен, е работа на вътрешен ресурс при внедряване на BI система. Тук се включва време и усилия на вътрешни за компанията ключови потребители на BI решението, вложени в етапите на анализ, внедряване, тестване, обучение и приемане на новата система като нов начин на работа.

Друг скрит разход, който често се забравя, са доработките или допълненията във вътрешните за компанията източници на данни. Това обикновено се налага, когато при анализа се открие процес в някой от бизнес софтуерите в организацията, който не работи коректно или оптимално.

Нашият съвет: Опитайте се максимално точно и ясно да дефинирате и планирате ролята на ключовите потребители, участващи в проекта по внедряване.

Прочетете още: 3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

Как да сравните 2 или повече ценови предложения за изграждане на BI система?

Всяка BI платформа има специфики и понякога сравнявайки две или повече ценови оферти, може да се окаже, че се прави съпоставка между съвсем различни решения.

Добре е да се уверите, че сравнявате абсолютно еднакви предложения, в най-добрия случай включващи пълния списък с услуги и лицензи, необходими за изграждане на цялостна BI система.

Ако компанията не се нуждае от цялостна система за бизнес анализи, е необходимо ценовите предложения да бъдат адаптирани към нейните нужди, но всяко едно от тях да съдържа еднакви пера.

Нашия съвет: Уверете се, че в предоставената ви оферта за BI се включват всички стъпки по изграждането на подходяща за вас система, която предоставя единна версия на истината по всяко време и от всякo място. Обърнете специално внимание дали в предложенията се съдържат процеси по ETL и изграждане на модел на данни.

Прочетете още: 7 съвета при избор на партньор за внедряване на бизнес софтуер

Как да определите бюджет за BI проект?

Business Intelligence е доказан управленски инструмент и неговата ключова роля в развитието на една компания се утвърждава все повече през последните години.

За да планира прецизно своя бюджет за внедряване на BI система, една компания трябва добре да анализира и избере кои бизнес процеси ще се включват в нея, така че да се постигне желания от решението ефект.

Разделянето на проекта на етапи също е важен фактор при определянето на бюджет, тъй като чрез него компанията може да разпредели разходите за системата спрямо плановете си.

Нашият съвет: Опишете ясно своите процеси, които желаете да обхваща BI системата, както колко на брой и какъв тип потребители на решението са необходими. Направете реална преценка за състоянието на фирмените данни и каква обработка ще има бъде необходима.

Прочетете още: ОББ Интерлийз дигитализира репортинга си с BI системата Qlik Sense [интервю]

Как да намалите цената на BI проект?

Това е един от най-честите въпроси, които получаваме, когато говорим за бюджет.

На първо място съветваме за добра вътрешнофирмена подготовка, изясняване на състоянието на данните в организацията и евентуалната им предварителна обработка, ако това се налага.

Много важна стъпка, която може да спести ресурс и на двете страни, е описването и структурирането на бизнес процесите в компанията, преди стартирането на проекта по внедряване на BI система.

В зависимост от обхвата на проекта, обикновено съветваме организациите имплементацията на системата да се извърши на етапи, с цел оптималното разпределение на време, бюджет и ресурси. Когато се прилага този подход за служителите, ангажирани в проекта, всеки следващ етап е все е по-лесен и по-бърз, тъй като те са много по-подготвени.

Друг фактор, който може да намали цената на един проект е правилното приоритизиране на процесите, които е необходимо да се включат в BI системата. Често компаниите имат желание да включат повечето, а понякога и всички свои процеси в обхвата на проекта. Ние съветваме да се стартира с процесите в компанията, носещи най-голяма възвращаемост. След като организацията се убеди в ползите от системата за бизнес анализи, обикновено разширява проекта като включва и второстепенните процеси в BI решението.

Нашият съвет: Потърсете референти проекти, подобни на вашия. По възможност разговаряйте с компании, минали  успешно по този път и използващи ежедневно BI системата си.

Какви разходи да предвидите след внедряване на BI системата?

За нас в Balkan Services завършен проект не е просто успешно внедрена система. Един проект е успешен, когато бизнес софтуерът се използва ежедневно от компанията, носи допълнителна стойност и се развива заедно с нуждите на организацията.

Затова съветваме нашите клиенти да планират прецизно разходите си за поддръжка или наем на лицензите за избраното от тях BI решение.

Друго перо, което е добре да се има предвид за в бъдеще, са разходите за консултантски услуги по разрастване, изменения и следващи етапи от изграждането на BI системата.

Нашият съвет: Ако вашият избор е on-premises, а не е облачна BI система, препоръчваме да планирате разходи и за вдигане на версии, препоръчително поне веднъж годишно.

Прочетете още: Край на времеемките репорти за наш клиент чрез автоматизация на над 100 справки

В обобщение

Изборът на точната BI система е сложно, но критично важно решение за развитието на бизнеса. Изборът на партньор по внедряването е също толкова ключов, а понякога и по-труден.

Преди да пристъпите към имплементация на системата се уверете, че сте проучили достатъчно подробно, предлаганите решения на пазара и ги сравнявате по едни и същи критерии. Планирайте разходите си прецизно, предвиждайки всяко едно перо сега и в бъдеще.

Примерен дашборд от BI системата Qlik Sense 

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 660 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.