Максимизиране на ползите от ERP – как го правят големите компании?

Когато една фирма е в началото на своето развитие, бизнес процесите са сравнително опростени и ясни, а данните тепърва започват да се набавят.

С разрастване на дейността процесите се усложняват значително, обемът от данни нараства експоненциално и овладяването му се превръща в мисия невъзможна. Това е особено валидно при бърз растеж и експанзия.

На този етап от развитие на организациите идват на помощ модерните технологии. Въпреки, че изборът на подходящ бизнес софтуер е сложно и трудно решение, то е критично важно, защото в днешно време никой бизнес не може да се развива и да бъде конкурентен на пазара без ползването на ИТ системи.

Как големите предприятия управляват дейността си

ERP (Enterprise Resource Planning) системите са задължителни за всички компании, които искат да управляват фирмените си ресурси по ефективен начин. ERP e софтуер за цялостно управление на бизнеса, който автоматизира и оптимизира всички ключови процеси в организацията.

Повечето големи предприятия управляват дейността си с бизнес софтуер на световно признати производители като SAP, Microsoft, Oracle или използват специално разработен за тях софтуерен продукт.

Подобни решения са сложни, с многобройни функционалности, съдържат богат набор от бизнес данни, и повечето потребители се затрудняват или губят много време в откриване на пълната информация, която им трябва в дадения момент.

Затруднения при анализа на данни с висок клас ERP система

През последните няколко години екипът ни е реализирал проекти с редица големи предприятия. Опитът ни показва, че сред най-често срещаните предизвикателства пред компаниите, използващи висок клас ERP решения, е осъществяването на репортинга, тъй като анализът на данни не е основната функция на този тип платформи.

Подобни интегрирани информационни системи за планиране и управление на ресурсите в предприятието предоставят голям набор от оперативни справки, но срещат трудности, когато ръководството се нуждае от репорти с данни от различни модули, консолидирана информация от различни софтуерни системи или дружества. Това създава за корпорациите следните затруднения:

• тежък и тромав репортинг процес;
• липса на интуитивност при работата с данни;
• проблеми с видимостта и проследимостта на всички нива.

Мениджмънтът от своя страна не разполага с директен и бърз достъп до необходимите справки, анализи, ключови показатели и информация за изпълнение на цели, на които да базира управленските решения.

За ръководството се изготвят множество справки и репорти в Excel, Power Point или друг формат, които колкото и да се автоматизират, се нуждаят от експорти, ръчни обработки или друг вид намеса и поддръжка.

❓ Как големите предприятия, използващи ERP софтуер, да оптимизират своя репортинг и да съкратят времето за търсене, извличане и обработка на данни

❓ Как да максимизират ползата от наличните данни и да ги превърнат в достоверна информация, с която разполагат навреме

❓ Как бързо и лесно да достъпват коректните данни в точния момент и от всяка локация

Защо големите компании оптимизират репортинга с инструмент за бизнес анализи

Решенията за бизнес анализи или т.нар. BI системи (от англ. business intelligence) са набор от софтуерни инструменти, които обединяват, унифицират, анализират и визуализират данни от различни вътрешни и външни източници.

Те са предпочитан инструмент от средни и големи компании които се стремят към по-добра видимост, пълна проследимост и отчетност на дейността си до най-малък детайл.

С BI платформа компаниите си осигуряват бърз, лесен и навременен достъп до фирмените данни във всеки момент, което спестява време на ръководството и на ключовите служители.

Накратко казано, ERP системите събират на едно място и организират всички данни, а BI анализира тези данни и ги превръща в инструмента за далновидни управленски решения.

Интеграцията между BI система и висок клас ERP софтуер често се оказва предизвикателство, защото тези системи за управление на бизнеса са много сложни. Обикновено се състоят от хиляди таблици със сложни взаимовръзки и за всяка компания са правени специфични за дейността й доработки.

Това означава, че интегрирането на данни от различни източници за целите на отчетността и анализа може да бъде значително затруднено, да отнеме много време, хардуерна инфраструктура и финансови ресурси.

Затова предприятията, които ползват висок клас ERP системи, често избират да улеснят отчетността си чрез специализирани решения за репортинг и анализи, имащи капацитета да работят с този огромен обем данни и да осъществяват комплексни взаимовръзки.

Сред нашите клиенти има редица големи организации, които управляват дейността си с ERP системата SAP и са избрали да осъществяват репортинга с BI инструментите на Qlik.

Интегрирането на данни в реално време за целите на анализа ускорява вземането на управленски решения, което води до повишаване на продуктивността, оптимизиране на разходите и възможности за по-бързо разрастване на дейността.

