Колко струва една BI система? [част 1]

Business Intelligence (BI) или системите за бизнес анализи се превръщат във все по-неизменна част от арсенала на развиващите се компании. В последните годините те се утвърдиха като задължителен управленски инструмент за вземане на информирани и навременни решения.

Като компания с над 400 успешно завършени BI проекта в България и чужбина, един от най честите въпроси, които получаваме е: „Колко струва една BI система?“.

Отговорът е комплексен и е пряко свързан с нуждите на организацията.

В следващите редове ще разясним как се сформира цената на един BI проект.

Как се сформира цената на BI проект?

Обикновено цената на цялостна BI система от висок клас се образува от 3 основни компонента.

I. Цена на лицензи за избраната BI система

Цената за лицензи на различните BI платформи и компонентите, включващи се в нея, се определят от съответния производител на business intelligence. Тя се образува от 3 поделемента, за които е добре да се уверите, че участват в ценовата оферта, която получавате:

• 
  

  ETL (extract, transform, loading) инструмент

  
  

Този поделемент позволява извличането на данни от изходните системи (бази данни), обединяването на данни от различни източници, тяхната обработка и зареждането им в системата за бизнес анализи. Инструментът може да е вграден в BI решението и в  този случай потребителят няма ангажимент да закупува и внедрява допълнително ETL решение, както и да го интегрира с business intelligence системата.

При някои BI платформи този инструмент не е наличен и трябва да бъде допълнително закупен, ако компанията не притежава подсигурен такъв. За да бъдат две ценови предложения равностойни се убедете, че ETL инструментът е включен в избраното BI решение, имате го наличен или предвидете допълнителен разход за закупуването му.

• 
  

  Мястото, където ще се зареждат дата модели или data warehouse

  
  

Поинтересувайте се за цената за наем или придобиване на самата база данни – има ли такава и каква е тя.

• 
  

  Възможности за визуализация на данни

  
  

Това е най-разпознаваемият елемент от BI системата. Всяко BI решение притежава този елемент и той винаги се включва в цената на лицензите му. Много производители на business intelligence включват САМО този елемент в ценообразуването си. Уверете се, че когато преговаряте за цена на BI инструмент, не обсъждате само цена за визуализация на данни и бизнес анализи.

Допълнителни модули и функционалности на бизнес интелиджънс, които могат да се отразят на цената за лицензи на BI решението са включването на self service възможности, прогнозни анализи (predictive analysis), машинно самообучение (Machine Learning или т.нар ML), предефинирани справки, модули, инструменти за улеснена колаборация тип чатове, сигнали при настъпване на събитие и други.

Нашият съвет: За цялостно BI решение е добре в цената му да са включени всички 3 поделемента на компонент цена на лицензи за BI система.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

И ОЩЕ:

Имайте предвид, че ако притежавате много и разнородни източници на данни (например ERP система, CRM, социални мрежи, сайт и т.н.) за всяка една от тях е необходимо да бъде изградена връзка с BI системата. На пазара има производители на бизнес интелиджънс, които предлагат готови конектори с популярни транзакционни системи и други източници на данни. Някои от тях биват включвани в цената на лицензите.

Съветваме ви да обсъдите с консултантите по внедряване на BI системата какви са вашите източници на данни, за да се съобрази връзката към тях в цената на лицензите и да имате прозрачност на разходите по отношение на конекторите към решението.

II. On-premises или облачна BI система от утвърден в световен мащаб производител на business intelligence

В зависимост от нуждите и предпочитанията на организацията, компаниите могат да избират между on-premises (на място при клиента) или облачна (от англ. cloud) BI система. И в двата случая има специфики при ценообразуването, които следва да се съобразят.

В случай, че се избере on-premises вариант, клиентът купува или наема лицензи за ползване върху собствена инфраструктура, дата център или публичен облак. Той използва собствена инфраструктура и има ангажимент за управлението ѝ. Необходимо е да се вземе предвид колко ще струва това, т.е. трябва да се планира като отделно перо в цената на BI проекта.

Ако компанията се спре на облачно базирано BI решение, тя използва облака на производителя. От своя страна той поема ангажимента по администриране и поддръжка на инфраструктурата. В този случай е добре да се прецени дали ограничението на ресурсите по отношение на мощност, пространство и др., заложено в избраните лицензи е достатъчно или е необходимо да се закупи допълнителен капацитет. Казано с други думи: уверете се, че капацитетът в облака на вендора, нужен за вашите фирмени данни, е правилно преценен и калкулиран в цената.

Прочетете още: Облачни системи за бизнес анализи – същност и предимства [част 1]

III. Услуги за внедряване на BI система

Това е най-сложният компонент в образуването на цената на един BI проект.

Важно е да се отбележи, че внедряването на една система може да се извърши от вътрешен за компанията екип, от външни консултанти с богат опит или от 2 екипа – един от страна на внедрителя и един от клиента.

