Какво e Office 365 + 5 ключови ползи за фирмите

Близо 8 години след официалния старт на предлаганата като облачна услуга Microsoft Office 365, днес тя е сред най-разпространените офисни услуги за бизнеса. Освен Office приложенията Word, Excel, PowerPoint, Outlook и OneNote, решението включва също инструменти за съвместна работа и електронна поща, предоставя десктоп функционалности и е достъпно на абонаментен принцип. На практика това означава, че стабилна интернет връзка и уеб браузър са двете необходими и достатъчни условия за работа с Office 365.

Какво ви предоставя Office 365

Услугата  спомага за организиране на цялостната  дейност, офисната документация и работните процеси в компанията, и предоставя корпоративен имейл с пощенска кутия, която е с размер 50 GB. Сериозно предимство е фактът, че може да се използва собствен домейн за професионален имейл адрес, а самата поща е достъпна през от всяко място и по всяко време.

Така служителите на компанията са винаги в течение на фирмената кореспонденция, дори и да се намират извън офиса. В същото време информацията за имейли, календари и контакти от всички устройства се синхронизира в реално време, което означава, че всеки служител разполага винаги с актуална информация.

Всеизвестен факт е, че работата в е един от най-важните фактори за успех в съвременния бизнес. Това определя и високата ефективност на Office 365, тъй като софтуерният пакет е насочен в голяма степен точно към екипната работа, предлагайки набор от инструменти за осъществяване на онлайн срещи с колеги, клиенти и партньори, в реално време по различни документи и файлове, комуникация чрез незабавни съобщения и като цяло – висока степен на колаборация.

Тези възможности значително улесняват работата например на разпръснати в различни локации екипи, мобилни служители и такива, работещи дистанционно.

Сериозен проблем в днешния свят е организирането и съхранението на големи обеми информация, който лесно бива решаван с облачното пространство от 1TB (1 terabyte = 1024 gigabytes), включено в Office 365.

Това позволява лесно съхранение и споделяне на документи, бързо намиране на необходимата информация, работа в съавторство, актуализиране на файлове и споделянето им в или извън компанията.

Ако дейността на дадена компания изисква непрекъснати срещи и контакти с клиенти, Microsoft Bookings е инструмент, който би улеснил информираността за свободните дати и часове на всички заинтересовани страни.

Той представлява публична уеб страница, която дава възможност за запазване на час за среща или услуга, получаване на потвърждение по имейл и покана в календара на всички участници, промяна или отмяна на запазен вече час. Налична е и опция за планиране на срещи по телефона.

Други полезни инструменти

• SharePoint – за управление и споделяне на файлове или папки, както и за изграждане на работни процеси – в рамките на екипни сайтове или интранет сайтове в цялата организация;
• Planner – за организиране на работата на ежедневна и проектна база чрез създаване и възлагане на задачи, споделяне на файлове, провеждане на чат за текущи задачи, получаване на актуализации за напредъка;
• StaffHub – за управление на графици през мобилните устройства, включително размяна на смени, искане за отпуск, изпращане на съобщения до друг в екипа или до всички;
• Outlook Customer Manager – за управление на взаимодействията с клиенти – контакти, история на комуникацията, следене на активности по конкретни сделки, следващи стъпки и задачи, навременни нотификации. Предимство на инструмента е автоматичното събиране на цялата информация на едно място.;
• Teams – център за екипна работa, който позволява създаване на работни пространства за екипите, чат връзка, споделяне на документи и разпределяне на задачи, аудио/видео срещи, групови имейли и календари. Данните се шифроват през цялото време с цел сигурност.

Office 365 планове

Заедно с изброеното дотук, Office 365 позволява лесно управление чрез интуитивен и достъпен отвсякъде център за администриране на услугата. Могат да се управляват мобилните устройства, ползвани от служителите, и да се налагат политики за достъпа до данните.

И не на последно място, софтуерът предоставя защита от спам и злонамерен софтуер. Системата осигурява инструменти за идентифициране, управление, защита и отчет на обработваните от организацията данни в съответствие с изискванията на Регламента за защита на лични данни (GDPR).

5 ключови ползи за фирмите и техните служители

1. Предлагания на принципа на услуга офис пакет осигурява гъвкавост и по-висока продуктивност за служителите, тъй като информацията е достъпна от всички видове устройства – настолен компютър, смартфон или таблет. Позволява също съвместна работа в реално време и в споделена сигурна среда.
2. Висока степен на сигурност на данните в компанията – достъпът до поверителна информация е контролиран, а фирмените данни, обменяни чрез мобилни устройства, са напълно защитени.
3. Облачното решение е достъпно чрез абонамент и на месечна база, което помага за оптимизиране на фирмените разходи – редуцират се капиталовите разходи за сметка на оперативните. Не е нужна първоначална сериозна инвестиция в софтуер, както и разходи за хардуер. Реално офисната софтуерна система се ползва през облака, което елиминира нуждата от инвестиции в сървъри и локални устройства за съхранение, като в същото време спестява на компаниите и от намалено енергопотребление.
4. Актуалност по всяко време и за всички потребители – ъпдейтите на софтуера се случват автоматично, без необходимост от ръчни настройки. Всички служители работят с една и съща версия на приложенията – най-новата.
5. Възможност за бързо разрастване на бизнеса – добавянето на нов потребител е възможно винаги, когато има нужда от това, както и избор на план, който отговаря най-пълно и точно на нуждите и възможностите на компанията. Процесът на лицензиране е облекчен, което позволява на всеки потребител да ползва Office 365 на до 5 броя устройства – смартфон, таблет и компютър (PC или Mac).

Бизнес планове

Microsoft Office 365 е подходяща и предпочитана услуга за динамични малки и средни компании. Независимо от големината на организациите и сферата им на дейност, софтуерът, предоставен като услуга, позволява използването на тези функционалности, от които те се нуждаят, и лицензиране на толкова потребители, колкото служители имат. Бизнес плановете са разработени според специфичните нужди на компаниите, като всяка организация може да сама да подбере нужните инструменти и да избере най-подходящия план.

Екипът на Balkan Services е на разположение, ако имате въпроси за облачната услуга на Microsoft или желаете да се консултирате с IT специалист за Вашия бизнес. За целта можете да се свържете с нас оттук.

Ще се радваме да споделите статията, ако Ви е била полезна 😊

---

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса и извършва цялостна IT поддръжка от 2006 г., като има завършени над 640 проекта. Нашите експерти притежават дългогодишен опит в изграждането на IT инфраструктура и осъществяване на цялостна IT поддръжка.

Ако се колебаете кой Office 365 план е най-подходящ за вашата компания или имате въпроси, опитните ни IT консултанти са насреща да съдействат.

Заявете безплатна консултация чрез попълване на контактна форма.