4 предизвикателства при внедряване на бизнес софтуер – какво съветват експертите?

В днешната реалност, нито една компания не може да се развива и да бъде конкурентна без помощта на модерните технологии. Изборът на правилната ИТ система е сложно, но критично важно решение. И това е само началото.

Процесите по осъзнаване на нужда, избор и внедряване на бизнес софтуер протичат индивидуално при всяка компания.

През годините сме завършили няколкостотин проекта за внедряване на информационни системи в средни и големи компании и наблюдаваме, че има подводни камъни със сериозни негативни последици, ако не се вземат мерки навреме.

Опитът ни показва, че организациите масово срещат следните 4 предизвикателства по пътя към дигитализация на бизнес процесите:

❓ Как да изберат подходящото за тях софтуерно решение

❓ Кои са ключовите бизнес процеси, които трябва да оптимизират

❓ Какъв бюджет да планират, за да се осъществи проектът по възможно най-добрия начин

❓ Как да ангажират ключовите служители в проекта и да противодействат на съпротивата
Отговорите, повече за предизвикателствата при внедряване на бизнес софтуер и съвети как могат да бъдат преодолени, споделяме експертно мнение в следващите редове.

Предизвикателство #1: Избор на тип система

От решението за типа бизнес софтуер зависи пряко развитието на компанията ви, нейната ефективност, гъвкавост, растеж и навлизане на чужди пазари. Важността на това решение не бива да се пренебрегва и е необходимо да му посветите необходимото време и внимание.

За да изберете подходящото софтуерно решение, трябва да си отговорите на два основни въпроса:

1. Какви са нуждите на бизнеса ви?
2. Какви са очакваните ползи от работата със системата – сега и в бъдеще?

Отговорите  изискват задълбочен бизнес анализ, който можете да направите с ресурса на вашия екип или да го поверите на опитни външни консултанти.

Оценката на ползите е трудна задача, защото не всички са измерими количествено.

На база краткосрочните и дългосрочните ползи от внедрения бизнес софтуер, компаниите растат по отношение на конкурентоспособност, ефективност и рентабилност.

Прочетете още: Как модерните ИТ системи повишават ефективността на бизнеса

Типове бизнес софтуер според фокуса

1. 
   

   Транзакционни

   
   

Основен тип решения, без които всяка утвърдена компания не може да управлява бизнеса си са тези, които подреждат и структурират данните в една организация. Такива софтуери са например ERP, WMS, CRM системите.

2. 
   

   Аналитични

   
   

Спомагат обединяването на данни от различни източници, унифицирането, анализът и визуализацията им. Такива са Business Intelligence платформите. BI системите значително улесняват и ускоряват взимането на ефективни управленски решения.

3. 
   

   Специализирани за определен сегмент на бизнеса

   
   

Те са тясно насочени към управление на определена област от дейността като финанси, планиране и други. Примери за подобни решения са специализираната система за управление на финансовото представяне LucaNet и инструментът за финансово оповестяване SmartNotes.

Дългогодишният ни опит показва, че организациите много често се опитват сами да вземат решение за най-подходящия за тях бизнес софтуер. Започват с процеса по анализ и избор, но често стигат до момент, в който не могат да продължат без външна помощ.

Консултантските компании от своя страна имат богат опит и познания в сферата на бизнес софтуера – разнообразие от решения, техните възможности и т.н..

В много случаи това, което си мислите, че ви трябва може да се окаже второстепенна нужда след извършването на задълбочен бизнес анализ.

Наблюдаваме го често в практиката.

В някои случаи една система с по-малки възможности, имплементирана от опитни консултанти, носи по-добри резултати, отколкото внедряването на всеобхватно решение.

Затова ви съветваме изборът на софтуерно решение и внедрител да се случва едновременно.

Прочете още: Business Intelligence решения – какво, за кого и защо

Предизвикателство #2: Баланс между функционалности и ефективност

След избора на типа система идва ред на друга основна стъпка от процеса – дефиниране обхвата на проекта. Пропускът на тази фаза води до имплементацията на нефункционална система, която не отговаря на нуждите на компанията.

Задължителни аспекти при дефинирането на обхвата са:

• Какво е текущото състояние – проблеми, предизвикателства, бизнес процеси;
• Какъв е желаният резултат – начин на работа след внедряването, нови задължения на служителите, съкращаване на оперативни дейности.

На този етап е важно да не изпадате в крайности, а да се стремите максимално към баланс между функционалности и ефективност.

Бъдете наясно, че колкото повече функционалности желаете да включите, толкова повече се усложнява системата и целият проект. Това затруднява и забавя работата на служителите,  понижава мотивацията им и в крайна сметка няма да получите желания ефект от автоматизация на процесите и улесняване на работата.

