Как Еф Еф Груп повиши 7 пъти онлайн продажбите и изпълнява поръчки 5 пъти по-бързо [case study]

Имате ли пълен контрол върху вашите данни, заедно с 360-градусов поглед върху ефективността на бизнеса си? Ако отговорът ви е по-скоро „не”, тогава следващите редове могат да ви бъдат от полза, за да разберете как един от най-големите търговци на едро в страната успя да постигне това.

Аксон България АД е дружество с над 30-годишна история, през която се утвърждава като предпочитан търговски партньор за дистрибуция, логистика и маркетинг в бързооборотния сектор. Компанията оперира в голям брой дистрибуционни канали – международни и местни търговски вериги, самостоятелни магазини за хранителни стоки, аптеки, дрогерии, бензиностанции, магазини за строителство и поддръжка на дома и други търговски обекти за продажба на стоки на крайни клиенти. Осемте регионални офиса осигуряват покритие на Аксон България в цялата страна.

Как се контролира бизнес с подобен мащаб?

Аксон България използва модерни технологии и ERP система за управление на бизнеса, които са надградени с Business Intelligence (BI) софтуера Qlik Sense*, внедрен успешно от нашия екип.

Нуждата от допълнителен репортинг, който да бъде достъпен за всички служители се наложила поради естеството на работата и с нарастването на бизнеса на компанията.

За изминалите три десетилетия данните на Аксон България достигнали над 150 милиона записа. Заради този голям обем от данни преди внедряването на BI системата, за да бъдат генерирани справки по клиенти, обороти, обекти, дилъри, направления и брой активни клиенти, трябвало да бъдат изпращани заявки към ИТ отдела. Така получаването на необходимата справка можело да отнеме цял ден.

След внедряването на системата подобни справки вече се правят от всеки оторизиран служител само с няколко клика.

BI системата предоставя на ръководството на Аксон България цялостна информация за операциите в компанията, което позволява управленските решения да се основават на верни данни във всеки момент.

BI играе фундаментална роля в стратегията на високо ниво и дава стратегически отговори на пазарните изисквания, като помага на Аксон България да работи по-ефективно, да разшири своите конкурентни предимства и да увеличи рентабилността си.

Qlik Sense генерира за Аксон България информационни табла (т.нар. дашборди, от англ. Dashboards) и репорти, които дават изчерпателен отговор на въпросите, свързани с текущата позиция на бизнеса на компанията. BI добавя и голяма стойност към съществуващата ERP система на търговеца на едро и най-общо казано създава предварително дефинирани репорти, позволява на потребителите сами да създават справки и опростява консолидирането на множеството процеси.

Примерен дашборд в Qlik Sense 

Прочети още: Business Intelligence система – какво, за кого и защо

Решението е Qlik Sense,
а консултантът – Balkan Services

В рамките на няколко месеца екипът на Аксон България проучил BI пазара. В процеса на избор на решение и консултант от компанията се допитали до доверени бизнес партньори, които разполагали със собствена BI система. Оказало се, че един от най-сериозните партньори на компанията в България също ползва Qlik Sense.

„От редица места получихме препоръки за Qlik като най-достъпна система, а за партньори да изберем Balkan Services, като най-кооперативна компания, с която се работи лесно”, споделя ИТ мениджърът на Аксон България Илиана Симеонова.

„Още по време на предварителните срещи и впечатляващите презентации, които от Balkan Services направиха за нас ни стана ясно, че екипът на тази консултантска компания е страхотен и се разбираме само с „една” дума”, разказва за първите си впечатления от работата си с нас Ивайло Кръстанов, мениджър продажби в Аксон България.

„Дори в случаите, в които не бяхме сигурни какво искаме, екипът на Balkan Services много деликатно ни насочваше, спрямо опита си към нещата, които биха ни били полезни”, допълва Илиана Симеонова.

Един от примерите за казаното по-горе са допълнителните категоризирания на брандовете на Аксон България – създадени са четири нива на подкатегории.

По думите на екипа на Аксон везните в полза на системата за бизнес анализи Qlik Sense били наклонени и от функционалността на системата да показва цялата информация, която е необходима, не само в табличен вид, но и като графика.

„Така лесно се вижда как растем и какви са трендовете”, отбелязва Ивайло Кръстанов.

