ЕГЕ Груп подобри бизнес анализите, бюджетирането и целеполагането с нова BI система (case study)

Бързо променящата се през последните години икономическа среда налага нуждата от нови решения за анализи и актуална картина на бизнеса във всеки един момент в реално време.

Непрекъснатите пазарни флуктуации, различни по характер и по обхват кризи, постоянно променящите се нагласи сред потребителите и не на последно място – нарастващите цени на редица типове продукти, суровини и услуги изискват своевременна реакция и много по-голяма степен на гъвкавост от страна на бизнес организациите.

Добрата новина е, че те вече разполагат с инструментите, за да постигнат това. В наши дни компаниите генерират големи обеми от данни по време на своята дейност. Това могат да бъдат както данни за продажбите, промоциите и активностите в търговските обекти или при работата на търговските екипи, така и за разходите, ресурсите, складовите наличности, управлението на автомобилния парк и какво ли още не.

Всички тези данни са генерирани през годините и продължават да се генерират с всеки изминал ден от функционирането на едно дружество.

Затова на дневен ред с все по-голяма сила стои въпросът:

Как да извлечем максимума от този фирмен актив и да се възползваме по най-добрия начин от него?

Отговорът е Business Intelligence (BI).

Този модерен клас системи за бизнес анализи може да анализира всевъзможни фирмени данни, превръщайки ги в различни справки, ценни изводи, ключови индикатори за производителността, анализи и прогнози. Предоставяйки по този начин цялостна картина за състоянието на бизнеса и улеснявайки взимането на управленски решения.

Българската компания ЕГЕ Груп заложи на предимствата на BI и внедри Business Intelligence решението Qlik Sense, доверявайки се на нашия екип за имплементацията. В ЕГЕ Груп използват софтуера вече от половин година и отчитат цялостна промяна в способността им да достъпват ключова информация за бизнеса – с лекота и в реално време. В следващите редове ще ви запознаем по-подробно с проекта.

Прочетете още: Максимизиране на ползите от ERP – как го правят големите компании?

Кои са ЕГЕ Груп

ЕГЕ Груп е водещ доставчик на широка гама продукти и цялостни решения за търговски площи, търговски обекти и вериги.

Това включва 3D дизайн и проектиране, разнообразни хладилни витрини и стелажи, ИТ оборудване, ПОС системи, кошници и колички за пазаруване, касови модули, опаковъчни машини, системи за осветление, търговско оборудване, подопочистващи машини и богато разнообразие от други артикули.

Компанията е сред първите в България, специализирани в този сегмент и днес е сред водещите имена в него с вече близо 480 хил. кв.м. оборудвана площ.

ЕГЕ Груп се отличава с модерен подход и внедряване на иновации във всеки етап от своите бизнес процеси. Част от тази иновативна визия е и залагането на съвременна система за бизнес анализи, каквато е Qlik Sense.

Предизвикателствата преди внедряването

През последните години бизнесът на ЕГЕ Груп се развива изключително бързо и това води до нуждата от все повече и по-разнообразни справки за дейността, които да са на разположение на ръководство, търговски и счетоводен отдел на дружеството в точния момент.

Досега компанията е постигнала в това отношение най-доброто, което е възможно с наличните технологии. Тя разполага с ERP система за управение на бизнеса, в която има модули за справки, но тяхното генериране отнема много време. Често се налага използването на три или четири различни справки, за да се получи пълна картина, което също отнема допълнително време.

Още по-времеемко е генерирането на справки за минали периоди – например за едно тримесечие или за по-дълъг период.

Прочетете още: 3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

Като цяло до сега справките са отнемали много време, ангажирали са изцяло един човек, понякога – в продължение на седмица, осъществявали са се бавно и не са давали достъп до информацията в реално време, което е оказвало влияние както на взимането на управленски решения, така и на процеса на целеполагане.

Освен това за генерирането на справки от ERP системата са използвани шаблони, като създаването на всеки нов шаблон е струвало допълнителен финансов ресурс за компанията.

“През годините информацията стана все повече и нужните ни справки се зареждаха все по-тромаво. А и веднъж генерирани, ако назад във времето се наложи да се направи промяна или се открие грешка, те трябваше да се генерират отново и отново, което беше допълнителна загуба на време.“ – споделя изпълнителният директор на ЕГЕ Груп Рамадан Рамадан.

Решението – внедряване на BI система

Търсейки варианти да улеснят процеса на генериране на справки за бизнеса и да ускорят достъпа до информацията, ръководството на ЕГЕ Груп взима решение за внедряването на Business Intelligence система.

Дружеството избира нашата компания за партньор във внедряването, защото вече познава предимствата на BI софтуера Qlik Sense, който е част от портфолиото ни от години. Освен това компаниите ни имат взаимоотношения от преди, а екипът ни е внедрил успешно CRM решение в ЕГЕ Груп.

„Разгледахме и други BI продукти, но предимствата в технологията на Qlik Sense и това, че познаваме Balkan Services и тяхната работа наклониха много везните в тяхна полза“ – споделя още г-н Рамадан Рамадан.

Примерен дашборд в Qlik Sense 

Прочетете още: BI – скритият служител

Реализация на BI проекта

Целият проект продължава около десет месеца, разпределени по равно за изграждането на приложението за продажби, както и на това за приходите и разходите – две области, в които справките и анализите на дейността преди са отнемали много време.

От няколко месеца екипът на ЕГЕ Груп има възможност да работи ежедневно с новата BI система Qlik Sense и да оцени нейните предимства. По всеобщо мнение сред представителите на компанията, това е един професионално изпълнен проект.