Внедряването на бизнес софтуер е процес, който отнема време, а добрият баланс се постига като се подходи с повишено внимание при дефиниране на обхвата в самото начало и второстепенните по важност функционалности бъдат реализирани на следваща фаза от проекта.

Пазарът е по-динамичен от всякога и това може да наложи промени в бизнес модела.

Насочете избора си на софтуер към гъвкава система, с възможности за надграждане и за работа от всяко място и по всяко време. Пример за такъв тип решение е облачната ERP система NetSuite.

Внедрявайки подобно софтуерно решение ще бъдете спокойни, че технологията ще следва развитието на вашата организация и бъдещите промени в бизнес модела ви.

Прочетете още: Какво трябва да знаете за ERP системите

Предизвикателство #3: Скрити разходи при внедряване на бизнес софтуер

Калкулацията на бюджета при проект за внедряване на бизнес софтуер има особености. Ако нямате опит с подобни проекти има риск от непредвидени разходи в бъдеще.

Скритите разходи могат да бъдат свързани с:

         1. Изключения при бизнес процесите

Добра практика е обхватът на проекта за внедряване на бизнес софтуер да бъде разписан до най-малкия детайл и да се обърне внимание на изключенията при бизнес процесите.

За да предотвратите непредвидени разходи при реализация на проекта, заделете резерв в бюджета, който да покрива изключения.

        2. Инвестиции в хардуер и системен софтуер

Освен за лицензите, услугите по внедряване и последващата поддръжка, са необходими средства за хардуера и условията той да функционира нормално.

Тези разходи най-често са свързани с покупката и наличието на: собствени сървъри и устройства за архивиране (storage), както и софтуер към тях; сървърно помещение; токова защита (UPS); място за архивиране (най-добре на друга локация) и автоматизиране на процеса по архивиране; допълнителна гарантирана интернет връзка; резервен сървър, ако основният не работи; нужда от допълнителна защита на информацията; разходи за ИТ поддръжка и др.

        3. Актуализация на софтуера

Скрит разход може да се окаже и актуализацията на бизнес софтуера с нова версия. Когато инсталацията е при клиента (on-premises), понякога се налага тежка реимплементация на новата версия, а тя може да изисква и по-мощни сървъри и обновени операционни системи.

Прочетете още: Какво представляват облачните технологии – същност, предназначение, ползи

       4. Вътрешни разходи

Забелязваме, че компаниите често подценяват при първоначалното планиране инвестицията в човешкия капитал.

Успехът на проекта зависи пряко от ключовите служители, участващи в него. В продължение на месеци ще им се налага да съвместяват обичайните си задължения и задачите по внедряване на бизнес софтуер.

Затова трябва да ги подпомагате през целия процес и да не пренебрегвате инвестицията в тях.

Една консултантска ИТ компания, колкото и богат опит да притежава, не е в състояние успешно да внедри една система за управление на бизнес процесите без активното участие на вътрешен екип от страна на клиента.

Предизвикателство #4: Справяне със съпротивата

За служителите на една организация внедряването на бизнес софтуер е свързано с промяна в процеса на работа, което води след себе си до съобразяването с нови правила и изисквания.

Възможни са негативни реакции, които могат бързо да завладеят цялата организация. За да ги предотвратите още в зародиш, подкрепяйте ключовите служители. Те са хората, които пресяват негативните реакции и дават конструктивни предложения още в ранен етап.

Те ще случват нещата, първи ще тестват бизнес софтуера, ще се научат да работят с него, ще развиват професионалните си умения.

Важно е да откриете тези хора във вашата компания, които ще извървят пътя докрай и ще спомогнат за въвеждането и ползването на софтуера от останалите служители.

Някои служители се страхуват, че може да останат без работа след внедряването на новия софтуер.

Ние вярваме, че новата софтуерна система не може да замени човешкото въображение и разум, а обратното – развива потенциала на служителите.

Технологиите автоматизират рутинните задачи и служителите имат повече време да мислят, анализират, да се отдадат на по-креативни дейности и да търсят нови възможности.

Прочетете още: 3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

В заключение можем да обобщим, че при планиране на проект за внедряване на бизнес софтуер е добре първо да си изясните от какъв тип решение имате нужда.

Ако вече сте стартирали проекта  – идентифицирайте служителите, които са способни да увлекат останалите след себе си в този процес.

С динамичното развитие на технологиите, софтуерът за автоматизация на бизнес процесите се превръща в ключов актив за всяка организация, който дава преднина, позволява на бизнеса да се разраства с ускорени темпове и да бъде по-конкурентен на световния пазар.

---

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса и технологиите, говорим и двата езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Свържете се с нас >

Balkan Services внедрява бизнес софтуер от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта за над 270 компании. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.