Прочетете още: Business Intelligence решения – какво, за кого и защо

6 причини ръководителите на големи компании да считат BI системата за своя дясна ръка

„Най-използваното от мен приложение е QlikView. То ми е най присърце.“ – това сподели в интервю пред Capital* преди време г-н Красен Кюркчиев, изпълнителен директор на FICOSOTA – една от водещите компании за бързооборотни стоки в България.

Компанията е наш любим клиент, а думите на г-н Кюркчиев според нас са поредно потвърждение за ключовата ролята на BI инструментите за ефективно и далновидно управление на бизнеси с голям мащаб.

Защо ръководителите на големи организации разчитат на BI системата като на своя дясна ръка? Обобщихме своите наблюдения и консултантски опит за причините в следните 6 направления:

1. Верни данни и автоматично актуализиране

BI системата елиминира нуждата от ръчно търсене, обединение и унифициране на данни от различни системи и хиляди електронни таблици. Дашбордите, които визуализират данните от ползваните в компанията информационни системи, осигуряват цялостен поглед над състоянието на бизнеса във всеки момент, базиран на актуални и верни данни.

Бизнес интелиджънс платформите отговарят на въпросите какво се е случило в миналото, къде е бизнесът сега, а с т.нар. предвиждащи (predictive) възможности и къде може да стигне в бъдеще – например колко клиента фирмата може да спечели или загуби следващото тримесечие, какво трябва да се произведе следващата седмица и т.н.

 

2. От общия поглед за бизнеса в дашборда до детайлния репортинг

Системите за бизнес анализи спестяват ценно време на ръководство, бизнес анализатори и ключови фигури в компанията. BI минимизира грешките, предпазва от дублиране на данните или пропуски при ръчната им обработка.

С подобни специализирани репортинг системи се гарантира единна версия на истината. С интеграцията на BI, като надграждащ ERP системата инструмент, ръководствата на големите предприятия получават сигурност, че всички във фирмата работят с едни и същи данни и ги отчитат по един и същи начин.

Не на последно място бизнес интелиджънс системите запазват знанието и данните в компанията, дори след напускане на ключов служител.

3. Оптимизация на човешките ресурси

BI платформите позволяват лесно и бързо генериране на широк набор от справки, представени по разбираем начин под формата на прегледни графики и визуализации, които могат да се персонализират за потребителите.

В зависимост от обема на данните в компанията изчисляването на ключови бизнес показатели и генерирането на отчети с ERP система може да отнеме дори няколко дни.

С BI всеки ключов потребител може да генерира сложни и точни отчети само с няколко клика, без да чака с дни за изготвянето им. Бизнес интелиджънс инструментите елиминират ръчната обработка на данни, което освобождава време на бизнес анализаторите за фокус върху важните дейности с висока добавена стойност за бизнеса.

Повечето BI приложения са достатъчно интуитивни и използването им не изисква специализирани технически умения.

4. Достоверни и пълни исторически данни

Системите за бизнес анализи значително опростяват репортинг процеса. Те не само го автоматизират, а интегрират и обединяват цялата информация от всички бизнес системи в компанията. BI приложенията позволяват натрупването на исторически данни, дори от предходни информационни системи на компанията.

Съобразно нуждите на компаниите, могат да бъдат разработени приложения в BI системата, които позволяват ежедневно проследяване и анализи в детайл на:

• ефективност (печалба на ниво бизнес линия, бранд, отдел, звено, продуктови категории и артикули);
• консолидирани отчети от различни юридически лица – за група и по дружества;
• продажби – исторически, SalesOut от партньорски организации;
• наличности, цена на склада, обращаемост.

Подобни функционалности не са готови модули в системата и не всяка BI платформа позволява тяхната реализация. Сложността им налага необходимостта от опитен екип с богата експертиза и ноу-хау за добрите практики, но имат голяма добавена стойност за бизнеса – подобряване на видимостта, проследимостта и отчетността.

5. Прогнозен анализ

Бизнесът повишава стойността на своите данни чрез възможността да ги анализира по всяко време и от всяко устройство. Интегрирането на данни от основните софтуерни системи на компанията заедно с други типове данни от източници като социални мрежи или интернет на нещата (IoT), може да разкрие нови бизнес възможности.

Освен анализ на данни за минали периоди, BI инструментите могат да използват данните за прогнозиране на бъдещи тенденции. Например, какви са прогнозираните продажби в края на годината въз основа на цифрите от последните шест месеца?

С помощта на BI във всеки момент могат да се сравняват прогнозни с реални данни, да се анализира на какъв етап от постигането на целите се намира компанията и да се вземат информирани решения за последващи действия.

