ERP системите и ЕВРОТО – как да се подготвите? 

Датата на влизането на България в еврозоната все още не е окончателно ясна, тя обаче е важна за компаниите в страната, които трябва да пригодят своите софтуерни системи за работа с евро. Основният сценарий, по който работят експертите е 1 януари 2025 г. Целевата дата е посочена в Националния план за въвеждане на еврото в Република България, публикуван в официалната интернет страница на Министерство на финансите. Според коментарите в общественото пространство обаче този сценарий не изглежда реалистичен. Резервните дати за преминаването към единната валута, които се обсъждат, са 1 март 2025 г. и 1 юли 2025 година.

Точният момент е отправна точка за бизнеса, защото задава срок, в който фирмите у нас ще трябва да подготвят своя бизнес софтуер, да актуализират фискалните си устройства и да направят други значителни промени, ако искат да продължат да работят безпроблемно и след присъединяването на страната ни в еврозоната.

Първоначалните оценки сочат, че за тази цел са необходими между 6 и 8 месеца, затова е важно изпълнението да започне възможно най-рано.

В официалните източници на информация по темата като уеб сайта за въвеждане на еврото в България се подчертава, че при някои по-големи бизнеси подготовката ще изисква много часове труд за сметка на работодателите. Съветът, който институциите отправят към всеки мениджър е да предвиди нужните средства в бюджета си.

Защо е сложно пренастройването на бизнес софтуера при преминаване от лева към евро и какво трябва да направят компаниите, за да преминат този процес възможно най-гладко?

Отговори на основни въпроси, свързани с последиците от въвеждането на еврото, касаещи ERP системите, дава консултантският екип на Balkan Services.

Бизнес софтуерите за управление на ресурсите в предприятията ще бъдат засегнати от въвеждането на еврото в България и задължително ще изискват пренастройване. Колко съществена ще бъде промяната зависи от нивото, в което дадена система е навлязла в управлението на процесите.

Всяка фирма може да работи в различни валути, но една от тях е основната – тази, в която се води счетоводната отчетност. Разбира се, съгласно българското законодателство в момента – това е българският лев. С преминаването към евро, именно основната валута, към която фирмите приравняват целия си бизнес – приходи, разходи, вземания, задължения, наличности, активи се променя.

Отделно, за известен период от време преди въвеждането на еврото, основната валута ще бъде ЛЕВ, а от системите ще се изисква да представят определени документи и справки и в двете валути. След това ще се извърши подмяната на основната валута в ЕВРО и отново, за известен период от време, от системите ще се очаква да представят определени документи и справки в двете валути (само че този път конвертирането ще е реципрочно).

Всички тези изисквания превръщат цялостния процес по промяна на софтуерните системи в сложен проект за всяка една компания.

Степента на сложност може да е различна при различните типове системи. Причината е, че системите са различни и като структура, и като обхват на процесите.

Някои чисто счетоводни системи ще могат да се справят с този проблем сравнително лесно. Други системи, фокусирани върху конкретни процеси (POS системи, Web магазини и т.н.), също може да се конвертират сравнително лесно. От друга страна, комплексните системи за планиране и управление на бизнеса са много по-сериозно предизвикателство.

Прочети още: Какво трябва да знаете за ERP системите (обновена 2024)

Преконфигуриране на ERP системите  – срокове и етапи

Преходът от една валута в друга при относително опростена софтуерна система може да се случи в рамките на дни, докато при по-сложните системи това може да отнеме месеци. Сроковете за реализация на всеки отделен проект зависят от фактори като:

• функционалност на системата и нейните специфики;
• обхват и разнообразие на бизнес процесите, които системата покрива;
• как са организирани и структурирани данните в нея;
• обем на направените модификации и къстъмизации;
• брой и комплексност на осъществените интеграции с други софтуерни системи.

Трябва да отбележим и факта, че производителите на софтуер не залагат в системите предварително хипотезата, че националната валута на дадена държава ще бъде променена. Най-често в продуктите липсват структури и процедури за автоматично конвертиране на базисната валута.

Първи етап – обща конвертираща процедура

Тук има различни варианти за реализация, които зависят от възможностите и структурите на системата. Възможно е такава процедура да е предвидена от производителя още в началото или добавена като функционалност на по-късен етап, ако същата система е работила в някоя от държавите, извършили подобен преход.

