3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

Най-честите причини за неуспешен BI проект и добри практики, с които да ги избегнете

Според проучване на Gartner случаите на неуспешно внедряване на Business Intelligence системи не са рядкост и достигат средно до 70% от всички BI проекти*. Сигурно сте попадали на отзиви за „неработещи“ BI системи или за провалени имплементации. За неуспешен се счита всеки проект, който е прекратен преди завършването му, резултатите от него никога не са използвани или който не посреща изискванията на клиента и не обслужва предварително заложените цели.

Неуспешен може да бъде всеки тип проект и да се случи във всяка организация. Провалените проекти и хората, участващи в реализацията им, имат някои общи характеристики. И в двата случая се дават предписания за бързи корекции (quick fixes), които обикновено се оказват неефективни и понякога могат да доведат до катастрофални странични ефекти.

Предприемането на бързи действия по стартиране на проект по внедряване на нова система крие и своите рискове за неуспех и невъзможност за адресиране на възникнали промени.

Всеки недовършен или частично завършен BI проект е свързан с финансови загуби, както и загуби, които не могат да бъдат стойностно оценени, като например доверието и желанието на служителите да участват в проекти или пропуснати ползи от оптимизация на процеси.

Ако сте имали провален опит за внедряване на бизнес интелиджънс система и сега ви предстои да инициирате или участвате отново в такъв проект, какво бихте променили? Какви са вашите научени уроци?

По-долу споделяме идентифицираните от нас най-общи и често проявяващи се причини за неуспешни, провалящи се проекти на база дългогодишния опит на Balkan Services във внедряването на репортинг системи от една страна, уповавайки се на глобални стандарти и добри практики в бизнес анализите, и управлението на проекти от друга.

Причини за провал на един BI проект

Причините за неуспех могат да бъдат множество и от различно естество, но най-общо те се групират в три категории:

• Хора
• Процеси (практики)
• Комуникация

Залагането на нереалистични очаквания е една от основните причини за неуспех, посочвана от BI експертите – непостигането на взаимно разбиране между страните за крайния резултат, който ще се достави, и неговите характеристики още на етап стартиране на проекта.

Следват използването на слаба методология за анализиране на наличната „болка“ на клиента, нуждата от промяна и извличане на изискванията на бизнес потребителите; недостатъчно подготвени ресурси, което се изразява във включването на служители с липса на нужното ниво на познаване на бизнес процесите в компанията или не добро разпределение и приоритизиране на времето на въвлечените в проекта специалисти; и не на последно място липсата на ефективна комуникация между участниците в проекта. Като ключов фактор за успеха, както и за провала на един проект, експертите посочват екипа.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Екип и разпределение на роли при внедряване на BI система

В ранния етап на иницииране на проект е важно да бъдат идентифицирани всички заинтересовани страни (stakeholders). На практика заинтересованите страни са всички онези служители, групи и организации, които могат положително или негативно да влияят на или да бъдат повлияни (засегнати) от решения, дейности и резултати от проекта.

Ключов фактор за успеха на BI проекта е различните групи заинтересовани страни да бъдат привлечени и ангажирани, и да се поддържа техният интерес и подкрепа през различните етапи на развитие на проекта.

При внедряване на Business Intelligence система разпознаваме основно три роли – спонсор, ръководител проект (Project Manager) и ключови потребители (бизнес анализатори). Всяка група може да съвместява няколко подроли в жизнения цикъл на проекта, без да забравяме и техните задължения по основната им дейност в компанията.

Ролята на спонсора (инициатор от страна на клиента) е значителна в началото на проекта – при инициирането, когато се задават основните изисквания, които трябва да бъдат посрещнати и се налагат проектните ограничения – предимно финансови, оторизира се работата по проекта и се посочва проектен ръководител. Но далеч не се изчерпват с това дейностите на спонсора в един бизнес интелиджънс проект.

Именно от неговата активна позиция и подкрепа, която оказва на ръководителя на проекта и на целия екип, зависи поемането и поддържането на правилния курс на развитие. Задаването на приоритети и осигуряване на нужното време за планиране и изпълнение на проекта са ключови отговорности на спонсора.

Формалното наличие на ръководител проект, сформирането на проектен екип и разпределянето на роли се случва, когато има защитен и одобрен бизнес случай (business case). Тук стигаме до процесите и тяхното правилно и последователно прилагане.

