Business Intelligence система – какво, за кого и защо

Терминът Business Intelligence (BI) не е нов за технологичния свят, но неговото значение и стойност за бизнеса напоследък нарастват с бързи темпове.

И ако до преди 15-ина години понятието бизнес интелиджънс звучеше по-скоро като екзотика, то днес успехите на организациите, правилните и обосновани решения, и изпреварване на конкуренцията вървят ръка за ръка с използването на специализиран бизнес софтуер.

BI не е просто продукт или система в смисъла, който влагаме в тези думи. Той е по-скоро набор от инструменти, които предоставят на компаниите възможност за използване на  наличните данни, представени по разбираем начин.

Какво представлява BI

Business Intelligence включва процеси, средства и технологии, необходими за превръщането на данните в информация, а информацията в знания и планове, които предполагат бързи и ефективни бизнес действия и подпомагат процеса на вземане на решения.

Именно чрез BI системите потребителите получават сигурна, консистентна, разбираема, лесна за обработка и навременна информация, която създава предпоставки за информирано решение.

Или ако трябва да систематизираме, Business Intelligence системите:

1. Подпомагат вземането на ефективни и информирани решения;
2. Превръщат огромните обеми от данни в ценни изводи за бизнеса;
3. Позволяват достъп, споделяне, обработка и анализ на данни от точните хора, в точното време и по предпочитания от тях начин;
4. Предоставят единна версия на истината;
5. Запазват знанието в компанията;
6. Спестяват време и усилия на ключови фигури в компаниите.

BI системите позволяват на организациите да събират данни от вътрешни и външни източници, да ги подготвят за анализи, да се създават и изпращат заявки към тези данни и да се създават репорти, информационни табла (дашборди) и визуализация на данни.

Примерен дашборд Qlik Sense 

Целта е резултатите от анализите да бъдат достъпни по всяко време и от всяко място за хората, отговорни за вземането на решения в компаниите, и за анализаторите, които да ползват времето си за търсене на зависимости, за откриване на възможности и за взимане на мерки при зараждане на проблеми.

Системите за бизнес анализи комбинират широк набор от приложения за анализ на данни, включително импровизирани (ad hoc) анализи и заявки, корпоративен репортинг, отчитане на таргети и прогнози за бъдеще, мобилни BI, BI в реално време, оперативни BI, облачни и SaaS BI и др.

Популярността на използването на системи за бизнес анализ днес в голяма степен е провокирано от бума в „големите данни“ (от англ. big data). Все повече BI платформи се използват като front-end интерфейси за Big Data.

Съвременният бизнес интелиджънс софтуер обикновено разполага с гъвкави back-end интерфейси, което му позволява да се свързва с различни източници на данни. Това, заедно с лесните за използване потребителски интерфейси, прави BI инструментите подходящи за свързване към Big Data архитектури.

Прочетете още: BI – скритият служител

По какво BI се отличава от останалите бизнес софтуери

Като цяло системите на бизнес анализи надграждат оперативните софтуерни системи – транзакционни или управленски (например ERP, CRM и др.), като ползват, комбинират и визуализират данните от тях.

Една ERP система например изисква основно въвеждане на данни. Тя се актуализира през целия ден, а репортите, извлечени от нея, са структурирани така, че да се разбере какво се случва в дадения момент. Кога е пристигнал даден товар, дали производството е настроено правилно днес или от какво се е оплакал даден клиент?

Тези решения отговарят на въпроса „Какво?“, а не на въпроси „Какво, ако?“, „Защо“, „От кога?“. Те са идеални за оперативни репорти, но извличането на аналитичен репорт от тях не е добър ход.

Тук идва мястото на решенията за бизнес анализи. За разлика от транзакционните системи, които подпомагат бизнес процесите, BI системите са тези, които са проектирани да ви помогнат да управлявате бизнеса си, отговаряйки на въпроси като „Какво, ако?“.

Те ви помагат да разберете не само КАКВО се случва, но и ЗАЩО се случва. Основна тяхна задача е да работят с голям набор от данни с многообразни сечения, които от една страна показват резултатите за дълги периоди от време, а от друга показват различни гледни точки на информацията.

Прочетете още: Максимизиране на ползите от ERP – как го правят големите компании?

И тук стигаме до следващия въпрос – защо BI системите са толкова важни?

Отговорът е ясен и логичен – защото те предоставят на бизнеса редица ползи. Сред тях можем да отличим:

• Ускоряване и подобряване на процеса на вземане на решения;
• Оптимизиране на вътрешнофирмените процеси;
• Увеличаване на оперативната ефективност;
• Генериране на нови приходи;
• Предоставяне на конкурентни предимства пред останалите.

Системите за бизнес анализ могат също така да ви помогнат да идентифицирате пазарни тенденции и да откриете проблеми, които трябва да бъдат решени.

Виждайки целия си бизнес на един екран, лесно можете да боравите с информацията, да откривате бързо различни корелации, проблеми и възможности, да получавате ценна информация, да изчиствате грешки и да подобрявате процеси.