„По време на внедряването ние бяхме като един екип, а не две отделни фирми с два различни екипа. Това беше уникално изживяване. Работехме като едно цяло и това може би се дължи на факта, че служителите на Balkan Services са добри професионалисти, които познават много добре възможностите на продукта. От друга страна те усетиха много добре какви са нашите нужди и дадоха много адекватни решения и отговори на въпросите ни. Затова самият процес и цялата работа, която свършихме, се случваха с лекота, без напрежение, в една приятна атмосфера. И накрая, когато приключихме проекта, даже ми стана малко неприятно, че няма да виждам тези хора всяка седмица.” – споделя още г-н Рамадан Рамадан.

Той посочва, че в процеса на внедряване е имало редица предложения от страна на нашите консултанти, които са се оказали много полезни за ЕГЕ Груп. „По време на работата те ни предложиха някои неща, които наистина ни влязоха в употреба. Това отново говори за професионализма на екипа и факта, че много добре познават възможностите на продукта. Може би техният опит от предишни проекти допринесе за това“ допълва г-н Рамадан Рамадан.

Като най-важен фактор за успеха на BI проекта от ЕГЕ Груп посочват това, че двата екипа са се сработили много добре, както и че предварителните нужди на клиента са били дефинирани много точно. Не на последно място сред причините е и назрялата нужда от внедряването на BI система и това, че от ръководството на компанията са знаели много добре какво търсят.

Предимствата на BI решението Qlik Sense

Новият BI софтуер променя изцяло достъпа до справки за бизнеса и те вече са налични мигновено за всеки оторизиран представител на компанията, без да се налага да се чака с часове или дни и без да се ангажира определен служител за тяхното изготвяне. Нещо повече – системата за бизнес анализи дава цялостен поглед върху дейността на ЕГЕ Груп и улеснява процесите по бюджетиране, планиране и целеполагане.

Лекотата, бързината и интуитивният достъп са заложени в самата технология на Qlik и в начина, по който работи решението, а генерирането на справки и анализи се извършва много бързо – на момента и само с няколко клика.

“Важно предимство е също, че когато се приложат самите филтри в един изглед, те автоматично рефлектират и върху другите изгледи. За нас това е предимство, защото всеки изглед е създаден с някаква цел и има определен набор от филтри, но в същото време това помага да се направят различни сечения. Това показва, че системата е много гъвкава. Много ни харесва като потребители също и това, че тя е много интуитивна. Само с няколко клика можеш да достигнеш до информацията, която ти е необходима и в това отношение Qlik наистина си отговаря напълно на наименованието.” – посочва още г-н Рамадан Рамадан.

“На мен ми харесва, че не съм се сетила за справка, която да ми потрябва и да не мога да я генерирам. Това е важно за мен, защото в ежедневието ми се налага да проверявам и да търся най-различни неща.” – добавя Михаела Тодорова, главен счетоводител на ЕГЕ Груп.

Друго ценно предимство според нея е лесната промяна на визията на колоните за всяка справка, което създава множество различни възможности за визуализация на данните.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Сред останалите достойнства на Qlik Sense, откроени от екипа на ЕГЕ Груп, са също възможността ръчно да се инициира зареждане на данни по всяко време на деня, лесното откриване на несъответствия в данните, за да бъдат коригирани своевременно в ERP системата, бързината, с която работи приложението, както и това, че то функционира на отделен сървър, не натоварва самата система и не влияе на работата на други членове на екипа.

Примерен дашборд в Qlik Sense 

Полезно е и наличието на т.нар. „bookmarks” – функционалност, която позволява запазването на различни сечения за избрани периоди и съответно бърз достъп до тях по всяко време при необходимост в бъдеще.

„Любимата ми функция е възможността сутрин да виждам дашборд с всички най-важни показатели за моята работа. Това ми дава пълен поглед върху дейността“ – добавя Венцислав Тодоров, Търговски директор.

---

Ако искате да се запознаете с възможностите на водещата според Gartner за 12-та поредна година BI система – Qlik Sense, нашите консултанти са насреща да съдействат.

---

Резултати от BI проекта

Внедряването на Qlik Sense променя изцяло начина, по който ръководният екип на ЕГЕ Груп достъпва справки, анализи и друга ключова информация за бизнеса. Всичко това вече е достъпно само с няколко клика, под формата на разнообразни визуализации, като в допълнение не се налага да се ангажира ИТ отделът специално с изготвянето на справки.

Всеки оторизиран потребител разполага в реално време с всяка справка, която му е нужна, обхващайки период от началото на дейността на компанията, до настоящия момент.

Точността на справките се подобрява значително, както и се минимизира вероятността за несъответствия в данните. Ако са на лице такива, те се откриват и коригират много по-лесно и бързо.

С новото BI решение ръководството на ЕГЕ Груп може много по-лесно да прави прогнози за различни бъдещи периоди, което улеснява значително процесите по бюджетиране и целеполагане, а проследяването в детайл на всички важни ключови показатели и изпълнението на цели на дневна база се случва с лекота. В резултат екипът има много по-добър фокус върху важните аспекти от дейността.

Прочетете още: ОББ Интерлийз дигитализира репортинга си с BI системата Qlik Sense [интервю] 

В обобщение

Внедряването на Qlik Sense има цялостен ефект върху бизнеса на ЕГЕ Груп, оказвайки влияние върху управлението на разходите и бюджетирането, продажбите, взимането на ръководни решения и планирането. Подобрена е мотивацията на служителите, защото те имат много по-конкретни и ясно зададени цели, което запазва фокуса им върху постигането на желаните резултати.

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 660 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.