Преди да имаме обособен проект следва да се изследва източникът на проблема и нуждата от иницииране на BI проекта.

Прочетете още: BI – скритият служител

Процеси по бизнес анализ

Оценката на нуждата включва дейности по анализ и разбиране на бизнес нуждата, анализ на потенциалните възможности и предложения за адресирането ѝ, както и най-същественото определяне – дали организацията да инвестира в проект по внедряване на предложената промяна.

Решението за промяна предполага извървяването на пътя от идентифициране и дефиниране на проблема или потенциалната възможност, разбиране на интересите на заинтересованите страни и взимането на решение дали и кога да се предприемат действия. Разработването на възможни алтернативи, оценка на очаквани ползи и рискове, анализ и приоритизиране спомагат за „откриването“ на най-доброто решение.

Грешка би било, ако от идентифицирането на проблема се „скочи“ направо към избор на решение за имплементация на бизнес интелиджънс система и конкретна BI платформа (софтуер). Нашите експерти в областта на системите за бизнес анализи (BI) споделят, че за придобиване на нужното разбиране се изисква преглед на хора, процеси и технологичните аспекти на организацията.

Крайна цел на бизнес анализа е да удовлетвори бизнес нуждата като предложи подходящо решение. То може да бъде доработка на съществуващи ERP или CRM софтуери, или разработване на нова система за бизнес анализи (Business Intelligence), оптимизация на процеси чрез ревизия на съществуващите репортинг практики и подготвяните справки, разширяване на организационната структура – създаване на репортинг звено или увеличаване на състава на наличното, промяна в процедури на работа.

След първоначалното идентифициране и анализ на високо ниво на нуждите и изискванията на компанията (т.нар. high level requirements), може да се обърнете към външни експерти-консултанти, които да подкрепят усилията ви по оценка на текущото състояние, определяне на бъдещото състояние, определяне на постижимите опции и предоставяне на препоръки, изготвяне на пътна карта на развитие (product roadmap), систематизиране на бизнес случая (business case) и изготвяне на задание за работа, включително с цел одобряване бюджет на BI проекта.

Заданието за работа, познато като „Statement of work“ (SOW), използвано при процедурите по избор на BI доставчик (т.нар. „Procurement“), включва описание на желания краен продукт или резултат, описание на основните цели и изисквания, които биват групирани като бизнес, функционални, нефункционални, проектни, преходни (т.нар. „transition“) изисквания.

При сценарий, в който компанията разполага с вътрешни ресурси за внедряване на BI система и няма нужда от процес по избор на внедрител, и съответно изготвяне на задание за работа към външен изпълнител, не отпада нуждата от формална писмена комуникация на резултатите от осъществените процеси по анализ и оценка. Следва да се документира и обхвата на продукта – какво ще изградим или променим, както и обхвата на проекта – как ще стигнем до крайния резултат.

Комуникация при реализация на BI проект

90% от времето си проектните ръководители отдават на комуникация. Добре структурираните и документирани начални изисквания, ограничения, предположения и тяхното проследяване, развитие и валидиране през различните стадии на бизнес интелиджънс проекта, спомагат за приравняване на очакванията на заинтересованите страни и намаляват риска от отклонение на резултата от заложените цели.

Документирането както на взетите решения, така и на отхвърлените, придружени с мотиви, осигурява прозрачност и проследимост. Познатите „протоколи от срещи“ и „седмични статус“ отчети не са за пренебрегване, съветват нашите BI експерти.

Отделете достатъчно време, за да планирате и комуникирате целите на бъдещия си Business Intelligence проект.
Не забравяйте, че проектите се правят ОТ хора ЗА хора и успехът е въпрос на гледна точка.

Отзиви от Агенция за събиране на вземания за завършен BI проект

Ще се радваме да споделите статията, ако ви е била полезна 🙂

---

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени успешно над 640 проекта, от които 400+ в областта на Business Intelligence. Успешно реализирани BI проекти от Balkan Services можете да разгледате тук >

Ако търсите съвет за избор на BI решение или надежден и опитен партньор за внедряването му, експертите ни са насреща да съдействат.

Заявете безплатна консултация чрез попълване на контактна форма.

---

*Източник: bibrainz.com