9 риска при изготвяне на финансовия отчет и 1 решение

Финансовият отчет представя финансовото и имуществено състояние на компанията, резултатите от нейната дейност и в същото време предава послание за бъдещето на ръководния екип.

Изготвянето на отчета е дълъг процес, състоящ се от процедури по проверка, обобщаване/сводиране, преобразуване и представяне на текущата счетоводна информация.  Компаниите се сблъскват с редица предизвикателства при изготвяне на финансовите си отчети.

Цялостният процес по изготвянето и представянето на отчетните документи е времеемък и изисква изключително внимание и прецизност.

В тази статия ще разгледаме най-често срещаните рискове при съставяне на финансов отчет и как могат да бъдат избегнати.

Рискове при изготвяне на финансовите отчети

В практиката си компаниите се сблъскват с предизвикателства, които пораждат редица рискове:

1. Високи разходи за изготвяне на годишни финансови отчети от външни компании;

2. Затруднения в проследимостта на корекции в отчетите;

3. Промяната дори на една стойност в отчета налага ръчни преизчисления и нови проверки на целия отчет;

4. Големият обем ръчни изчисления и пренасяне на данни отнемат време на ключови служители;

5. Рискът от грешки при ръчна обработка е висок и това може да компрометира достоверността на данните;

6. Изготвянето на финалните отчети на различни езици при международните организации е предпоставка за проблем с разбираемостта на данните;

7. Обединяването на данни от различни системи (консолидационна система, ERP система) и файлове в различни формати;

8. Промени в стандартите и изискванията за оповестяване на допълнителна информация;

9. Представяне на годишни финансови отчети, съвместими с нововъведения Европейски единен електронен формат (ESEF) за финансово отчитане и променящите се изисквания в текущите таксономии.

Съвременните технологии, които автоматизират изготвянето на финансови отчети

Съвременните технологични решения значително улесняват компаниите, задължени да представят публично информация за финансовото си състояние и резултатите от дейността.

Софтуерните системи за финансово оповестяване са инструмент за преодоляване на рисковете, пред които са изправени съставителите на финансови отчети. Те оптимизират процеса, съкращават технологичното време за изготвяне и гарантират достоверността на данните.

Основно предназначение на една система за финансово оповестяване е автоматизирано управление на процеса по изготвяне на финансови отчети. Компаниите значително съкращават времето за прехвърляне, обобщаване и валидиране на данни, като в същото време могат да се фокусират върху основното съдържание на отчетите.

SmartNotes – Disclosure management е решение за изготвяне на финансови отчети, разработено от немската софтуерна компания AMANA Consulting и присъства в портфолиото на предлаганите от нас бизнес системи.

Софтуерът обхваща целия процес по изготвяне на годишни финансови отчети – от импорта на данни, до изготвяне на финален отчет в избран формат, готов за печат.

Приложението има възможност за добавяне функционалност за конвертиране на отчетите съгласно новите изисквания за Европейски единен електронен формат (ESEF) на отчитане, приет от Европейския орган за ценни книжа и пазари (ESMA), в сила от 01.01.2020.

SmartNotes има широко приложение в областта на финансовия репортинг. Освен автоматизиране на процеса по изготвяне на финансови отчети, с приложението могат да се създават допълнителни отчети за външни и вътрешни потребители, като инвеститори, мениджмънт органи и др.

Този тип отчети могат да бъдат фокусирани върху планиране на фирмения бюджет, да бъдат свързани с анализ устойчивостта на бизнеса и контрол на заложените цели.

Функционални възможности, които носят добавена стойност

Финансовият софтуер разполага с функционалности, които улесняват в максимална степен неговото използване и носят значителна добавена стойност на компаниите.

• Езици и формати – SmartNotes може да разпознава файлове на различни езици, съдържанието в отчетите може да се създава с помощта на Microsoft Office приложенията Word, Excel и PowerPoint. Създадените отчети лесно се конвертират в различни формати като XBRL (изискуем по ESEF), PDF, HTML или InDesign

• Интеграция – Софтуерът позволява да се импортват данни от ERP системи или софтуер за финансова консолидация, (като SAP, LucaNet, HFM, Cognos и др.). Таблици, диаграми и стойности в текста на отчета могат да се попълват автоматично.

• Автоматични корекции и валидация – При повторен импорт на данни SmartNotes показва всички позиции в отчета, чиито стойности са променени. Това гарантира актуална версия на финансовия отчет, с помощта на вградената функционалност за валидация могат да се правят редакции в последния момент, без риск от грешки и нарушаване на срокове.