Това е най-лесният вариант, защото се изисква консултантите само да верифицират процеса и да го настроят за конверсия точно на лев към евро. Ако производителят не предлага такава процедура, то консултантите ще трябва да я изработят специално за случая. Подходите на подобна процедура могат да бъдат:

Първи подход

Спиране на работа в съществуващата база, създаване на нова база със същите настройки, но без трансакции, и миграция на начални салда, представляващи конвертираните левови крайни салда към евро.

По този начин се започва „на чисто”, както би се случило, ако наново се имплементира ERP система. Старата база се използва за справочни цели, а новата започва да натрупва фирмената история от новата „ера“ – тази на еврото.

Прочети още: Випласт АД оптимизира производството си с облачния софтуер Soft1 ERP [case study]

Втори подход

Копие на съществуващата база за справочни цели. Стартиране на процес по конвертиране и преосчетоводяване на всички стари трансакции (от предходни периоди) от лева в евро. Когато процесът завърши, в текущата база ще има история, която ще изглежда така, сякаш винаги основната валута на ERP системата е била евро.

Бизнесът продължава работа в същата система. Историята назад е видна в евро и напълно сравнима с текущите трансакции.

Третият подход

Приложим е само за ERP системи, които позволяват паралелни счетоводни книги (Multibooking) и се внедряват в момента, с ясната перспектива за скорошно въвеждане на еврото.

В тази ситуация е възможно да се започне оперативно с две паралелни счетоводни книги (в лева и в евро), като основната се настрои в евро, за да може втората (левовата) да се ползва временно, само до момента на въвеждане на еврото.

При този сценарий не се налага изобщо преконфигуриране на ERP системата заради въвеждането на новата валута.

Към момента консултантският екип на Balkan Services работи по изграждане на системната концепция за пренастройване на внедрените ERP решения от левове в евро, която ще бъде генерална – за всички клиенти на съответното ERP решение.

Първият етап с прилагането на генерална концепция за всички клиенти на Balkan Services, опериращи с дадена ERP система, решава само частично въпросите, свързани с преработката на софтуера за работа с евро.

Затова говорим за втори етап с индивидуален подход. Степента на неговата сложност и срока за прилагане зависят от обема на модификациите и интеграциите, които са направени в ERP системата специфично за всяка компания, и подлежат на индивидуална оценка.

Защо това усложнява значително процеса по преконфигурация?

С внедряването на една ERP система, тя започва да управлява най-различни процеси, да обслужва много голяма част от дейността, да управлява, контролира и събира данните. Това не се отнася само до счетоводните данни, обхващат се поръчки, одобрения, бюджети, интеграции и много други.

Възможно е да бъдат създадени цели нови процеси и процедури в ERP-то, които се изпълняват и свършват някаква част от работата в определена точка от процеса. За да работи всичко това са необходими нови структури от данни, таблици и полета, които не са съществували до момента в ERP платформата, както и модификация на стандартните структури (например добавяне на нови полета).

Всички тези промени в ERP системата при всяка една фирма са индивидуални. Част от тях по всяка вероятност са свързани с пари и те са в левове. Прилагането на генералната концепция на етап 1 не може да повлияе различните модификации, защото генералната процедура работи само със стандартните структури. Ето защо е необходим индивидуален подход за всеки клиент.

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

В обобщение, от нашия дългогодишен опит можем да кажем, че колкото повече възможности и опции има една система за управление на бизнеса, толкова повече клиентът се възползва от тях. Това означава повече взаимовръзки, повече интеграции, както и повече данни в левове. Колкото по-семпла е една ERP система, толкова по-лесно се очаква да се случи преконфигурирането.

Типът на бизнеса също е от значение по отношение на сложността на процесите в една система, защото е важно колко от тях са свързани с пари. В тази връзка пренастройването на софтуерите на всички компании, свързани с финанси са много сложни. Банковият сектор, например, подготвя системите си за присъединяването на страната ни към еврозоната вече две години.

Ролята на компаниите в процеса на пренастройване на системите  

Мениджмънтът на компаниите има много съществена организационна роля, а не толкова техническа, що се отнася до преконфигурирането на софтуерите.