Прочети още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Етапите на проекта
и предизвикателствата пред тях

„Това е един от най-големите по обхват и сложност проекти в областта на търговията и финансите, които сме правили. Имахме доста голяма крайна цел, постиганата след упорита работа”, разказва Димитър Проданов, старши управляващ BI консултант и партньор в Balkan Services.

Системата обхвана всички справки в отделите „Продажби”, “Финанси“, „Логистика“ и „Маркетинг”, както и общ корпоративен дашборд, изготвен за стратегически цели и обхващащ ключови показатели от различните направления.

Първата част от проекта, която екипът ни реализира, стартира с детайлен бизнес анализ на продажбите.

„Разгледахме всички търговски процеси – как се задават отстъпките, как се доставят артикулите, какви са порядките, които Аксон използва и как те биват отчетени в системата на компанията”, обяснява Димитър Проданов.

Като тук основният фокус е автоматизирането на репортинга, тъй като до онзи момент всички справки за търговския отдел се изготвяли на ръка и трябвало да бъдат готови всеки ден към определен час.

„Това, което направихме беше да автоматизираме входирането на тези резултати, като по този начин елиминирахме нуждата всекидневно да бъдат генерирани сериозен набор от репорти”, казва Димитър Проданов.

Така вече всеки оторизиран служител може да влезе в BI системата на момента, в който му е нужна информация и да я види не само таблично, но и графично. Това, на свой ред, дава възможност за повече разсъждения и по-задълбочени анализи.

В последствие екипът ни създаде и функционалност за генериране на годишните финансови отчети според българските стандарти.

Реализирахме и някои чисто счетоводни справки, които не са налични в световните ERP системи, с каквато работи Аксон, и е сложно да бъдат разработени – главна книга, оборотна ведомост, хронология на сметка, баланс, отчет за приходите и разходите (ОПР) по българските стандарти, като инструментът за бизнес анализи дава възможност да се прилагат различни филтри и корекции при генерирането на самите справки в процеса на изчислението им. Така например се отчитат нови пера в счетоводните отчети, могат да бъдат правени сравнения и за години назад.

Във всеки момент служителите и ръководството на Аксон България могат да преглеждат историческите данни от 2002 г. насам, и то със завидна бързина.

„Аксон има много данни и генерирането на дори стандартни счетоводни репорти отнемаше доста време на тяхната ERP система. Това, което успяхме да направим е да дадем възможност на счетоводния отдел да гледа данните от по-големите финансови отчети всеки ден и със скорост, която беше немислима към онзи момент”, обяснява още Димитър Проданов.

Според Илиана Симеонова най-голямото предизвикателство по време на проекта е именно уеднаквяването на цифрите между новата BI система и съществуващата ERP система, която е една от най-големите в света.

След като тези части бяха приключени, екипът ни започна работа по два доста предизвикателни етапа от проекта.

Първият от тях бе създаването на функционален P&L (от англ. Profit&Loss). По време на този етап се създаде възможността клиентът да дефинира методиката, по която се отчитат приходите и разходите, и как приходите покриват разходите. Впоследствие информация като нетна печалба на ниво офиси, група продукти, бранд, клиенти, вериги, типове пазари, канали на дистрибуция и т.н. се извежда за броени секунди.

Този етап от проекта презентира оперативния начин на водене на бизнес и дава възможност за проследяване на неговото развитие в последните пет години.

Вторият етап на проекта включваше създаването на отчет за паричния поток, който е специфичен и се различава от отчета, който се прави в счетоводните системи.

„Ключовото тук беше да се види не как се справя бизнесът през продажбите, а през това как се движат парите. Предизвикателството тук беше по подобие на отчета за приходите и разходите да се генерират справки, но на база паричните потоци”, казва още старшият управляващ BI консултант на Balkan Services. И допълва, че: „Така Аксон лесно може да прецени дали може да си позволи да направи по-големи доставки, за да зареди със стока на моментните цени, защото очаква в бъдеще те да се повишат. А това, както знаем, води до по-големи отстъпки и по този начин повишава маржа”.

След финализирането и на този етап от проекта следва създаването на информационно табло (т.нар. Dashboard) на ниво компания. В него са генерирани над 100 ключови показатели за ефективност, които идват от вече реализирани части на проекта – счетоводната, продажбите, финансите, логистиката. Комбинацията от тези четири основни направления е събрана на едно общо табло за управление, предназначено за ръководството и показващо различните гледни точки на едно място.

Примерен дашборд в Qlik Sense

Прочети още: Максимизиране на ползите от ERP – как го правят големите компании?