Заедно с това бизнес интелиджънс системите позволяват да проследявате изпълнението на фирмената стратегията по голям брой показатели, като в същото време автоматизират процеса по репортинг.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Примерен дашборд Qlik Sense 

За кого е подходяща BI системата

Ако сте мениджър на компания, сигурно често сте си задавали въпроси, на които трудно или бавно сте намирали отговори?

Можете ли например точно да определите кой е клиентът с най-голям ръст от продажби на продукти с висок марж или кои са потенциалните ви потребители, които в Q1/2022 са се интересували от даден продукт, обърнали са се към конкурентите ви, не са купили нищо и са направили ново запитване към вас в Q3/2022?

Или в кои часове какви стоки се купуват и от кого, или да предвидите потенциални продукти, които ще се превърнат в залежала стока, или колко е нетната печалба от даден бранд или услуга? Или, или, или…

Въпросите са толкова много и използвайки ежедневно платформа за анализ ще свикнете да получавате отговорите им веднага, както и да намирате още факти, докато си „играете“ със собствените данни и резултати от тях.

Примерен дашборд Qlik Sense

Именно ръководството на една компания са хората, които най-пълно могат да се възползват от предимствата на BI системата. Благодарение на нея те могат да проследят данните и да разполагат с цялата бизнес информация, събрана на едно място и налична на екрана на компютъра.

При това тя е еднаква за цялата организация и за всички отдели на компанията. Тази информация и анализите, постигнати благодарение на нея, помагат да се оптимизират процесите в организацията, да се видят ползите от ERP системата; да се вземат по-бързи и информирани решения; да се запазят знанието и данните в компанията, да се откриват по-лесно технически грешки и не на последно място – да се освободи време на ключови служители.

Прочетете още: ОББ Интерлийз дигитализира репортинга си с BI системата Qlik Sense – интервю

Проблемите, които BI ви помага да решите

Вероятно ви се е случвало да се нуждаете от по-голяма видимост и проследимост на пазара и дейността на търговския отдел. Имали сте нужда да реализирате различни модели за разпределение и алокиране на разходи, които да са на база приходите или вложените усилия.

Или губите пари и възможности, действате по усет и не знаете какво са продали отделните ви търговци, дали са изпълнили целите, кои са най-доходоносните ви и лоялни клиенти или кой продукт е с най-голям потенциал за продажба? Или пък ви липсва сравнимост и проследимост и срещате затруднения в прогнозирането?

Бизнесът расте и комплексността на взаимовръзките и данните в различните системи не могат да се съберат в една човешка глава, а Екселът отдавна се задъхва. Със сигурност можете да назовете още много други проблеми, с които се сблъсквате и които са специфични за вашата сфера на дейност.

Прочетете още: Позволете на търговците да продават – история с щастлив край

Решението в тези случаи е business intelligence система.

Чрез нея, благодарение на множеството визуализации, налични в едно-единствено приложение,  можете да проследявате информацията през различни сечения, да откривате скрити възможности и да вземате информирани решения на база множество различни източници (ERP, CRM, Excel, web и др.).

Примерен дашборд Qlik Sense 

Специализираният софтуер ви позволява да проследявате ключовите показатели за ефективност (KPI) и да настройвате процеса на анализ и репортинг в зависимост от стратегията на компанията.

Облачни BI системи

Следвайки световните тенденции за преминаване към облака (от англ. cloud), облачните системи за бизнес анализ стават все по-популярни. При облачните BI системи процесите, свързани с бизнес анализ се извършват в инфраструктурата на производителя на BI софтуер, а не на физически сървъри на компанията.

Когато една организация използва облачно базиран BI настройката и поддръжката на решението обикновено се извършва от производителя на платформата или от негов партньор. Така анализът на данни в облака позволява на служителите да се фокусират върху извличането на ценни изводи от фирмените данни, а не върху рутинни задачи.

Облачните BI системи осигуряват висока надеждност на данните, предоставят възможности за лесна скалируемост, а производителността им е по-висока от on-premises решенията.

Според Gartner* до 2023 г. 40% от всички бизнес софтуери ще бъдат внедрени в облака, спрямо 20% през 2020 г. Бизнесът осъзнава, че анализите са критична точка и компаниите вече не се притесняват да внедряват и използват облачни решения за анализ на данни.

Прочетете още: 10 BI тенденции за 2022 – настъпва ли краят на конкуренцията, каквато я познаваме?

Готови ли сте да придвижите бизнеса си една крачка напред? Ако отговорът е да, запознайте се с един от лидерите в BI класациите на Gartner за последните 12 години тук>

Вижте как Агенция за събиране на вземания ЕАД автоматизира 70% от репортинга си за 4 месеца

Ще се радваме да споделите статията, ако ви е била полезна 😊

Статията е публикувана през 2019 г., а за максимална полезност е актуализирана през август 2022 г.

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 660 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.

*Източник