6. Оптимално ползване на данните

Дори данните да бъдат разглеждани като един от най-ценните активи в компанията, има голяма вероятност ползата от това, че ги има да не е максимална. Интеграцията на ERP със специализирана BI система дава на компанията богат набор от систематизирани данни и достоверна информация, които да бъдат основа за по-бързи и ефективни решения.

В резултат се подобряват основните бизнес процеси, докато ръководителите ясно виждат кое действие носи резултат и кое не.

Прочете още: BI – скритият служител

Как големите компании да ползват пълния потенциал на BI

Внедряването на BI система в големите организации, опериращи с висок клас ERP и внушителен обем от данни е сложен процес, защото с разрастване на дейността бизнес процесите се усложняват и изключенията нарастват.

Необходимo e да се уверите, че внедрителят притежава експертни познания за сферата на дейност и спецификите на съответния бизнес, за технологиите и техните възможности, както и предишен опит в реализацията на подобни проекти.

Проучването и изборът на BI платформа сами по себе си не са достатъчни, когато мащабът на дейност е голям. За да се възползват корпорациите от пълния потенциал на бизнес интелиджънс системите, ние препоръчваме прилагане на цялостен подход при внедряването и създаване на стратегия за данните и бизнес анализа.

При изграждане на архитектурата на подобно многопластово решение е важно да се съобрази визията на компанията, специфики и използвани системи, да се приложи всеобхватен подход, който да покрие всеки детайл от процесите в компанията.

Организациите с големи мащаби на дейност, които вече имат и ползват BI системата основно за графики и красиви визуализации, с разработени отделни приложения за всяка справка, също не ползват пълния потенциал на този тип системи.

Истинският потенциал на системите за бизнес анализи се разкрива, когато компаниите разполагат с цялостен анализ, комбинирани репорти от различни ключови показатели (KPI’s), могат да разглеждат данните от различни гледни точки и в различни сечения. И всичко това да бъде приведено в синхрон със стратегията на организацията.

Основни изисквания към BI системата, които да вземат предвид корпорациите

Бизнес лидерите с модерна визия, които искат да максимизират ползите от ERP системата си, могат да го направят чрез избора на съвременна репортинг платформа, която да допълни основната система за управление на бизнеса и значително да увеличи възможностите за репортинг и анализи.

Желателно е BI решението, което организацията избере, да притежава възможности за:

• Извличане на данни от различни източници, вкл. специфични, разработени за даден клиент модули или системи;
• Унифициране и обединение на различни видове данни;
• Изчистване на данните от грешки;
• Гъвкавост – въвеждане на правила за входни данни и изключения към тях;
• Бързо декодиране на външни данни;
• Минимално влияние върху работата на ERP системата – обработката на данни е добре да се извършва в BI, за да не затруднява работата на основната система;
• Лесна клъстеризация – разпределение на обработката на данни на различни машини;
• Бързо генериране на сложни динамични справки;
• Автоматично изпращане на информация по предефинирани модели;
• Мобилност – възможност за използване от различни устройства.

Не всички BI решения обаче могат да покрият тези изисквания. Без правилните инструменти и процеси, обединението и унифицирането на данни може да изисква прекалено много ръчен труд и това допълнително да оскъпи репортинга.

Лидерът в BI в престижната класация* на Gartner за 11-та поредна година и наш дългогодишен партньор – Qlik, разполага с пълен набор от инструменти – от осъществяване на достъп до различните източници на данни, през трансформацията и съхранението, до анализа и визуализацията им.

В Qlik Sense съществуват над 5 нива на сигурност, както и инструменти за достъп само до необходимата на потребителя информация.

Прочетете още: QlikView vs Qlik Sense – минало срещу бъдеще?

Помнете, че изборът на платформа за бизнес анализи е само началото, а същественият етап е самата имплементация – архитектура, обхват, крайна цел на бъдещото решение, методология на внедряване и експертна поддръжка.

Ще се радваме да споделите статията с ваши колеги, ако ви е била полезна 🙂

---

Екипът на Balkan Services изпълнява всеки BI проект като бутиково решение, съобразено точно с нуждите на съответната компания, за да отразява вътрешните й процеси и да включва специфичните за нейната сфера на дейност терминология и ключови показатели.

Ако планирате внедряване на Business Intelligence решение и желаете да се консултирате с опитни специалисти, заявете безплатна консултация оттук >

---

Balkan Services внедрява бизнес софтуер от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.

Източници:

*Qlik – Gartner Magic Quadrant for BI and Analytics Leader Again

*Интервю на Красен Кюркчиев пред Capital