4 добри практики при внедряване на Business Intelligence система

Business Intelligence (BI) е набор от инструменти, които предоставят на компаниите възможност за ефективно използване на фирмените данни, представени по разбираем начин.

Системите за бизнес анализи обединяват, унифицират, анализират и визуализират данни от различни вътрешни и външни за компанията източници. BI софтуерът организира информацията спрямо определени модели и тенденции, и ги представя като репорти, информационни табла (Dashboards) и визуализации.

BI решенията имат приложение във всяка една организация, която търси по-добра видимост, проследимост и отчетност на своята дейност. Те разрешават казуси, свързани с:

• Наличие на голям обем неконсистентни данни в различни системи;
• Затруднена проследимост на процеси, ключови показатели, изпълнение на цели;
• Ненавременно получаване на необходимата информация или съществуващи различни версии на стойностите на един същи показател;
• Необходимост от много ръчна обработка на данните след експорт от транзакционната система (ERP, счетоводна система, CPM и др.);
• Коректност на отчетите;
• Отнемане на извънредно много време на ключовите служители;
• Наличие на технически грешки в данните, които се откриват на по-късен етап и нужда от повторна обработка на отчетите.

За справянето с подобни предизвикателства, на BI системите могат да разчитат висш и среден мениджмънт, бизнес анализатори и ключови фигури в компанията.

BI инструментите могат да отговарят бързо и на стратегически въпроси, като например:

• Как се справя търговският отдел?
• Kои продукти се реализират най-успешно?
• Kаква е рентабилността на ниво продукт и клиент?
• Kакви продажби могат да се очакват през настоящата година?
• Закъсняват ли и с колко време направените поръчки?
• Има ли разлика и каква между план и реално изпълнение на продажбите?
• Как се е представял даден продукт или категория продукти в исторически план?
• Как отстъпките рефлектират върху продажбите?

Прочети още: Business Intelligence система – какво, за кого и защо

4 добри практики при внедряване на BI система

Правилно внедреното и работещо BI решение е основен инструмент на мениджмънта в компаниите, който осигурява бърз достъп до цялата информация за бизнеса, систематизирана по лесен и разбираем визуален начин.

На база 17 годишния ни опит в бизнес софтуера, обобщаваме няколко добри практики при имплементация на бизнес интелиджънс инструменти, които могат да ви бъдат полезни при стартиране на проект за внедряване на BI софтуер.

1. Дефинирайте ясно бизнес целите си

За да получите работеща за вашия бизнес BI система е задължително ясно да дефинирате какви са целите, които ще изпълнява новото решение и очакванията към него.

2. Приоритизирайте обучението на ключови потребителите потребители на BI ситемата

Приемането на нова система от потребителите обикновено е сложен и предизвикателен процес. Често в работата си с клиенти наблюдаваме наличие на съпротива срещу новото от страна на служителите. Фактори за преодоляване на съпротивата са убедеността и решимостта на хората проектът да се реализира, както и подкрепата на мениджмънта.

Обстойното обучение и наличието на следпроектно развитие и експертна поддръжка на BI системата гарантират, че тя ще бъде ефективно използвана, ще носи ползи за бизнеса и ще се развива заедно с него, съобразно нововъзникващите нужди.

Прочети повече: Колко струва една BI система? [част 1]

3. Фокусирайте се върху качеството и управлението на данните

Установяването на ясни процеси и практики за управление на данните спомага за поддържане на последователност, цялостност и доверие в резултатите от внедрената система за бизнес анализи.

4. Възприемете подход за непрекъснато подобрение на BI системата

Приемайки подход за непрекъснато подобрение, потребителите на BI решението и екипът по следпроектно развитие и експертна поддръжка са в постоянна комуникация, споделят обратна връзка, правят промени по системата и постоянно я усъвършенстват.

Препоръчваме редовно да преоценявате бизнес нуждите си, да актуализирате дашбордите, справките, ключовите си показатели и източниците на данни, за да поддържате BI решението си актуално и в съответствие с развиващите се нужди на компанията.

Прочети още: 3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

Изборът на точната за вашата компания софтуерна система е сложно, но критично важно решение за развитието на бизнеса. Изборът на партньор по внедряването е също толкова ключов, а понякога и по-труден.

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 720 проекта, от които над 440 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.