От дългогодишния си опит в изграждането на BI системи можем да отличим два крайни варианта за изграждане на решения за бизнес анализи.

Единият е изграждане на отделни справки чрез BI платформа, които нямат установена връзка помежду си, всеки репорт има различен SQL или модел, и работи самостоятелно. Този вариант се използва при някои частни случаи, когато има необходимост от автоматизиране на малък брой кратки оперативни задачи. BI система от този вид няма обща структура, а дадена промяна в данните се отразява само в една справка, което може да изкриви истината, особено когато се стигне до промени.

Втори вариант, който обикновено нашият екип препоръчва и практикува, е изграждането на цялостна BI система, която обединява данните от всички външни и вътрешни източници. Данните се свързват по един модел, обединяват се на едно място, справките работят заедно и дашбордите с информация са свързани. Единната версия на истината е гарантирана, а служителите са сигурни, че получават една и съща информация. Само тогава можем да говорим за правилно изградена и ефективна BI система.

Примерен дашборд в Qlik Sense 

В този случай изграждането на системата може да се случва на етапи и постепенно да се покриват различните бизнес процеси. Фокусът при този тип BI системи е, че данните и процесите са свързани, а за анализа се използва обединена информация, което предоставя цялостен поглед над състоянието на бизнеса.

От самото начало на проучването за BI решение е добре клиентът да разбира разликата между двата типа системи и да е наясно към кой от тях иска да се насочи. Ако сравнявате ценови оферти е необходимо да успеете да различите двата варианта на business intelligence, с пълната яснота, че първият вариант е по-бюджетен.

Една BI система трябва да дава възможност на потребителите гъвкаво да използват и обработват данните си, а всички ползватели да имат единна версия на истината – сега и в бъдеще.

Услугите, които влияят върху образуването на цена за изграждане на цялостна BI система са:

1. Провеждане на бизнес анализ, който описва ясни изисквания към системата и какви функционалности да включва тя. Тази услуга може да се осъществи от самия клиент, ако той има достатъчно опит в анализа на бизнес процеси. Анализът може да се довери и на външни консултанти с богат опит в разнообразни компании от различни индустрии.;

2. Опознаване на данните – първичен преглед и анализ на данните, тяхната цялостност и състояние.;

3. Анализ на качеството на данните – къде се намират и какво е състоянието им, имат ли нужда от изчистване и обработка;

4. Анализ на възможностите за свързване и обединение на данни – как и по какви признаци могат да се свържат разнородните данни (напр. по време, артикули, клиенти, показатели и др.)

5. Анализ на ключови показатели – кои са основните KPI’s в компанията и как се изчисляват, кои от тях трябва да бъдат включени в BI системата.
Тук е много важно да се съобрази по какъв алгоритъм се изчислява всеки показател поотделно, както и да се предвидят и опишат всички възможни изключения. Това се прави с цел съответният показател да притежава вярна стойност във всички възможни сечения, заложени в системата.

6. Изчистване на данни и създаване на контроли при вход на данни, които бързо да улавят и предотвратяват евентуални бъдещи технически грешки;

7. Създаване на модел/и от данни, които да обслужват бъдещите справки, визуализации и връзки между тях. Тези модели биват оптимизирани за обема от данни, така че BI системата да работи оптимално.;

8. Изграждане на визуализации, връзки, както и прилагане на добри практики за анализ с цел откриване на неочаквани връзки между данните. Тук е много важно системата да се изгради така, че да позволява задълбочаване от общата картина на бизнеса до най-малкия детайл.

NB:  Уверете се, че консултантската компания не ви предлага само тази услуга, като се пропускат предварителните задължителни етапи, описани по-горе.

9. Поддръжка и развитие – Важно е системата да е изградена така, че в периода на нейната поддръжка, нововъведения и подобрения да могат да се извършват лесно, и да се отразяват във всяка една справка.

Нашият най-важен съвет: От дългогодишния си опит в изграждането на BI системи и от обратната връзка на нашите клиенти, забелязваме, че много внедрители обръщат приоритетно внимание предимно на услугата по изграждане на визуализации на справки и репорти (услуга номер 8). По наши изчисления, това са само 20% от процеса по изграждане на цялостна BI система. Уверете се, че в ценовата оферта, която получавате са включени всички услуги и инструменти (освен ако ги нямате предварително подготвени), необходими на вашата компания, за изграждането и използването на ефективна система за бизнес анализи.

Прочетете още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

• За какви допълнителни разходи да следите при определяне на цена на BI проект?
• Как да сравните 2 или повече ценови предложения за изграждане на BI система?
• Как да определите бюджет за BI проект?
• Как да намалите цената на BI проект?
• Какви разходи да предвидите след внедряване на BI системата?

Отговорите в част 2 от статията тук >

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 660 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.