Последици от въвеждането на еврото върху дейността на бизнеса

Ръководствата на компаниите следва да се запознаят и с рисковете, които произтичат от пренастройването на софтуерните системи. Възможни ситуации включват загуба на история, мигриране от начални салда, както и вероятност справките вече да се правят от различно място, освен това определени справки може да се случват по-бавно или да се налага те да се правят на две части.

Очакванията са подготовката и самото пренастройване на системите да отнеме време – за някои системи – часове, а за други – дни. В този контекст мениджмънтът на всяка компания следва да прецени според неговата дейност кога ще бъде подходящото време за реализирането на проекта, за да се избегнат периоди като сезон на отпуски или натоварени моменти от годината като „Черен петък” и Коледа, съответно да се обезпечи непрекъснатост на работния процес.

Ще има и някои важни моменти, свързани с годишното приключване – във връзка с това, че в стария период трябва да се добавят някои счетоводни операции в старата валута, които после да се прехвърлят като салда в новия период и съответно – новата валута.

Прочети още: Управление на качеството – колко е важно и как го правим в Balkan Services?

Проблемът с интеграциите

Колкото повече интеграции са осъществени между една ERP система и други системи, които ползва компанията, толкова по-голям риск има от възникване на проблеми при пренастройване за работа с основна валута евро.

Задължително е да се провери дали плановете на съответните страни за промени няма да доведат до срив на системите, поради несъвместимост в методите. Нашият екип е на мнение, че колкото повече са интеграциите при една ERP система, толкова по-сложен ще бъде проектът за пренастройване на системата.

Необходим ли е ъпгрейд на ERP системите до последна версия преди преконфигурацията?

В случай, че процесът по ъпгрейд на версиите не е автоматизиран, възможно е да се наложи ъпгрейд на всички клиенти до една и съща, вероятно последната версия, защото базисната процедура – тази, която ще бъде изпълнена за всички клиенти на дадено ERP решение, ще работи в една среда. Облачните версии (SaaS – софтуер като услуга) се ъпгрейдват автоматично и тази хипотеза ще важи за решенията от типа „On-Premises“, които са инсталирани на място при клиента. За да могат тези процеси да бъдат тествани и да има подготовка, препоръчваме компаниите да осигурят тестова среда, в която това да се случи и която да бъде фокусирана само и единствено върху този проект – в нея не трябва да се разработва друг процес.

На консултантите ще са им нужни месеци за предварителна подготовка. Kлиентите на Balkan Services, за които е наложително преконфигуриране на ERP системите са много и целият процес изисква прецизно и своевременно планиране. Екипът ни ще направи приоритизация на базата на сложността на проектите, за да може да изпълни всеки от тях в срок.

Двойно обращение и промени в софтуерните системи

В месеца след датата на присъединяването на страната ни към еврозоната левът и еврото ще бъдат едновременно законни платежни средства на територията на България. Това означава, че счетоводството ще се води в евро, а цените ще се обявяват и в лева, и в евро, и на касата ще се приемат и двете валути.

Тук не говорим за преконфигурация на софтуерите, а за една допълнителна възможност на ERP системата за приемане на плащания в двете валути. За целта ще бъде създадена нова функционална възможност – начин на плащане в брой в лева или в евро.

Консултантите на Balkan Services ще подготвят ERP системите за този междинен период при клиенти с приемане на плащания в брой, за които това ще е необходимо.

Обикновено ритейл секторът използва по-опростени системи за управление на процесите и затова се очаква при тях преконфигурирането да не бъде особено голям проблем, но естеството на техния бизнес предполага да се реши казусът с двойното обращение.

Ролята на консултантите

За всяка система трябва да се мисли локално – за това, което тя прави и какви са нейните технически възможности. Важно е това да бъде съобразено в целия процес на пренастройване на софтуерните системи от лева в евро – и тук идва ролята на консултантите.

Ние от Balkan Services ще направим всичко възможно за плавното преминаване на ERP системите от лева към евро с минимално сътресение за бизнеса. Важно е да отбележим, че това е работа с най-високо ниво на прецизност и най-дълбоко ниво на познаване на системите и вазимовръзките на интеграционните процеси.

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services подкрепя бизнесите по пътя им към дигитална трансформация от 2006 г. досега. Вече помогнахме на над 270 компании да дигитализират своя бизнес чрез внедряване на утвърдени софтуерни решения и управление на ИТ инфраструктурата.