Отстъпки, клиенти, наличности,
ето кои са ключовите показатели

Благодарение на новия BI софтуер главният счетоводител на компанията разполага с оборотна ведомост и главна книга буквално с два клика.

Търговският отдел на Аксон България вече може да следи ежедневно ключови показатели като обороти по групи продукти, проактивни клиенти и отворен кредит, който компанията има в пазара.

Още един от лостовете на търговската дейност намери своето по-лесно проследяване, а именно отдаването на отстъпки, с които Аксон България работи с различните клиенти.

„Промоционалните цени са различни всеки месец, чрез BI системата можем да получим информация на ежедневна база за средната отстъпка, с която работим с даден клиент за определен период, за определена категория, за дадена продуктова група”, обяснява Ивайло Кръстанов.

От гледна точка на маркетинг, чрез новата си BI система Аксон България лесно разбира как отстъпките рефлектират върху продажбите.

Освен интеграция със съществуващата ERP система на компанията, екипът ни извърши интеграция и с логистичния софтуер на Аксон България. По този начин служителите лесно получават информация за наличностите в складовете, проследяват стокооборота и оценяват колко време им отнема една заявка.

„Компанията ни продава много храни. Затова за нас е изключително полезно да следим къде е отишъл всеки артикул. Чрез BI софтуера следим партидните номера по клиенти, по доставки, по офиси, а също и сроковете на годност. Буквално с пет клика мога да проследя към дадена фактура, какво е изписано и какъв е срокът му на годност, което е изключително важно, предвид всички регулации”, пояснява Ивайло Кръстанов.

Основен фактор за успеха на проекта е упоритостта както от страна на Balkan Services, така и от страна на Аксон България.

“ИТ мениджърът и финансовият мениджър на Аксон бяха ангажирани с проекта, откликваха при нужда и имаха желание BI системата да бъде внедрена успешно”, разказва Димитър Проданов.

А Ивайло Кръстанов допълва, че според него лекотата, с която се работи с нашия екип е в основата на формулата на успеха на проекта.

Прочети още: ТОП 10 BI тенденции за 2023 г. – Как да се подготвите за кризата [част 1]

Аксон България: BI системата се ползва от всички и всички са доволни

Непосредствена полза от новия софтуер за бизнес анализи е достоверността и надеждността на данните в него, която получават всичките й потребители – висшият мениджмънт, търговският отдел, финансовият отдел, счетоводният отдел, логистичният отдел, ИТ отделът и мениджърите на регионалните офиси.

„Когато водим преговори с едни от най-големите търговски вериги в страната, нашите данни са „железни” и цифрите ни отговарят едно към едно на това, което е фактурирано”, обяснява Ивайло Кръстанов и допълва, че възможността да си „в час” с бизнеса си във всеки един момент е безценна. 

BI софтуерът спомага и за по-добър контрол на брака и редуцирането му. Бизнес интелиджънс инструментът улеснява планирането на база ограниченията, които компанията има за доставки към дадени вериги. Пример за това е контролът на стоковите запаси, не само като бройка, а и като срокове на годност.

„Търговските вериги искат 75% минимален остатъчен срок на годност. Така, ако в офиса ни в Пловдив имаме 200 бутилки зехтин с 90% остатъчен срок, на практика не можем да ги използваме”, пояснява Ивайло Кръстанов.

BI системата позволява много бързо да се сравняват и минали периоди.

„Сега следим какво се случва в реално време с бизнеса ни. На следващ етап може да заложим в системата и следене на цели по търговци”, споделя екипът на Аксон България.

И допълва, че Qlik Sense спестява време, тъй като преди внедряването на системата една справка можело да отнеме цял ден, а днес вече се извършва за секунди. Освен това функционалността за извършване на различни разрези при справките прави компанията по-гъвкава.

„Благодарим на Balkan Services за решението, което изградиха за нас. Ползваме го не само ежедневно, но и най-често сред останалите софтуерни разработки, които имаме при нас!”, казва в заключение Ивайло Кръстанов.

Прочети още: От наличности през продажби до поръчки: BI софтуерът, с който AQUAMATRIX получава справки на минутата [case study]

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 690 проекта, от които над 420 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.

* BI решение от ново поколение на нашия партньор Qlik, признат за лидер сред Аналитичните и Business Intelligence платформи според Gartner Magic Quadrant за 13 поредни години.