• Управление на достъпа – Дефинирането на роли, права за одобрения, права на достъп до различни части на отчета позволяват да бъдат спазени всички вътрешни правила и политики за поверителност.

• Многоезичност и преизползване – Решението SmartNotes проверява автоматично и гарантира достоверността на данните за всички езикови версии, в които се изготвят годишните финансови отчети. Решението позволява части от отчетите да се пре-използват за изготвянето на производни отчети. Данните от текущата година могат автоматично да бъдат прехвърлени в следващия отчетен период като данни за предходна година.

От импорт на данни до готовия финансов отчет

Софтуерът има функционалност за импорт на данни от системите, които компанията използва, данни от файлове или друг източник на информация. Цялата подадена към SmartNotes информация се събира в собствена база (data cache), за да се обработи от системата.

Решението за финансово оповестяване валидира данните, за да бъдат представени правилно по позициите на отчета. Готовите документи се генерират автоматично в избрания формат.

При промяна в данните, постъпващи от другите системи в базата, софтуерът визуализира в кои части на отчета са нанесени корекции. При одобрение на редакциите в таблици, текстове или диаграми, същите се актуализират в изходните документи.

Така компаниите имат сигурност на данните, с които работят. Ръчни промени на файлове от отделни потребители се документират, което гарантира пълно проследяване на информацията.

Генерираните  документи могат да бъдат споделяни за обработка с до 200 потребители по целия свят, което е значително улеснение за корпорациите, опериращи на глобално ниво. По този начин всички могат да работят едновременно върху годишния финансов отчет. При малките и средни компании тези задачи обикновено се изпълняват от един или двама потребители.

Одобряване на документите – SmartNotes дава възможност отчетите да бъдат създавани на принципа на четирите или шестте очи.

Съставителят изпраща доклад към одобряващия служител, който по електронен път потвърждава, че документът е готов за публикуване. След което може да се избере файлов формат, като възможностите включват готов образец в Word, презентация за PowerPoint, XHTML формат за преглед през уеб браузър, също и InDesign, XML и XBRL.

 

Как се улеснява работата на служителите

Възможностите на SmartNotes позволяват автоматизиране на процеса по подготовка на финансовите отчети, което елиминира ръчната работа.

По този начин се спестяват разходи за изготвянето на годишни финансови отчети от външни изпълнители и се намалява технологичното време чрез подобряване и автоматично управление на процесите по проверка, пренасяне и отразяване на промени в отчетите.

Друго важно предимство на софтуерното решение е свързано с достоверността на данните, която то гарантира. Чрез SmartNotes всички служители имат достъп до една и съща проверена информация.

Това намалява възможността за допускане на грешки, като копиране на данните от по-стара версия на финансовия отчет.

Не на последно място платформата осигурява прозрачност и проследимост на информацията и всички промени.

В резултат оптимизирането на целия процес по изготвяне на финансови отчети освобождава висококвалифицираните служители от рутинни, повтарящи се задачи и им позволява да се фокусират върху дейности, като стратегически анализи, които да помогнат за вземането на навременни и информирани решения за бъдещото развитие на компанията.

Съответствие с ESEF

Софтуерът за финансово оповестяване SmartNotes осигурява на публичните компании, които изготвят консолидирани финансови отчети, възможност да отговорят на приетите изисквания за Европейски единен електронен формат (ESEF).

Съгласно новата регулация издателите, чиито ценни книжа са допуснати до търговия на регулиран пазар в ЕС задължително трябва да представят годишните си финансови отчети в XHTML формат. Ако съдържат консолидирани финансови отчети, те задължително трябва да са интегрирани в HTML документите, като се използва машинно четимия XBRL формат.

Прочетете още: Как новите европейски регулации променят представянето на финансови отчети на публичните дружества?

В тази връзка SmartNotes притежава XBRL процесор, който е съвместим с всяка XBRL таксономия. Решението за финансово оповестяване има вграден модул – XBRL Tagger, за конвертиране на годишните консолидирани отчети в изискуемия XBRL формат.

По този начин компаниите могат да използват софтуера, както за да изготвят своите финансови отчети, така и да изпълнят новите европейски регулаторни изисквания.

Ще се радваме да споделите статията, ако Ви е била полезна 😊          

---

Заявете демо на SmartNotes, за да ви покажем нагледно как може да бъде автоматизиран процесът по изготвяне на финансови отчети и оповестяванията към тях.

Свържете се с нас ОТТУК >
 

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени над 640 проекта. Нашите експерти притежават дългогодишен опит и експертиза в сферата на финансите и внедряването на софтуер за финансов репортинг.