Как да тествате нивото на споделено разбиране във вашия екип (игра)

Автор: Найри Масихи
Ръководител на отдел PMO в Balkan Services

За успеха на един проект, по който работи екип от няколко човека, има редица фактори. Един от тях е споделянето на общо разбиране за изискванията и очакванията към крайния резултат.

Но как се постига това споделено разбиране?

Гарантира ли тежката писмена документация, че ще се предаде нужната информация, за да се постигне желаният резултат?

В следващите редове ви представяме идея за игра и научените уроци от нея, което по приятен и дори забавен начин може да даде важни насоки за споделеното разбиране и във Вашия екип.

По време на една от обичайните седмични срещи на BI (Business Intelligence) отдела на Balkan Services, предизвикахме екипа чрез игра, заимствана от Behavior Driven Development (BDD game: Importance of Shared Understanding), за да тестваме нивото на споделено разбиране в екипа.

Играта е много лесна и не отнема много време, но предизвиква дълги и разпалени дискусии.

Предизвикателство е всички членове в екипа – заявител, бизнес потребители, бизнес анализатори, консултанти, разработчици, тестващи и отговарящи за качеството (QA), ръководител проект, да споделят общо разбиране за изискванията, функционалностите и критериите за приемане на крайния продукт/решение.

Често забравяме, че всеки един от нас като индивид възприема информацията по различен начин. Обработваме информацията, прилагайки свои презумпции и предположения и възпроизвеждаме резултати от своята перспектива.

Как протече играта и какво разбрахме и видяхме ние „черно на бяло“?

За играта са нужни:

• Един член от екипа да влезе в ролята на бизнес потребител (или дизайнер), който да нарисува проста картинка (своите изисквания). Рисунката представлява набор от потребителски изисквания, които е нужно да бъдат имплементирани.

• Един член на екипа – Ръководител проект или Бизнес анализатор, който да получи рисунката и да документира изискванията.

• Останалите членове на екипа (самостоятелно или на групи) трябва да възпроизведат рисунката само на база документираните изисквания. Нужни материали – лист хартия A4 формат, химикалка.

Изисквания:

1. Права хоризонтална линия е разположена почти в средата, стигаща от единия до другия край, като горната половина е малко по-голяма.

2. В горната половина – над хоризонталната линия, права вертикална линия е разположена перпендикулярно на средата на хоризонталната линия. Вертикалната линия не стига до горния край на листа, започва от средата.

3. В горната половина – над хоризонталната линия, е очертан кръг като центърът му е началото на вертикалната линия.

4. Над кръга е разположен друг малко по-малък кръг, като двата кръга се допират.

5. В долната половина – под хоризонталната линия и под вертикалната линия е разположен равностранен триъгълник, като стрелка сочеща надолу. Основата на триъгълника не допира хоризонталната линия. Триъгълникът е голям колкото големия кръг.

6. Под хоризонталната линия, отдясно на триъгълника, на разстояние са разположени две малки кръгчета едно до друго. Кръгчетата не допират хоризонталната линия, има малко разстояние между кръгчетата и линията. Лявото кръгче е запълнено.

Пробвайте и Вие да се включите в предизвикателството и да нарисувате картинката преди да видите нашите резултати по-долу.

Резултати

Това е оригиналната рисунка.

Това е начинът, по който всеки участвал в играта е разбрал информацията, следвайки само описаните по-горе изисквания:

След като всички видяха, както оригиналната рисунка, така и рисунките един на друг, бяха удивени как всеки възприема една и съща информация (текст), по различен начин.

Някои бяха приятно изненадани и доволни, че са се доверили на усета си и са направили правилни предположения, други обаче откриха, че не са имали късмет и са работили с грешни предположения.

Ето и нашите изводи:

1. Една картина струва колкото хиляда думи.

2. Важно е да се описват ясни и акуратни изисквания и да се използва правилната терминология.

3. Важно е да има Glossary (кратък речник на непознати думи и термини).

4. Структурирането на изискванията също оказва влияние върху начина на възприемане на информацията – подреждане, последователност, кратко въведение за очертаване на цялостната картина.

5. Някои от компонентите бяха нарисувани, следвайки предположения и допускания, които се оказаха верни на чист късмет.

6. Всички четем и разбираме една и съща информация по различен начин, затова е добре заедно да се преглеждат, обсъждат и валидират изискванията.

7. Различната преспектива не е лоша, понякога води до разширяване на възможностите и нови идеи.

8. Дори и да има налична писмена документация с описани изисквания, задължително е да имаме възможност за комуникация – обсъждане на изискванията, задаване на въпроси.

Изводите ни от проведената игра, а и научените уроци от нашата практиката ясно показват, че не е нужно да насочваме цялото си усилие към опити да създадем „перфектна документация“.

Споделеният документ не означава постигнато споделено разбиране. За да си „говорим на един език“, трябава да си говорим.

Нашата практика при управление на проекти за внедряване на бизнес софтуер включва комбиниран подход, при който изискваме и подсигуряваме нужната достатъчна информация, разписана в писмена форма и директна комуникация между ключовите страни (заявители и консултанти/разработчици). Постигаме това посредством продуктивни работни сесии, на които се разглеждат и обсъждат изискванията.

Ще се радваме да споделите статията с ваши колеги, ако ви е била полезна 🙂

---

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса и технологиите, говорим и двата езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Изпратете ни вашите въпроси оттук >

Balkan Services внедрява бизнес софтуер от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.

---

Използвани източници:

https://www.hindsightsoftware.com/bdd-game