Защо Covid-19 е отлична възможност за повишаване продуктивността на финансовите екипи?

Вероятно за пръв път светът изпитва такова нетърпение да се завърне отново в офиса. Изглежда обаче работата от вкъщи е новото „нормално“ за по-дълго време.

Някои финансови екипи вече са намерили своя начин да постигнат нива на продуктивност, близки до тези от преди пандемията.

Дали обаче това ще се задържи и след това? Дали въпреки неудобствата, причинени от Covid-19, работата от вкъщи ще се окаже най-подходящото време за подобряване продуктивността на финансовия екип?

В статията ще разгледаме възможностите, които хоум офис режимът предоставя на финансистите за повишаване на продуктивността и инструментите, които помагат на финансовите лидери да постигнат това.

Какво характеризира финансовите екипи с висока продуктивност?

Вероятно повечето ръководители на финансови отдели са запознати с теорията за „променящите се роли на финансите“. Финансовата функция, заедно с очакванията на финансовите лидери, премина от пасивно отчитане на финансови данни към активни прогнози на бъдещи бизнес резултати.

Високопродуктивните финансови екипи са не тези, които могат да генерират финансови отчети в най-кратки срокове, а екипите които адаптират, анализират и моделират промените в бизнес средата, за да помогнат на компанията да предприеме най-правилния ход.

Ефективността на финансистите до голяма степен се определя от способността им да използват наличните данни като основа за вземане на информирани бизнес решения.

Истината е, че повечето финансови екипи все още се опитват просто да приключат отчетния период навреме.

Защо сега е най-подходящото време за повишаване продуктивността на вашия финансов екип?

Ситуацията с Covid-19 не беше благосклонна към голяма част от бизнесите и техните финансови отдели. Режимът на работа от вкъщи значително удължи работното време за много служители.

Удачно ли е в този момент финансовите ръководители да настояват за още по-висока продуктивност?

Освен предизвикателства, необичайните обстоятелства откриха много възможности, част от които ще позволят на финансистите да подобрят своето представяне. Има няколко основни причини, поради които сега е подходящият момент:

1. Дигитализацията като приоритет

Covid кризата се превърна в най-големия катализатор на дигиталната трансформация. Бизнесите са принудени да се дигитализират, за да осигурят непрекъсваемост на дейността си в съвременния „виртуален свят“.

От собствениците, през ръководството, до оперативните екипи – всички се насочват към дигитализация на бизнес процесите.

2. Налице са затруднения и понижена ефективност при финансовите процеси

Дистанционната работа е стрес тест за процесите във финансовите отдели. Ако екипът се сблъсква с трудности при събирането на данни и изготвянето на финансови отчети по принцип, тези задачи ще бъдат изключително трудни за изпълнение от вкъщи.

Сега e най-подходящият момент да преразгледате финансовите процеси, за да разберете кои от тях пречат или забавят екипа да приключи отчетния период.

3. Възможности за държавно или европейско финансиране

Правителствата по цял свят помагат на бизнесите да преминат през пандемията.

Усилията за дигитализация получават по-висока подкрепа от когато и да било.  Това е добра възможност за вас и вашия екип да проучите софтуерни решения, които могат да подобрят продуктивността на екипа и да ги получите на по-добра цена, ако подобни проекти се финансират от държавата.

Как да подобрите ефективността на финансовия екип при дистанционна работа?

Ако финансовите мениджъри искат да се възползват максимално от настоящата ситуация, могат да го направят със следните 3 инструмента, които биха повишили продуктивността на екипа им не само при криза, но и след това:

1. Централизирана база данни – единен и достоверен източник на данни

Наличието на добре организирана информация е решаваща първа стъпка за ефективен финансов репортинг, контролинг и вземане на управленски решения.

Ако структурата ви се състои от няколко дружества и всяко от тях ползва различна ERP система (софтуер за управление на бизнеса), време е да обмислите обединяването на финансовите данни на дружествата в единна система. Ръчното събиране на данни отнема много време и поражда голяма вероятност за допускане на грешки.

Проучване на Deloitte* показва, че финансовите екипи отделят 48% от времето си за създаване и актуализиране на финансови отчети и само 18% за взаимодействие и комуникация с бизнеса.

Чрез обединяване на финансовите данни в една система за финансов репортинг като LucaNet, финансовите екипи ще отделят по-малко време за събиране на данни и повече време за анализ на финансовите резултати. Наличието на единен и достоверен източник на данни осигурява бърз и лесен достъп до необходимата информация и значително улеснява отчетността и анализа.

2. Съхранение на данните в облака

Организирането на дистанционната работа подчертава значимостта на достъпа до финансова информация. Тъй като финансовите екипи продължават работата от вкъщи, важно е да се гарантира, че могат да получат  необходимата информация.

Наличието на облачно решение ще предостави на екипа възможността да работи отвсякъде и по всяко време. С усъвършенствани мерки за криптиране на данните, облачните технологии  гарантират сигурността на информацията.

Компаниите се развиват и понякога надрастват своята съществуваща ИТ инфраструктура. Облачните решения са скалируеми, не изискват закупуване на хардуер и позволяват сътрудничеството между екипите.

Това осигурява повече гъвкавост и намалява разходите. Освен всичко останало облачните решения могат да използват централизирана база данни, което подкрепя сътрудничеството във финансовите екипи.

3. Инструменти за управление на задачите

Инструментите за управление на задачи изпълняват две ключови функции:

1. 
   

   Гарантират, че индивидуалните отговорности са напълно ясни;

   
   
2. 
   

   Проследяват напредъка на всеки от екипа и спомагат съвместната работа.

   
   

При хоум офис режим е по-трудно да се проследи какво правят служителите. Чрез инструмент за управление на задачите на всеки служител се възлагат ясно определени задължения.

С визуализация на индивидуалните задачи, за тях е по-лесно да следят възложените им задачи. Когато има яснота какво трябва да се направи, пропуски в комуникацията могат да бъдат избегнати и работният процес ще бъде по-ефективен.

Важно е отделните членове да имат предвид напредъка на целия екип. За проекти, изискващи работа в екип, таблото за управление на задачите спомага ефективното приоритизиране на работата и възможно най-бързото приключване на проекта.

С помощта на подобни инструменти ръководителите на финансови отдели могат по-добре да следят напредъка във всеки момент.

Работата от вкъщи е шанс за преосмисляне начина, по който работим, по отношение на финансите. Въвеждането на най-ефективните решения за екипа гарантира непрекъснатост на бизнеса в случай на непредвидени обстоятелства.

Като разглеждат настоящата ситуация с нова перспектива, лидерите могат да извлекат най-доброто от нея и да използват възможностите за повишаване на продуктивността на своя екип. Скъсяването на дистанцията между финансите и технологиите ще подготви финансовите екипи за постижения отвъд Covid-19.

Ще се радваме да споделите статията, ако ви е била полезна 🙂

---

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на правилното софтуерно решение и неговото внедряване е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса и технологиите, говорим и двата езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Изпратете ни вашите въпроси оттук >

Компанията ни внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени над 640 проекта. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.

---

Източници:

• Блогът на нашия партньор LucaNet
• Проучване на Deloitte: Crunch time 7. Reporting in a digital world