Групама генерира справки и анализи за минути с Qlik Sense

Организациите в банковата и застрахователната сфера въвеждат, обработват и анализират огромен обем от данни всеки ден. Без необходимите инструменти би било невъзможно този тип институции да генерират бързо десетките справки и анализи, нужни за тяхната пълноценна работа.

Един от лидерите в застраховането – „Групама“, предприе мащабен проект за внедряване на централизирана BI система, която да оптимизира репортинга и предостави на служителите бърз и лесен достъп до обобщена, графично и динамично представена информация, обхващаща широк спектър от дейностите на компанията.

С помощта на внедрената от нашия екип BI система дружеството оптимизира процеси и ресурси, подобри контрола върху качеството на данните и управлява лесно достъпа до тях.

В следващите редове разказваме как протече проектът, как системата за бизнес анализи оптимизира бизнес процесите и какви ползи донесе за застрахователя.

За компанията

„Групама“ е част от френската банково-застрахователна група Groupama Assurances Mutuelles, която има над 100-годишна международна експертиза и присъствие в 10 държави.

„Групама“ стъпва на българския пазар през 2008 г. и вече разполага с над 750 хил. клиенти у нас. Дружеството предлага богато портфолио от застрахователни продукти, подходящи за всеки аспект от живота и дейностите на хората.

Ежедневни предизвикателства

Преди внедряването на новата BI платформа служителите в „Групама“ са използвали вътрешно разработена система за репортинг, в която потребителите са създавали заявки и са получавали справки в Excel с предефинирани полета и показатели.

ИТ отделът на компанията е отговарял за поддръжката на над 200 различни статични справки, като е трябвало не само да ги генерира, но и непрекъснато да въвежда корекции в съществуващите сечения и представяне.

Този начин на работа е отнемал твърде много време на служителите и е затруднявал бързото намиране на нужните данни. Освен това компанията е усещала силен недостиг на човешки ресурс сред ИТ специалистите, които са били натоварени със задачата за произвеждането на необходимите репорти.

За да преодолее тези ежедневни предизвикателства, ръководството на „Групама“ взима решение да стартира мащабен проект за внедряване на централизирана BI система, която да позволи автоматично изготвяне на справки и анализи, обобщено и графично представяне на данните, както и възможност за въвеждане на рестриктивен достъп спрямо позициите на служителите.

Решението – BI системата Qlik Sense

„Групама“ започва да търси Business Intelligence решение, което да отговори на нуждите на компанията, и за целта провежда пазарно проучване.

Застрахователната компания избира Qlik Sensе заради редица предимства на решението, включително лесната интеграция с различни бази данни, асоциативното филтриране на данните, както и по-ниската цена за on-premises решението, съпоставяйки я с алтернативите.

Като следваща стъпка, ръководството на компанията се обърна към нашите експерти за неговото внедряване.

Преди стартиране на BI проекта екипът ни проведе обстоен бизнес анализ, с който да идентифицира основните изисквания на „Групама“ и да дефинира обхвата. На база тази оценка беше създадена и цялостната визия за новото BI решение.

Примерен дашборд в Qlik Sense 

Прочете още: Business Intelligence решения – какво, за кого и защо

Реализация на проекта за внедряване на Qlik Sense

Внедряването на софтуера за бизнес анализи продължи 15 месеца и приключи през февруари 2021 г. За да спазим заложените срокове, приложихме адаптивен подход, при който разработката и доставянето на компоненти се случи на пет по-малки цикъла или така наречените Business Releases (BR), изпълнявани посредством множество итерации.

Ключово за навременното изпълнение на проекта беше и придържането към строг работен ритъм – всеки петък доставяхме готовите компоненти, всеки понеделник правехме статус отчет, ключовите потребители даваха своята обратна връзка до сряда, а междувременно продължаваше работата по компонентите, които са в процес на изпълнение.

Също така екипите ни използваха различни техники за оптимизиране на графика, включително паралелна работа по няколко Business Release-и.

Благодарение на въведените „екипни ритуали“ всяка седмица, втората половина от заложения обхват беше реализирана два пъти по-бързо поради достигнатата висока производителност.

Настъпването на пандемията също се оказа фактор в процеса на внедряване, който наложи реорганизиране на работата ни и преминаване изцяло към виртуални екипни срещи.

Въпреки мащаба на проекта и предизвикателните срокове решението беше доставено навреме.

Сред основните фактори за неговия успех отчитаме приложения „agile“ подход, усилията и добрата колаборация между екипите, ангажирани с внедряването на BI системата от страна и на двете компании, както и подкрепата на висшия мениджмънт на „Групама“.

Разработеното от нас BI решение включва основно приложение с 22 отделни страници със  справки, приложение за плащания, приложение за квоти, приложение Mapping Check и системни приложения за мониторинг на лицензи, достъп, сесии и ползвани справки.

Прочетете още: 3-те причини за провал на BI проект и как да ги избегнете (наръчник)

Нови хоризонти пред Групама с BI системата

Бизнес интелиджънс решението ежедневно изтегля, обработва и зарежда данни от основната транзакционна система на двете дружества „Групама Застраховане“ и „Групама Животозастраховане“.

В резултат на това служителите на компанията разполагат с достъп до 6 основни репорта, всеки от които включва множество малки репорти и различни сечения в областта на продажбите, претенциите и обезщетенията, плащанията, маркетинга, квотите на щетимост и анализа на портфолиото.

Една от най-значимите функционалности е инструмент, който дава възможност за гъвкаво включване и изключване на измерения (т.нар. dimensions) и показатели (KPIs), както и създаване на множество справки с различни сечения.

По този начин всички потребители на новата система могат да персонализират репортите спрямо нуждите си, без да ангажират ИТ отдела. Пести се времето на служителя, времето на ИТ отдела, времето за тестване и времето за внедряване.

Резултатът е спестено време в пъти, съответно и ресурси.

Системата за бизнес анализи позволява проследяване на историческите промени в определени дименсии като например клиент, агент, статус на полица към последно число на месеца, както и запазване на исторически данни за предходни периоди.

Освен това Qlik Sense дава възможност за гъвкаво и динамично превключване между бизнес линиите и времевите периоди – от началото на месеца, от началото на годината; база на отчетност (подписваческа и счетоводна година).

През BI системата могат да се изтеглят и данни на определено число и да се запазват справки с предварително дефинирана структура в CSV формат.

Друга важна функционалност на новото репортинг решение е свързана с гарантирането на съответствие с GDPR, тъй като BI системата позволява както управление на потребителския достъп, така и анонимизиране на клиентските данни съгласно европейските изисквания за неприкосновеност.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Резултати от BI проекта

Резултатите от BI проекта се наблюдават на много нива от работата на „Групама“, но навярно най-убедителното доказателство за успеха му е неговото лесно приемане от служителите на компанията.

Благодарение на новата Business Intelligence система се съкращава в пъти времето за изготвяне на необходимите справки и анализи – само до няколко минути, което освобождава голям времеви ресурс на служителите и позволява фокус върху дейности с висока добавена стойност. Това води до бърза възвръщаемост на инвестицията от време и средства.

Отличен пример за оптимизация на време е справката за квоти на щетимост, която поради своята сложност преди е отнемала средно по два работни дни на двама служители, а сега отнема между 1 и 3 минути. Qlik Sense съкращава времето за нейното генериране с над 99%.

След приключване на проекта „Групама“ редуцира значително броя на справките, входните точки са намалени почти на половина. Това облекчава работата на служителите и позволява много по-лесно да бъдат въвеждани новите служители.

В допълнение широките възможности на Qlik Sense дават на застрахователната компания пълна и ясна картина във всеки момент за дейността и за постигнатите резултати.

Не на последно място платформата помага на компанията да осигури по-добър контрол върху качеството на данните, а същевременно се намалява и възможността за допускане на грешки.

„Когато работят професионалисти с професионалисти, нещата се получават.

Определено положените усилия си заслужаваха и сме много удовлетворени, защото постигнатите резултати наистина са впечатляващи: спестено време и съответно средства, оптимизация и гъвкава система, която има много голям потенциал за надграждане.

След като един служител е видял, че неговата работа е намаляла от два дни на три минути, няма как той да не вярва в платформата“, убеден е Михаил Тодоров, директор „Управление на проекти“ в Групама.

Заради създаденото доверие и доброто партньорство скоро след края на проекта ръководството на „Групама“ отново ни потърси за съдействие.

Вече стартирахме два нови BI проекта, по които работим паралелно. Единият е за надграждане на BI системата с останали извън първоначалния обхват функционалности, а вторият – за подготвяне на данните за отчитане съгласно последните изисквания на МСФО 17.

---

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на правилното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса и за технологиите,  владеем и двата езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services внедрява бизнес софтуер от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.